راهنمای جامع تکنیک به سرانجام رساندن کارها (GTD)

به سرانجام رساندن کارها (GTD) چیست؟

به سرانجام رساندن کارها (GTD)، یک چارچوب برای سازمان‌دهی و رهگیری وظایف و پروژه‌هایتان می‌باشد. البته هدف این راهکار تا حدی فراتر از فقط به سرانجام رساندن کارها است. درواقع هدف این راهکار ایجاد اطمینان 100درصدی به شما در رابطه با سیستمی است که از آن برای جمع‌آوری وظایف، ایده‌ها و پروژه‌ها استفاده می‌کنید. این وظایف و ایده‌ها می‌توانند هر چیزی باشند، از مسائل مبهمی مانند «بزرگ‌ترین چیز دنیا را اختراع کن» و یا مسائل مشخصی مانند «تماس با یک دوست در تاریخی مشخص باشد».

شاید به نظرتان این روش نیز مانند سایر سیستم‌های معمولیِ انجام کارها (to-do) است. البته هرچند از بسیاری جهات همین‌طور است اما قابلیت‌های بیشتری در آن وجود دارد. پس ادامه مطلب را پی بگیرید.

به سرانجام رساندن کارها (GTD) بر این اساس است که ضمیر ناخودآگاه شما برای حفظ و نگهداری وظایف مختلف ضعیف است و نمی‌تواند بین مسائل ساده و بزرگ تفاوت خاصی قائل شود یا اینکه در زمان درستی به شما مسائل مختلف را یادآوری کند. مثلاً بجای اینکه موقعی که در فروشگاه هستید یک خرید را به شما یادآوری نما‌ید در حین مطالعه کتاب یا یک کار خلاقانه، دائم آن را به شما یادآوری می‌کند.

بخش اصلی و جادویی این روش در کمک کردن به شما در تبدیل خواسته‌هایتان به اقدامات فیزیکی و قابل‌مشاهده، می‌باشد.

هنگامی‌که GTD به‌درستی درک و پیاده‌سازی شود، یک سیستم کاملاً مطمئن برای نگهداری و پیگیری آنچه لازم است یا باید انجام دهید و یا در نظر دارید را به شما می‌دهد. وقیتکه سیستمتان و اعتمادتان به این سیستم برقرار شود، ناخودآگاه شما دیگر وظیفه نگهداری و پیگیری کارهایی که باید انجام دهید را متوقف و از به یادآوری گاه و بیگاه یا همیشگی آن‌ها به شما خودداری می‌کند. رسیدن به این وضعیت، باعث کاهش استرس می‌شود و می‌توانید زمان گران‌بهای خود را برای افکار سازنده‌تر آزاد کنید. حتی می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان شده و درنتیجه زمان‌های آزاد بیشتری برای خانواده و یا سرگرمی‌های خودتان داشته باشید.

این خیلی عالیه! خوب حالا این روش GTD دقیقاً به چه صورت کار می‌کند؟ این روش بر پایه چند لیست عمل می‌کند که هرکدام از این لیست‌ها وظیفه نگهداری وظایف و فعالیت‌های بخصوصی را بر عهده‌دارند. این لیست‌ها را می‌توان با یک‌قلم و کاغذ ساده و یا در یک برنامه پیشرفته کامپیوتری یا در موبایل و تبلت پیاده‌سازی کرد.

در کل شما باید لیست‌های زیر را داشته باشید:

• ورودی
• قدم‌های بعدی (این لیست می‌تواند با توجه به موقعیت و شرایط، شامل چند لیست مختلف باشد)
• انتظار برای
• پروژه‌ها
• شاید یک روز/بعداً

این لیست‌ها به‌عنوان پایه و اساس سیستم به سرانجام رساندن کارها (GTD) عمل می‌کنند و باید به‌طور منظم موردبررسی و بازبینی قرار گیرند. در ادامه نحوه عملکرد هرکدام از این لیست‌ها بررسی‌شده است. علاوه بر این لیست‌ها، به یک تقویم نیز نیاز دارید تا با استفاده از آن بتوانید رویدادها و وظایفی را که باید در یک تاریخ و ساعت بخصوصی انجام دهید را به خاطر بیاورید.

