اولویت‌بندی کارها به کمک روش ABCDE
در مطلب قبلی نحوه هدف‌گذاری به کمک روش اسمارت (SMART) بیان گردید. در این مطلب نحوه اولویت‌بندی کارها برای رسیدن به اهداف مورد نظر بررسی شده است. اگر قبل از شروع به‌کار، کمی بیشتر بر روی اولویت‌هایتان فکر کنید، به احتمال زیادتری کارها را بدون تعلل و سریعتر انجام خواهید داد و در نتیجه به اهداف مورد نظر در کمترین زمان ممکن دست پیدا خواهید کرد.
هر چه یک وظیفه برای شما مهم‌تر و ارزشمندتر باشد، انگیزه بیشتری برای غلبه بر تعلل و اقدام به‌کار خواهید داشت. روش ABCDE یک تکنیک تعیین اولویت است که با یک لیست از کارهای فردا (یا امروز) شروع می شود. هنگامی که لیستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کردید، استفاده از روش ABCDE را شروع کنید.
به ترتیب نحوه اولویت‌بندی کارها به کمک روش ABCDE به شرح زیر است:
همواره در بخش A مهمترین وظایف قرار می‌گیرند. اینها مواردی هستند که حتماً باید انجام دهید. اگر بیشتر از یک کار با اولویت A دارید آنها را بصورت A1، A2 و… اولویت‌بندی نمایید. باید این را درنظر داشت که موارد با اولویت A جزء مهم ترین کاری است که باید انجام دهید و قبل از انجام آن نباید کار دیگری را انجام دهید.
وظایف با اولویت B دارای پیامدها و عواقب خفیف‌تری هستند. یک مورد با اولویت B در واقع وظیفه‌ای است که باید انجام شود، اما پیامدها و نتایج آنها مانند موارد A چندان مهم و جدی نیستند. در اولویت‌بندی کارها به کمک روش ABCDE قانون این است: تا زمانیکه یک کار با اولویت A باقیمانده باشد نباید کارهای با اولویت B انجام شوند.
وظایف با اولویت C هیچ عواقبی ندارند. یک وظیفه با اولویت C کاری است که انجام آن خوب است. ولی انجام ندادن آن هم پیامد یا عواقبی نخواهد داشت. می‌توانید انجام دهید یا ندهید. قانون این است که اگر یک کار با اولویت A و B باقیمانده باشد، هیچ وقت نباید یک کار با اولویت C را انجام دهید.
وظایف با اولویت D برای واگذاری. یک وظیفه با اولویت D کاری است که که می‌توانید انجام آن را به شخص دیگری واگذار کنید. این کار زمان بیشتری را برای وقت گذاشتن بر روی کارهای با اولویت A ایجاد می‌کند. همیشه این را به یاد داشته باشید که وظایف با اولویت A تا حد زیادی مسیر شغلی و زندگی شما را تعیین می‌کنند پس تا جای ممکن سعی کنید وقت و انرژی خود را بر روی این دسته از کارها بگذارید.
وظایف با اولویت E بهتر است حذف شوند. هر وظیفه با اولویت E باید بطور کامل حذف و نادیده گرفته شود. جدا از این، فقط هنگامی می‌توانید زمان خود را تحت کنترل داشته باشید که از انجام کارهایی که دیگر برای شما ضروری نیستند، دست بردارید.
برای خود قانونی وضع کنید که هرگز کاری که در لیست‌تان نیست را انجام ندهید. اگر با یک کار یا پروژه جدیدی مواجه شدید، آن را در لیست خود یادداشت کنید و قبل از شروع، آن‌را به کمک روش ABCDE اولویت‌بندی کنید. اگر به به خواسته‌های جدید بصورت بی‌وقفه واکنش نشان دهید و پاسخ دهید، کنترل روز خود را از دست خواهید داد و در نهایت بیشتر وقت خود را صرف فعالیت‌های کم ارزش یا بی ارزش خواهید کرد.
در انتها پیشنهاد می‌کنم هر شب قبل از خواب و یا صبح اول وقت، کلیه کارهای در دست انجام برای آن روز را به روش ABCDE اولویت‌گذاری کنید و بعد از انجامِ هرکدام آن را از لیست حذف کنید. به گفته آقای برایان تریسی به ازای هر یک دقیقه که برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی صرف میکنید، 10 دقیقه در کارهایتان صرفه‌جویی می‌شود. همچنین می‌توانید از قانون 80/20 برای تعیین مهمترین اولویت‌هایتان استفاده کنید.
در انتها یک نمونه از لیست کارها که به کمک روش ABCDE اولویت‌بندی شده، را ملاحظه میکنید.
نظرات کاربران