1- چارچوب‌بندی زمان
با توجه به قانون پارکینسون هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد. برای مثال اگر سه هفته برای یک کار اختصاص داده باشید، مهم نیست که واقعاً بتوانید آن را سریع‌تر به پایان برسانید، ناخودآگاه قصد دارید کار خود را گسترش دهید تا در نتیجه زودتر از سه هفته تمام نشود.
بنابراین، اگر قصد ندارید 1 ماه کامل را صرف نوشتن مقاله‌ای 5 صفحه‌ای کنید آن هم به این دلیل که این مهلت را برای خود تعیین نموده‌اید، در نتیجه باید چارچوب بندی زمان را امتحان کنید. در ادامه این بخش کلیه مواردی که لازم است در مورد این تکنیک مدیریت زمان بدانید، آورده شده است.
2- چارچوب‌بندی زمان چیست؟
چارچوب‌بندی زمان یا باکس‌بندی زمان (Time-Boxing)، یک تکنیک ساد‌ه مدیریت زمان است که شامل تخصیص یک واحد زمانی ثابت و حداکثری برای یک فعالیت در همان ابتدا و قبل از شروع کار است. سپس آن فعالیت در محدوده (چارچوب) زمانی موردنظر تکمیل می‌شود.
این مفهوم اولین بار توسط آقای جیمز مارتین (James Martin) نویسنده کتابِ توسعه سریع برنامه، به عنوان بخشی از توسعه نرم افزار بصورت چابک معرفی شده است.
در اصل چارچوب‌بندی زمان، یک تکنیک مدیریت زمان است که در آن یک دوره زمانی ثابت را به یک فعالیت برنامه‌ریزی شده اختصاص می‌دهید. در طول این دوره زمانی ثابت، روی فعالیت مورد نظر کار میکنید و پس از اتمام آن، کار کردن روی فعالیت موردنظر را متوقف میکنید. سپس، ارزیابی می‌نمایید که آیا به اهداف برنامه‌ریزی شده خود رسیده‌اید یا خیر.
از این رویکرد می‌توانید برای انجام مدیریت پروژه یا مدیریت کارهای شخصی استفاده کنید.
3- تفاوت بین چارچوب‌بندی زمان و بلوک‌بندی زمان
بلوک‌بندی زمان و چارچوب‌بندی زمان هر دو شامل تخصیص دوره‌های زمانی ثابت به فعالیت‌ها هستند – اما، با این تفاوت که بلوک‌بندی زمان شامل تعیین زمان (رزرو زمان) برای یک فعالیت است ولی چارچوب‌بندی زمانی شامل محدود کردن زمانی است که برای آن فعالیت صرف میکنید.
بلوک‌بندی زمان
از طریق بلوک‌بندی زمان، بازه‌های زمانی را به منظور یافتن زمان برای هر فعالیتی که در دستور کار دارید، اختصاص می‌دهید. یعنی هر چیزی که گمان میکنید بطریق دیگری وقت انجام آن‌را نخواهید داشت.
در بلوک‌بندی، به بازه‌های زمانی «بلوک‌های زمانی» گفته می‌شوند و معمولاً زمان شروع و پایان یک فعالیت را دیکته می‌کنند، یک پنجره زمانی کوتاه‌تر که می‌توانید در تقویم خود علامت بزنید. در واقع هر بلوک زمانی برای کمک و ترغیب شما به پیروی از برنامه و اتمام به موقع کارتان می‌باشد.
در پایان بلوک زمانی، ارزیابی میکنید که آیا توانستید کار را قبل از پایان بازه زمانی تعیین‌شده به پایان برسانید یا خیر. اگر اینطور نبود، دفعه بعد زمان بیشتری را به همان کار اختصاص می‌دهید.
چارچوب‌بندی زمان
از طریق چارچوب‌بندی زمان، بازه‌های زمانی را به منظور ایجاد محدودیت برای فعالیت‌هایی که امکان دارد در حالت عادی زمان زیادی از شما بگیرد، اختصاص می‌دهید. یعنی از این طریق سعی میکنید با قانون پارکینسون مقابله نمایید.