لیست ورودی

لیست ورودی جایی است که در آن ایده‌ها و وظایف را هر وقت که به ذهنتان می‌آیند، ثبت می‌کنید. البته اگر قصد دارید در مورد اشیای فیزیکی موجود در محیط کار یا اتاقتان نیز تصمیم‌گیری کنید از یک سبد ورودی بجای لیست ورودی جهت قراردادن اشیای فیزیکی در آن و تصمیم‌گیری استفاده نمایید. در این حالت افکار خود را نیز بر روی یک برگه کاغذ نوشته و در این سبد قرار دهید.

این لیست از ساده‌ترین افکار تا پیچیده‌ترین افکار و خواسته‌هایی که به ذهنتان می‌رسد را دربر می‌گیرد. سعی کنید تا حد امکان مانعی برای افزودن افکار به این لیست وجود نداشته باشد. مثلاً در هرجایی که به نظرتان لازم است یک خودکار و کاغذ قرار دهید یا درگوشی همراهتان و یا کامپیوترتان، برنامه بخصوصی برای آن در نظر بگیرید. نکته مهم این است که بتوانید چیزها را همان‌طور که به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید. درواقع هدف این است که این افکار و ایده‌ها را از مغزتان تخلیه و سپس آن‌ها را پردازش و بررسی کنید.

وقتی برای اولین بار شروع به استفاده از روش به سرانجام رساندن کارها (GTD) می‌کنید، باید یک یا چند ساعت (بسته به افکار ذهنتان) وقت بگذارید و تمام‌کارهایی که در ذهن دارید یا باید انجام دهید را یادداشت کنید. به این افکار در اصطلاح حلقه‌های باز ذهنی می‌گویند که می‌توانند ذهن شمارا مشغول نگه‌دارند و درنتیجه تمرکز و بهره‌وری را پایین می‌آورند. این حلقه‌های باز شامل تمام چیزهایی هستند که امکان دارد فکر شمارا مشغول کنند. از کوچک‌ترین تا بزرگ‌ترین چیز. مثلاً آیا نیاز به‌عوض کردن مسواک دارید؟ لپ‌تاپی را که قرض گرفته‌اید، باید پس بدهید؟ آیا باید کاغذدیواری اتاقتان را تغییر دهید؟ آیا به آن کتابچۀ راهنما یا کاتالوگ نیاز دارم؟ همه این موارد باید در لیست ورودی شما قرار گیرند.

پردازش لیست ورودی

اگر به‌تازگی شروع به استفاده از روش به سرانجام رساندن کارها (GTD) کرده‌اید، احتمالاً در مرحله جمع‌آوری افکار و تخلیه ذهن، لیست ورودی شامل موارد خیلی زیادی خواهد بود. درنتیجه فرایند پردازش این لیست احتمالاً کمی طول بکشد. بعدازاین باید به‌طور مرتب این لیست را پردازش کنید تا از ازدحام و طولانی شدن بیش‌ازحد آن جلوگیری شود.

موارد موجود در این لیست باید به ترتیبی که واردشده‌اند، پردازش شوند. همچنین در هنگام پردازش هر موردِ موجود در لیست اولین سؤالی که باید از خود بپرسید این است که آیا این مورد قابل انجام است؟  به‌عبارت‌دیگر آیا لازم است برای آن کاری انجام دهید؟ در این حالت با توجه به پاسخ می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:

اگر پاسخ خیر است، به‌راحتی آن را حذف یا به سطل آشغال بیندازید. یا اگر احتمالاً در آینده به آن نیاز خواهید داشت، می‌توانید آن را به‌عنوان یک مورد مرجع، در محلی بایگانی کنید. مثلاً شاید یک کتابچه راهنما یا یک کاتالوگ باشد که در آینده برای استفاده از وسیله بخصوصی نیاز به آن داشته باشید. این موارد را به‌عنوان مرجع در محلی بخصوص نگهداری کنید. همچنین می‌توانید آن را به لیست شاید یک روز اضافه کنید، مثلاً یادگیری یک‌زبان جدید یا آموزش خوش‌نویسی. اگر چیزی است که می‌خواهید بعداً در مورد آن به خودتان یادآوری کنید(مثلاً دو هفته دیگر جلسه‌ای با دوستم بزارم) باید این مورد را در تقویم یا یک برنامه یادآور قرار دهید. در ادامه این وضعیت‌ها با جزئیات توضیح داده‌شده است.

