شروع هر روز از زندگی با هدف بهره‌وری بالا اما به پایان رساندن آن با احساس تاسف….
روزگار چند نفر از ما به اینصورت است، آیا این داستان اکثرِ ما نیست؟
درست است که بیشتر روزهای زندگی ما در این دنیای عجیب و پیچیده اصلاً آسان نیست و واقعا مجبوریم نقش خود را در این شرایط سخت اجرا کنیم. اما علی‌رغم تمام تلاش‌هایمان و وجود انواع مختلف روش‌ها و ابزارهای افزایش بهره‌وری هنوز نمی‌توانیم مدیریتِ درستی بر انجام کارها داشته باشیم.
بنظرتان دلیل این امر چیست؟ البته، عوامل خارجی زیادی باید سرزنش شوند (مانند مردم، شرایط، زمانبندی، و غیره،). هرچند، از طریق استراتژی انجام همزمان چند کار و انجام هر کاری که سر راهمان قرار می‌گیرد، همیشه تمام تلاشمان را بکار می‌بریم!
چه می‌شد اگر در یک تفکر عمیق، متوجه می‌شدیم که مسئولیت انجام این کار فقط روی دوش خودمان است؟ فقط به این فکر کنید که با وجود حجم بالای کارها، سفارشات، و انواع مختلف حواس‌پرتی‌ها، آیا هنوز انجام درست کارها در اختیار ما است و اینکه آیا روی مسائل درست و به شیوه‌ای درست متمرکز می‌شویم!؟
در واقع این تمرکز است که این بلا را سر ما آورده و به همین دلیل است که نمی‌توانیم بیشترین بهره را از یک روز ببریم. فقط سعی کنید مشغله‌های فکری و و تغییر تمرکز در میان کار و فعالیت‌های مختلف را در طول روز بیاد آورید که به شما اجازه نمی‌دهند زمان کافی را به کارهایتان اختصاص دهید. این چرخه هر روز تکرار میشود و ما را به این فکر می‌اندازد که آیا همه چیز به همین شکل باقی خواهد ماند و یا راهی برای تغییر آن وجود دارد؟
خبر خوب این است که قطعاً راهی هست که بتوانیم این روند را تغییر دهیم و این چیزی است که می‌خواهم در این مقاله به آن بپردازم. ابزار/ تکنیکی که می‌تواند جادو کند و به عنوان تکنیک پومودورو شناخته میشود. بیاید ببینیم پومودورو چیست.
تکنیک پومودورو
بطورکلی تکنیک پومودورو یک ابزار مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است که انجام کار را به شیوه‌ای متمرکز برای یک بازه زمانی ۲۵ دقیقهای ارتقا میدهد، و پس از آن استراحت کوتاهی در حدود ۳ – ۵ دقیقه به همراه دارد. این تکنیک توسط فرانچسکو سیریلو در اواخر دهه ۱۹۸۰ ارایه شده است، زمانی که فرانچسکو دانشجوی سال اول کالج بود. این تکنیک به دلیل نیاز وی به یک راهکار مطالعه موثر، برای عبور از بهره‌وری پایین و سردرگمی بالا ایجاد شده است. عبارت “پومودورو” به این دلیل انتخاب شد که اولین تایمر مورد استفاده نویسنده، یک تایمر آشپزخانه به شکل “گوجه‌فرنگی” بود که به ایتالیایی به آن پومودورو می‌گویند.
چه وقت باید از پومودورو استفاده کرد
پومودورو در بسیاری از موقعیت‌ها موثر است. در ادامه به چهار حوزه کلیدی که در آنها بیشترین مشکل را داریم و تکنیک پومودورو می‌تواند کمک کند، اشاره می‌کنم.
- به تعویق انداختن کار: زمانی که تمایل داریم کارهای مهم را برای روزهای بعد به تعویق بیندازیم.
- اولویت‌بندی: زمانی که نمی توانیم تصمیم بگیریم، کدام کارها را اول انجام دهیم.
- بهره‌وری: زمانی که به اندازه تلاشمان نتیجه نمی‌گیریم.
- برنامهریزی: زمانی که دائماً برنامه زمانی غیرواقعی تعیین می‌کنیم.