در چارچوب‌بندی، به بازه‌های زمانی «جعبه یا باکس زمانی» گفته می‌شود و ممکن است دوره‌های زمانی بزرگی از 15 دقیقه تا چند ماه را پوشش دهند. یک باکس زمانی همیشه دارای مهلت‌ها و اهداف مشخصی است. همچنین امکان دارد شامل موارد مربوط به تحویل پروژه، بودجه و نقاط هدف نیز باشد.
در پایان چارچوب‌زمانی مورد نظر، بدون توجه به چیزی، فرض میکنید که کار تمام شده و سپس ارزیابی میکنید که آیا توانسته‌اید به اهداف خود به طور کامل یا جزئی دست یابید.
به عنوان مثال، فرض کنید قصد دارید دفتر خود را مرتب کنید؛ ولی نمی‌خواهید یک بعد از ظهر کامل را صرف آن نمایید. بنابراین، 30 دقیقه را به این کار اختصاص می‌دهید و پس از اتمام 30 دقیقه (چارچوب‌زمانی تعیین شده) بلافاصله کار را متوقف نمایید، در این حالت مهم نیست که واقعاً چقدر دفتر خود را تمیز کرده‌اید. مهم این است که 30 دقیقه این کار را انجام داده‌اید و بعد می‌توانید بررسی کنید که تا چه حد در تمیزکردن آن موفق بوده‌اید.
4- نحوه بکارگیری چارچوب‌بندی زمان
تکنیک مدیریت زمان “چارچوب‌بندی زمان” از 5 گام تشکیل شده است:
- پیداکردن وظایف مناسب
- تعریف اهداف‌تان
- تعیین زمان
- انجام کار و ارزیابی نتایج
- دریافت پاداش
در ادامه هر کدام از این گام‌ها بطور دقیق مورد بررسی قرار گرفته است.
پیداکردن وظایف مناسب
به طور کلی، می‌توانید هر کاری که قصد انجام آن را دارید، انتخاب و به آن یک باکس‌زمانی اختصاص دهید، اما بهتر این است تکنیک چارچوب زمانی را برای موارد زیر بکار ببرید:
کارهایی که انگیزه‌ای برای انجام آن ندارید
این دسته از وظایف معمولاً کارهای طاقت‌فرسایی هستند که می‌دانید زمان و تلاش زیادی از شما می‌گیرد، مانند نوشتن کتاب یا تکمیل یک مقاله تحقیقاتی چندصد صفحه‌ای. در حقیقت این را می دانید که قادر نیستید این وظایف را به سرعت به پایان برسانید، در نتیجه بی‌نهایت‌بار به تعویق می‌اندازید.
کارهایی که نمی‌خواهید زمان زیادی را برای آنها صرف کنید
این‌ها معمولاً کارهای ضروری اما ناخوشایند هستند که نمی‌خواهید زمان زیادی را برای آنها صرف کنید، مانند تمیز کردن اتاق یا مرتب کردن صندوق ایمیل‌ها و پیام‌های ورودی. در نتیجه یا قبل از انجام این کارها و یا در حین آن، زمان زیادی را تلف میکنید.
با تعیین یک مهلت‌زمانی دقیق برای چنین کارهایی، اساساً زمانی که از همان ابتدا برای آن صرف می‌شود را محدود میکنید.
تعریف اهداف
هنگامی که وظایف مورد نظر را انتخاب کردید، به این فکر کنید که به چه چیزی و در چه زمانی می‌خواهید برسید.
به عنوان مثال، اگر روی نوشتن یک مقاله تحقیقاتی 10000 کلمه‌ای کار میکنید و 30 روز فرصت دارید تا آن را به پایان برسانید، هدف بلندمدت شما مشخص است – می‌خواهید قبل از پایان 30 روز، یک مقاله تحقیقی خوب بنویسید و برای آن نمره بالایی بگیرید.
اما، برای رسیدن به این هدف نهایی، باید هدف روزانه خود را تعیین کنید که نوشتن تعداد معینی کلمه در روز است در واقع این تعداد کلماتِ از پیش تعیین شده، هدف روزانه شماست که باید هر روز به آن برسید.