اما اگر موردی که الان در لیست بررسی می‌کنید، قابل انجام است یعنی باید کاری در مورد آن انجام دهید. باید این سؤال را از خودتان بپرسید که در مورد این وظیفه، قدم بعدی چیست؟ در واقع قدم بعدی باید یک عمل فیزیکی و قابل مشاهده در مورد آن وظیفه باشد. مثلاً مواردی مثل تعمیر ماشین درست نیست، بلکه تماس با تعمیرکار و هماهنگی جهت تعمیر ماشین می‌تواند یک قدم بعدی در مورد تعمیر ماشین باشد.

در نتیجه بسیار مهم است که قدم بعدی یک اقدام فیزیکی و قابل مشاهده باشد تا پروژه را به هدف خود نزدیکتر کند. این عمل احتمالاً مهمترین “قانون” در به سرانجام رساندن کارها (GTD) است. با استفاده از چند دقیقه تفکر در مورد هر چیزی، باید بطور دقیق قدم بعدی را در مورد آن مشخص کنید و مطمئن شوید که لیست‌ یا لیست‌های «قدم بعدی» شما فقط شامل کارهایی است که می‌توانید در هر لحظه انجام دهید. با انجام چنین پیش‌پردازشی برای هر قدم بعدی عمل فیزیکی قابل انجام را مشخص می‌کنید و در نتیجه مقاومت در برابر انجام کارها به شدت کاهش پیدا می‌‌کند.

وقتیکه قدم بعدی را تعیین کردید، اگر انجام عمل مورد نظر کمتر از دو دقیقه زمان لازم دارد، بلافاصله آن‌را انجام دهید (مثلاً تماس با یک دوست جهت یادآوری خرید کتاب).

دلیل این امر ساده است: اگر کاری دو دقیقه یا کمتر طول بکشد، هزینه پیگیری آن در مقایسه با مدت زمانی که صرف انجام آن می‌شود، زیادتر خواهد بود. اگر بیش از دو دقیقه طول می‌کشید، در صورت لزوم، می‌توانید انجام آن را به دیگران محول کنید- با توجه به اینکه چه چیزی را واگذار می‌کنید، و چه زمانی، آن را در لیست انتظار قرار دهید. در غیراینصورت عمل مورد نظر را به لیست اقدامات بعدی اضافی کنید تا به محض اینکه زمان و انرژی کافی داشته باشید آن‌را انجام دهید.  احتمالاً اقدامات بعدی جایی است که اکثر کارها به پایان می‌رسد. اگر یک حلقه باز به بیش از یک اقدام بعدی برای بسته شدن نیاز داشته باشد، آن‌را در لیست پروژه‌ها بنویسید که در ادامه توضیح داده شده است.

بطور خلاصه، موقع پردازش لیست ورودی، باید از روال نشان داده‌شده در شکل زیر پیروی کنید.

لیست قدم‌های بعدی

این لیست همانطورکه از اسمش پیداست شامل مجموعه‌ای از اقداماتی است که باید در سریعترین زمان ممکن انجام دهید. در واقع اسم دیگر آن “اقدامات قابل انجام در اسرع وقت” است. این لیست شامل اقدامات ساده‌ای است که در هر لحظه می‌توانید آنها را انجام دهید و به شما کمک می‌کند که بجای وقت تلف‌کردن، همواره و با توجه به شرایط و زمان و انرژی‌تان، بتوانید یک اقدام مفید در جهت انجام کارها و وظایفتان، انجام دهید.

لیست انتظار برای

وقتیکه کاری را به دیگران واگذار می‌کنید، در واقع منتظر انجام آن توسط اشخاص دیگری هستید و باید آنها را در لیست انتظار قرار دهید تا بتوانید در موعد تحویل به آنها ایمیل یادآوری ارسال کنید.  بهتر است که موارد موجود در این لیست همواره دارای تاریخی باشد که آنرا برای شخص مورد نظر ارسال کرده‌اید تا بتوانید در زمان‌های مشخصی به وی ایمیل یا پیام بدهید. مثلاً: «منتظر تحویل گزارشی هستم که گفتید ظرف یک ماه آماده می‌شود و الان 33 روز گذشته است!”