دلیل استفاده از پومودورو:
برخی از مزایای کلیدی استفاده از تکنیک پومودورو به شرح زیر است:
زمان
- کاهش یا رفع اضطراب
- وظایف یا فعالیت ها را بهتر مدیریت کنید
بهره‌وری
- با تلاش کمتر به نتایج بیشتری دست پیدا کنید.
- کارهای بیشتری را تمام کنید
- اولویت‌بندی درست کارها
بهبود شخصی
- فرصتی برای نظارت بر خود و بهبود و اصلاح روند کار یا مطالعه
منابع مورد نیاز برای بکارگیری این تکنیک
زمان‌سنج (تایمر): دیجیتال یا آنالوگ
قلم یا خودکار
یکسری برگه به شرح زیر:
- برگه فهرست فعالیت: این برگه شامل فعالیتهایی است که در طول یک پروژه یا فرایند مطالعه باید انجام گیرد. همچنین کارهای برنامهریزی نشده‌ای که با آن برخورد می‌کنید در این فهرست قرار داده میشود. در پایان روز موارد به اتمام رسیده از این لیست، بررسی میشوند.
- برگه کارهای امروز: در ابتدای روز تکمیل می شود و شامل تمام فعالیت‌های برنامهریزی شده برای روز، با توجه به اولویت آنها می‌باشد. این برگه همچنین شامل بخشی به نام «برنامه‌ریزی‌نشده و فوری» است که در آن هر وظیفه ناخواستهای جهت رسیدگی، لیست میشود تا در صورت لزوم، انجام گیرند. این فعالیتها میتوانند برنامه روزانه را تغییر دهند.
- برگه سوابق: شامل مجموعه‌ای از دادههای خام برای ایجاد گزارشها یا ترسیمات گرافیکی است. با توجه به اهداف، این برگه دربرگیرنده مجموعه بخشهای مختلفی است. در حالت عادی، شامل: تاریخ، توضیحات و تعداد پومودوروهای لازم جهت انجام یک وظیفه است. این برگه حداقل یک‌بار در طول روز بهروزرسانی میشود که معمولاً در انتهای روز است.
نحوه بکارگیری تکنیک پومودورو
بکارگیری تکنیک پومودورو بسیار ساده است و از گام‌های اصلی زیر تشکیل شده است:
- تنظیم زمان‌سنج بر روی 25 دقیقه
- رجوع به برگه کارهای امروز و شروع اولین فعالیت تعیین شده
- تا زمان به صدا درآمدن زنگ بر روی فعالیت موردنظر کار کنید.
- پس از پایان پومودورو بک علامت ضرب بر روی برگه کارهای امروز قرار دهید.
- یک استراحت 3 تا 5 دقیقهای
- شروع پومودوروی بعدی
- بعد از هر 4 پومودورو یک استراحت طولانی 15-30 دقیقهای داشته باشید.
وقفه در طول پومودورو
با توجه به قوانین پومودورو در صورت بوجود آمدن وقفه ناگهانی، حق ندارید زمان‌سنج پومودورو را نگه داشته و پس از رهایی از وقفه دوباره آن‌را ادامه دهید. به عبارتی نباید هیچ‌وقفه‌ای درکار بوجود آید و در صورت بوجود آمدن وقفه‌ی ناخواسته باید زمان‌سنج را صفر کرده و بعد از اتمام وقفه دوباره آن‌را از اول شروع نمایید. این پومودورو که دچار وقفه شده در شمارش پومودوروها لحاظ نخواهد شد گویی که چنین پومودورویی اصلاً وجود نداشته است. بر همین اساس، نیاز به یک استراتژی مؤثر است که از طریق آن وقفهها را مدیریت و به حداقل رساند و در نتیجه تعداد پومودوروهای بدون وقفه را به‌مرور افزایش داد. دو نوع وقفه وجود دارد: داخلی و خارجی.
وقفههای داخلی
وقفههای داخلی حواس‌پرتی‌های خودساخته یا درونی هستند که توسط خواسته‌های خودمان، مانند بلند شدن برای آب/چای/ میان‌وعده، یا تماس گرفتن با یک دوست، جستجوی چیزی و موارد مشابه بوجود می‌آید. در نتیجه در این حالت برای جلوگیری از ایجاد وقفه در پومودورو باید در مورد آنها فکر کرده و تصمیم بگیریم که آیا آنها به اندازه کافی ضروری هستند که فوراً مورد رسیدگی قرار گیرند یا خیر. اگر پاسخ بله است، پس آن را در قالب یک فعالیت جدید و در بخش “برنامهریزی نشده و فوری” موجود در برگه لیست کارهای امروز بنویسید. اما در صورتی که فوری نباشند، آن را در برگه فهرست فعالیتها بنویسید، سپس با حرفی مشخص مثلاً “U” (برنامهریزی نشده) علامتدار کنید و در صورت نیاز یک مهلت زمانی برای آن تعیین نمایید. این مراحل نباید بیشتر از چند ثانیه طول بکشد وگرنه باید پومودورو را صفر کرد.