به عبارتی برای رسیدن به هدف خود در این مهلت زمانی، باید حدود 400 کلمه در روز بنویسید – یعنی در 25 روز (10000=25 * 400) کار را تمام میکنید و هنوز 5 روز اضافی برای بازبینی و ویرایش و همچنین کارهای غیرمنتظره‌ای دارید که ممکن است باعث از دست رفتن زمان شوند.
وقتی نوبت به کارهایی می‌شود که انگیزه انجام آنها را ندارید، می‌توانید کار کردن بر روی وظایف مورد نظر را در طول یک باکس‌زمانی، به عنوان هدف تعیین کنید. برای مثال، تمیز کردن اتاق را به مدت 15 دقیقه به عنوان تنها هدف خود قرار دهید. حتی می‌توانید این باکس زمانی را تکرار کنید – مثلاً هر روز به مدت 15 دقیقه به تمیزکردن اتاق مشغول شوید و تا پایان هفته، احتمالاً متوجه خواهید شد که پیشرفت بزرگی داشته‌اید، بدون اینکه خستگی خاصی را احساس کنید.
تعیین زمان
هنگامی که در مورد کاری که باید انجام دهید و اهدافی که از انجام آنها باید به آن برسید، تصمیم گرفتید، وقت آن است که یک دوره زمانی را به این کار اختصاص دهید – این مرحله تقریباً مشابه مرحله دوم در تکنیک مدیریت زمان به روش بلوک بندی زمان است.
بنابراین، تصمیم می‌گیرید که چه زمانی کار را شروع کنید، و چه زمانی آن را متوقف کنید – اگر بازه زمانی اجازه می‌دهد، حتی می‌توانید این زمان را در تقویم خود علامت بزنید تا مطمئن شوید که در مسیر درست انجام وظایف خود هستید.
همانطور که در مرحله اول ذکر شد، احتمالاً سخت‌ترین وظایف یا کارهایی که انگیزه انجام آنها را ندارید، در این باکس زمانی قرار می‌دهید.- بنابراین، به یک باکس‌زمانی بهینه و کوتاه برای کمک به مدیریت این وظایف نیاز دارید.
یک بار دیگر مقاله تحقیقاتی 10000 کلمه‌ای را به عنوان مثال در نظر می‌گیریم. قبلاً متوجه شده‌اید که باید هر روز 400 کلمه بنویسید (و ویرایش کنید)، ولی از طرفی می‌خواهید زمانی را که در طول روز صرف این کار میکنید نیز محدود نمایید و این زمانی‌است که نهایتاً چارچوب‌بندی زمان شروع می‌شود.
می‌توانید چارچوب‌زمانی خود را برای نوشتن و ویرایش به سه ساعت در طول روز محدود نمایید. این زمان را بر روی تقویم روزانه خود مشخص کنید و مطمئن شوید به آن پایبند می‌مانید.
البته، می‌توانید این 3 ساعت را به باکس‌های زمانی کوچکتر نیز تجزیه و با استراحت‌های کوتاه آنها را از هم جدا کنید. به این ترتیب، قادر خواهید بود جلسه کار را بهتر مدیریت کنید. به عنوان مثال، می‌توانید، 25 دقیقه کار کنید و سپس قبل از شروع مجدد کار، 5 دقیقه استراحت نمایید – این تکنیک مدیریت زمان پومودورو نامیده می‌شود و یک راه حل عالی برای باکس‌های زمانی شما است.
همچنین باید تصمیم بگیرید که اولین باکس‌زمانی خود را در چه زمانی از روز شروع کنید. برایان تریسی، نویسنده کتاب «قورباغه را قورت بده» پیشنهاد داده است که اول صبح روی سخت‌ترین کارهای خود کار کنید. بنابراین، می‌توانید در اول صبح برای کاری که از همه مهمتر، فوری‌تر و یا ناخوشایندتر است و انگیزه چندانی برای انجام آن ندارید، اولین باکس‌زمانی را تعریف نمایید.