وقفههای خارجی
وقفههای خارجی به ایجاد حواس‌پرتی توسط دیگران اشاره دارد و مواردی مانند تماس از طرف دیگران، کاری که یک دوست از ما می‌خواهد و یا دریافت ایمیل و پیام از طرف دیگران را شامل میشود. در برابر وقفههای خارجی، نیاز به قدرت “محافظت” از پومودورو است. تا این لحظه تلاش زیادی جهت غلبه بر وقفههای داخلی، نیاز بود. حالا این خطر وجود دارد که یک شخص از بیرون، مانع به پایان رساندن پومودورو شود.
تفاوت اصلی بین وقفههای داخلی و خارجی این است که در وقفههای خارجی نیاز به تعامل با سایر افراد است. بنابراین، محافظت از پومودورو به معنای، اطلاع دادن مؤثر، گفتگوی سریع به‌منظور برنامهریزی وقفه و تماس مجدد با شخصی است که شمارا متوقف کرده است. استراتژیِ اطلاعرسانی، گفتگوی سریع و تماس مجدد، این امکان را به شما میدهد تا وقفههای خارجی را با توجه به درجه فوریت و از طریق برنامهریزی آنها در پومودوروی بعدی همان روز یا یک روز دیگر، کنترل نمایید. مانند وقفه داخلی اگر ضرورت وظیفه موردنظر بالا است آن‌را در قالب یک فعالیت جدید و در بخش “برنامهریزی نشده و فوری” موجود در برگه لیست کارهای امروز بنویسید. اما در صورتی که فوری نباشند، آن را در برگه فهرست فعالیتها بنویسید، سپس با حرفی مشخص مثلاً “U” (برنامهریزی نشده) علامتدار کنید و در صورت نیاز یک مهلت زمانی برای آن تعیین نمایید.
کجا می‌توانیم از پومودورو استفاده کنیم
پومودورو یک تکنیک ساده و در عین حال بسیار قدرتمند است که بصورت فردی و گروهی می‌توان از آن در فعالیتهایی مانند مطالعه، نوشتن، جلسه، ارائه، رویدادها، برنامهریزی، پروژه ها و بسیاری موارد دیگر، استفاده کرد.
مهمترین نکات بکارگیری تکنیک پومودورو
یک پومودورو از 25 دقیقه به همراه 5 دقیقه استراحت، تشکیل شده است.
استراحت 15 تا 30 دقیقهای بعد از هر چهار پومودورو.
اگر یک پومودورو دچار وقفه شود، باید باطل گردد.
پومودورو غیرقابل تقسیم است. (مواردی مثل نصف یک پومودورو یا یک ربع از پومودورو وجود ندارد.)
اگر بیشتر از پنج تا هفت پومودورو طول میکشد، آن را تقسیم کنید.
اگر کمتر از یک پومودورو است، به آن اضافه کنید.
تکنیک پومودورو نباید جهت فعالیتهایی که در اوقات فراغت انجام میدهید، استفاده شود. درواقع، استفاده از پومودورو، این نوع از فعالیتها را برنامه‌ریزی‌شده و هدف محور میکند؛ این دیگر وقت آزاد نیست.
در طول زمان‌های استراحت، یک فعالیت مناسب برای سلامتیتان انجام دهید که باعث شود به بهترین حالت ممکن پومودوروی بعدی را شروع کنید. در مورد مشکلات کاری صحبت نکنید، ایمیلهای مهم را ننویسید یا تماسهای ضروری برقرار ننمایید، در کل هر فعالیتی که باعث درگیری زیاد ذهنی میشود را در زمان استراحت انجام ندهید.
در صورتیکه مایل به تهیه نسخه ترجمه شده کتاب تکنبک پومودورو هستید، به این لینک مراجعه فرمایید.
نظرات کاربران