انجام کار و ارزیابی نتایج
در این مرحله بدون تعلل شروع به کار بر روی اولین وظیفه برنامه‌ریزی شده کنید و سپس باکس‌های زمانی را یکی پس از دیگری و بر اساس لیست زمانبندی شده، انجام دهید. همچنین برای اطمینان از اینکه در چارچوب زمانی تعیین‌شده باقی می‌مانید، زمانی را که برای هر کار صرف میکنید، پیگیری نمایید.
پس از اتمام زمان تعیین شده، فوراً کار را متوقف کنید. سپس نتایج خود را ارزیابی نمایید. اگر برای امروز، چارچوب زمانی شما نوشتن 400 کلمه برای مقاله است، آیا موفق به انجام آن شده‌اید؟ اگر هدف شما صرف 15 دقیقه برای تمیز کردن اتاق بود، آیا واقعاً تمام 15 دقیقه را کار کرده‌اید؟ یا در میانه راه برای صرف چای یا قهوه از کار دست کشیدید و برنگشتید؟
هر بار که در بازه زمانی از پیش تعیین شده روی وظیفه خودتان کار میکنید، در واقع یک باکس‌زمانی را بصورت موفقیت‌آمیز به پایان می‌رسانید. بعد از هر باکس‌زمانی، تنها کاری که باید انجام دهید ارزیابی نتایج خود است. اگر توانستید به اهداف و نقاط کلیدی تعیین‌شده برسید و به عبارتی در مهلت مقرر کار را تمام کنید یا پروژه را با توجه به بودجه‌ای که برای آن در نظر گرفته‌اید به اتمام رساندید، وقت آن است به خودتان جایزه بدهید.
دریافت پاداش
در واقع می‌توانید کار را بدون این مرحله نیز انجام دهید. ولی با درنظرگرفتن آن، این احساس و انتظار را برای خود ایجاد میکنید که پس از رسیدن به اهداف تعیین شده یا تکمیل باکس‌های زمانی مهم، پاداشی برای‌تان وجود خواهد داشت.
به عنوان مثال، پس از هر 3 ساعت در روز که با موفقیت به نوشتن و ویرایش 400 کلمه برای مقاله تحقیقاتی خود گذرانده‌اید، می‌توانید با رفتن به یک استراحت طولانی با دوستان یا تماشای یک قسمت از برنامه تلویزیونی مورد علاقه، به خودتان پاداش دهید.
این جوایز در طولانی مدت انگیزه شما را برای تکمیل باکس‌های زمانی حفظ می‌کند. به عبارتی، دانستن اینکه اگر تمرکز خود را بر روی کار در زمان تعیین شده حفظ کنید یک پاداش در انتظارتان است؛ به شما انگیزه می‌دهد که به قوانین پایبند بمانید.
در طرف دیگر، اگر دچار لغزش شوید و کار را به تعویق بیندازید، احتمالاً آنقدر احساس گناه خواهید کرد که از پاداش صرف نظر کنید و سعی نمایید دفعه بعد بهتر باشید.
5- چارچوب زمانی سخت و نرم
قبل از ایجاد یک چارچوب‌زمانی، ابتدا باید تصمیم بگیرید که چارچوب زمانی سخت است یا نرم. یک چارچوب زمانی سخت به این معنی است که هنگامی‌که باکس‌زمانی به پایان رسید، باید کار یا فعالیت متوقف شود – حتی اگر کار را کامل نکرده باشید. به عبارت دیگر تمرکز خود را به یک کار دیگر انتقال می‌دهید. اگر مستعد کمال‌گرایی هستید و بیش‌از حد خود را درگیر کارهای تقریباً تمام شده، میکنید، ایجاد چارچوب‌های زمانی سخت می‌تواند مفید باشد. در یک محیط تیمی، ایجاد یک چارچوب‌زمانی سخت می‌تواند تضمین کند که به تمام وظایف موجود در برنامه‌های عقب افتاده خود رسیدگی میکنید. به طور مشابه، در طول یک جلسه، استفاده از چارچوب‌های زمانی زمانی سخت می‌تواند کمک کند تا به تمامی موارد در دستور کار خود برسید.
از طرف دیگر یک چارچوب‌زمانی نرم، انعطاف‌پذیرتر است و می‌توانید از آن برای کارهای پیچیده استفاده کنید، به‌خصوص اگر مطمئن نیستید که دقیقاً چه مدت زمان طول می‌کشد تا کار را تمام کنید. به عبارت‌دیگر چارچوب زمانی نرم، وظایف بزرگتر را دربرمی‌گیرد که به زیروظایف کوچکتر تقسیم شده است. هر بار که یک باکس‌زمانی را به پایان می‌رسانید به باکس‌زمانی بعدی می‌روید که مرتبط با همان وظیفه است. یعنی در این حالت تمرکز خود را بر روی یک نوع کار حفظ میکنید. از این طریق کارهای پیچیده را می‌توانید قابل‌کنترل‌تر نمایید. به عنوان یک تیم، ایجاد چارچوب‌های‌زمانی نرم به همکاران شما انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد و در عین حال به همه کمک می‌کند تا در بازه زمانی که کار باید تکمیل شود، هماهنگ‌تر باشند.
6- تعیین حداکثر مدت زمان یک باکس زمانی
همانطور که در ابتدا ذکر شد، در کل می‌توانید یک باکس زمانی را برای چندین ماه درنظر بگیرید. اما همچنان باید این زمان را به باکس‌های زمانی کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید، بطوریکه در طول جلسه (زمان) تعیین شده قابل انجام باشد.
بنابراین، حداکثر زمان برای یک باکس زمانی چقدر است؟
خب، طبق بررسی‌های علمی که انجام شده است، ذهن انسان نمی‌تواند بیش از 90 دقیقه، بدون استراحت روی یک کار متمرکز بماند. بنابراین هرگز نباید بیش از 90 دقیقه را به کار اختصاص دهید.
ولی اختصاص زمان‌های کمتر از 90 دقیقه هیچ مشکلی ندارد. مثلاً اگر یک فعالیت طوفان ذهنی مهمی دارید که حدود 5 دقیقه از شما زمان می‌برد، با خیال راحت یک باکس‌زمانی 5 دقیقه‌ای تعریف کنید.
طول باکس‌های زمانی شما کاملاً به خودتان بستگی دارد و برای انواع مختلف کارهایی که باید انجام دهید؛ بازه‌های زمانی 15، 20، 30 یا 45 دقیقه همگی انتخاب‌های عالی هستند. فقط مطمئن شوید که هرگز بیش از 90 دقیقه بدون استراحت کار نکنید. برای این منظور نکته بعدی را درنظر داشته باشید.
استراحت‌کردن
استراحت کردن یک گام مهم جهت اطمینان از متمرکز ماندن برای مدت زمان طولانی است. تحقیقات علمی نشان داده است که توجه و تمرکز بعد از 90 دقیقه شروع به کاهش می‌کند، اما ممکن است مدت‌ها قبل از آن، این کاهش تمرکز شروع شده باشد. بنابراین، مهم است که از قبل وقفه‌هایی برای روال خود تعریف کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید 45 دقیقه کار و سپس 15 دقیقه استراحت نمایید. به این ترتیب، یک ساعت کامل برای باکس‌زمانی خود خواهید داشت.
همچنین باید این استراحت‌ها را درست انجام دهید. مثلاً اگر تمام روز جلوی کامپیوتر کار میکنید، باید اجازه دهید چشمان‌تان کمی استراحت کند و در زمان استراحت از گوشی تلفن همراه و یا نگاه‌کردن به تلویزیون بپرهیزید. در عوض، آهنگ مورد علاقه خود را گوش دهید و برای خود یک فنجان چای آماده نمایید یا به بیرون رفته و کمی قدم بزنید.
در این حالت، پس از بازگشت به کار، احساس میکنید که باتری‌های خود را شارژ کرده‌اید و تمرکز و حواس‌جمعی خود را دوباره به دست آورده‌اید، در نتیجه براحتی می‌توانید یک جلسه کاری 45 دقیقه‌ای دیگر را شروع کنید.
7- مزایای چارچوب‌بندی زمان
به طور کلی، انجام کارها در قالب باکس‌های زمانی چندین مزیت را برای روال کاری شما به ارمغان می‌آورد و دلایل زیادی برای امتحان این تکنیک مدیریت زمان وجود دارد:
کارهای ناخوشایند را انجام خواهید داد
گاهی اوقات، کارهایی وجود دارد که به سادگی نمی‌توانید خود را را مجبور به انجام آنها کنید. اما اختصاص دوره‌های زمانی کوتاه به این کارهای ناخوشایند، باعث می‌شود کمتر ترسناک یا خسته کننده بنظر برسند و زمانی اختصاصی برای شما فراهم می‌کند که تضمین می‌شود روی آنها کار کنید.
زمان کمتری را صرف کارهای ناخوشایند خواهید کرد
گاهی اوقات، وظایفی وجود دارد که نمی‌خواهید زمان زیادی را صرف آنها کنید، زیرا آن‌قدرها مهم یا فوری نیستند اما در برخی مواقع اجتناب‌ناپذیرند.
اگر زمان اختصاص داده شده برای این کارها را محدود کنید، مطمئن خواهید شد که یک زمان بی‌نهایت را صرف تمیز کردن اتاق یا مرتب کردن ایمیل‌های خود نمی‌کنید. اگر باکس‌های زمانی کوتاه را به این دسته از فعالیت‌ها در در طی چند روز اختصاص دهید، احتمالاً همه چیز را بدون آنکه متوجه سختی آن شوید، به پایان خواهید رساند.
کارهایی را انجام خواهید داد که “خیلی کوتاه” هستند
گاهی اوقات، کارهای کوچکی که مناسب قرار دادن در لیست کارهای روزانه نیستند را مدام فراموش میکنید. مانند ایمیلی که مدام یادتان می‌رود، پاسخ دهید؛ اگرچه این کار بیش از 2 دقیقه طول نمی‌کشد.
اما، وقتی یک باکس‌زمانی اختصاصی را برای ایمیل برنامه‌ریزی میکنید، حتی اگر یک زمان 2 دقیقه‌ای باشد، احتمالاً دوباره آن را فراموش نخواهید کرد.
کارهایی را انجام خواهید داد که “خیلی طولانی” هستند
گاهی اوقات، باید کارهایی را انجام دهید که به زمان و تلاش زیادی نیاز دارند در حالیکه دائماً آنها را به تعویق می‌اندازید.
اما، می‌توانید با تجزیه این وظایف به باکس‌های زمانی کوچکتر و با مهلت‌های زمانی جداگانه، بر ترس خود غلبه کنید. در این حالت پس از تکمیل هر باکس‌زمانی، پیشرفت آهسته اما مشخصی خواهید داشت.
از کمال گرا بودن دست می‌کشید
وقتیکه فقط 25 دقیقه زمان برای انجام کارها داشته باشید، در نتیجه توجه به جزئیات غیرضروری سخت خواهد شد. به کمک چارچوب‌بندی زمان، مطمئن می‌شوید که بعد از مدت زمان معقولی کار کردن را متوقف میکنید و در نتیجه زمان زیادی را صرف جزئیات و تغییرات غیرضروری نمی‌کنید.
انگیزه خود را تقویت میکنید
هیچ چیز مثل یک زمان‌سنج (تایمر) نمی‌تواند به شما انگیزه دهد تا روی کارهایتان تمرکز داشته باشید.
تنظیم یک چارچوب زمانی ویژه برای کار کردن، به شما کمک می‌کند تا روی کارهای مورد نظر، تمرکز کنید و زمان‌سنج نیز این انگیزه را می‌دهد که از حواس پرتی و به تعویق انداختن بپرهیزید.
برای اینکه انگیزه خود را به حداکثر برسانید، می‌توانید یک چالش ویژه برای خود تعریف نمایید و تعدادی کار کوچک را انتخاب کنید که باید قبل از اتمام یک باکس‌زمانی به پایان برسانید – برای مثال، به چند درخواست ایمیل مشتری می‌توانید در عرض یک ساعت پاسخ دهید؟
در زندگی خود تعادل ایجاد میکنید
اغلب اتفاق می‌افتد که زمان زیادی را برای فعالیت‌های خاص صرف می‌کنیم و تقریباً زمان کافی را برای برخی دیگر از کارها نمی‌گذاریم. اما چارچوب‌بندی زمان به شما کمک می‌کند زمانی را که صرف فعالیت‌ها میکنید، محدود یا در آن صرفه‌جویی نمایید.
آیا زمان زیادی را صرف جلسات میکنید؟ برای هر جلسه یک باکس‌زمانی 15 دقیقه‌ای تنظیم و مطمئن شوید که بعد از اتمام 15 دقیقه، جلسه را متوقف میکنید.
زمان کافی را با خانواده خود نمی‌گذرانید؟ یک باکس‌زمانی یک ساعته را به گذراندن وقت با خانواده خود در هر روز اختصاص دهید و سپس از این لحظات نهایت استفاده را ببرید.
ایجاد یک برنامه‌زمانی قابل پیش‌بینی برای انجام کار
چارچوب‌بندی زمان به شما کمک می‌کند تا درک واضح‌تری از اینکه روزتان چگونه خواهد بود، بدست آورید. با برنامه‌ریزی باکس‌های زمانی در تقویم خود، به وضوح می‌توانید ببینید چه وظایفی را در چه زمانی انجام می‌دهید. این کار به شما کمک می‌کند هر روز با اطمینان و شفافیت بیشتری کارها را انجام دهید.
چندوظیفگی را کاهش می‌دهید.
حقیقت این است که مغز انسان نمی‌تواند چند کار را همزمان انجام دهد. هر زمان که از یک وظیفه به وظیفه دیگری می‌روید، مغز نیاز دارد تا اطلاعات مربوط به آن کار را دوباره بازیابی کند و این کار وقت و انرژی زیادی را می‌طلبد، حتی اگر متوجه آن نباشید. به کمک چارچوب‌بندی زمان، در هر لحظه روی یک کار (یا گروهی از وظایف مرتبط) تمرکز میکنید. به این ترتیب، از پروژه‌ای به پروژه دیگر نمی‌پرید.
با تمرکز بیشتر کار میکنید.
با اختصاص زمان به کارها، به مغز خود نیز می‌گویید که این یک زمان ارزشمند برای تمرکز است. در نتیجه می‌تواند به شما در بهبود تمرکز و افزایش بهره وری کمک کند.
در انتها لازم به ذکر است که چارچوب‌بندی زمان یک استراتژی برای انجام سریع‌تر کارها نیست، بلکه راهی مؤثر برای شکستن و بررسی دوباره وظایف است. بعنوان مثال در مورد نوشتن یک مقاله تحقیقی، احتمالاً می‌خواهید قبل از شروع به نگارش و به منظور برنامه‌ریزی و بررسی ابعاد کلی مساله، چند باکس زمانی برای خود درنظر بگیرید. انجام این باکس‌های زمانی در طول چند روز، به شما کمک می‌کند که بدون احساس پایان‌ناپذیری کار، به مرور به سمت هدف مورد نظر جلو بروید. پس از اتمام مرحله تحقیق، چند باکس‌زمانی برای نوشتن، بررسی و ویرایش نهایی مقاله در نظر بگیرید. نگارش و ویرایش مقاله را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید و در طول کار به خود استراحت دهید تا از فرسودگی کاری جلوگیری کنید. با تقسیم این کار به اجزای کوچکتر، می‌توان از به تعویق انداختن جلوگیری کرده و کار را قابل کنترل‌تر نمایید.
همچنین، چارچوب‌بندی زمان به شما اطمینان می‌دهد که بین فعالیت‌های مربوط به کسب‌وکار و فعالیت‌های شخصی، و همچنین بین وظایف مهم و کارهای ضروری اما وقت‌گیر، تعادل برقرار میکنید. در واقع با محدود کردن زمانی که صرف برخی از فعالیت‌ها میکنید، برای فعالیت‌های دیگر وقت می‌گذارید.
نظرات کاربران