لیست پروژه‌ها

تعریف GTD از پروژه بسیار گسترده است. بر اساس آن هر هدفی که برای تکمیل‌شدن به بیش از یک اقدام نیاز داشته باشد، باید در قالب پروژه درنظر گرفته شود. این موارد باید در لیست پروژه‌ها قرار بگیرند. این لیست به سادگی شاملِ فهرستی از عناوین پروژه‌ها و – در صورت تمایل – توضیحات و نتایج مورد انتظار از آن پروژه‌ها است. هنگام بررسی لیست پروژه‌ها، مطمئن شوید که همواره حداقل یک اقدام در لیست قدم‌های بعدی شما برای هر پروژه وجود دارد، از این طریق مطمئن ‌می‌شوید که همواره پروژه‌هایتان پیشرفت می‌‌کنند و فراموش نمی‌شوند.

برچسب شرایط و موقعیت

موقعیت یک برچسب است که برای موارد موجود در لیست قدم‌های بعدی درنظر می‌گیرید تا با توجه به آن برچسب بتوانید تشخیص دهید که عمل مورد نظر را چه هنگام و یا در چه شرایطی می‌توانید انجام دهید.

یک عمل را می‌توان با توجه موقعیت به روش‌های مختلفی “برچسب‌دار” کرد. ساده‌ترین کار احتمالاً داشتن لیست‌های مختلف قدم‌های بعدی است که هر لیست برای یک موقعیت بخصوص باشد. مثلاٌ لیست کارهای قابل انجام در منزل یا محل کار یا پشت سیستم، لیست تماس‌ها یا لیست خرید. اقدامات موجود در هر لیست با توجه به موقعیت فرق می‌کند. همچنین اگر از یک برنامه مدیریت فهرست الکترونیکی استفاده می‌کنید، اغلب می‌توانید فهرست‌های «هوشمند» برای هر برچسب داشته باشید.

اینکه به چه تعداد موقعیت نیاز دارید بستگی به تعداد اقدامات بعدی شما دارد و اینکه یک روز کاری شما چگونه است. نکته مهم این است بتوانید – در یک نگاه – ارزیابی کنید که اقدامات شما بسته به موقعیت و تجهیزاتی که در دسترس دارید، چه هستند. همچنین می‌تواند کارهایی با برچسب “همه‌جا” تعریف کنید یعنی فعالیت‌هایی که می‌توانید در هر موقعیت و هر شرایطی انجام دهید (مثلاً: تماس با مادر).

موقعیت‌های دستورجلسه

اگر جلسات منظمی با افراد دارید، داشتن «زمینه‌های دستورجلسه» می‌تواند مفید باشد که در آن مواردی را که می‌خواهید در دستورکار جلسه بعدی در مورد آنها صحبت شود را یادداشت کنید. در این حالت برای هر فرد یک زمینه در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک جلسه هفتگی با رضا دارید، می‌توانید یک زمینه بصورت “جلسه‌کاری: رضا” داشته باشید. این زمینه‌ها البته با تغییر افراد تغییر خواهند کرد.

لیست یک روز شاید/بعداً

این لیست شامل ایده‌ها و پروژه‌هایی است که شاید بخواهید در آینده آنها را عملی کنید. ولی الان قصد ندارید فکر خود را به آنها مشغول کنید و در لیست اقدامات بعدی بنویسید. زیرا اقدامات بعدی فقط شامل کارهایی است که باید در اسرع وقت انجام شوند و در واقع لیست پروژه‌ها نیز به طور مرتب بررسی می‌شوند تا مطمئن شوید که همه پروژه‌ها حداقل یک اقدام بعدی دارند. اینجاست که لیست “یک روز شاید” بکارتان می‌آید و می‌توانید هرچیزی را که الان نمی‌خواهید انجام دهید ولی شاید در آینده و زمانیکه به اندازه کافی وقت داشته باشید، در مورد آن فکر کنید را در آن قرار دهید. این لیست را می‌توان بصورت هفتگی یا ماهیانه بررسی کرد تا اگر شرایط لازم برای یک ایده فراهم شد آن را به لیست دیگری انتقال دهید.

تقویم

تقویم برای کارهایی است که باید در یک تاریخ یا زمان بخصوصی انجام شوند – و نه چیز دیگری! مثلاً اگر فقط فکر می‌کنید یک کار را شاید در روز بخصوصی مثل چهارشنبه می‌توانید انجام دهید، آن‌را در تقویم ننویسید. فقط کارهایی را در تقویم قرار دهید که زمان دقیق انجام آن را مشخص کرده باشید.

اما چرا؟

قراردادن مواردی در تقویم که واقعاً باید در زمان و تاریخ مشخصی انجام شوند، بسیار مفید است زیرا این عمل به شما کمک می‌کند کارهایی که باید دقیقاً در زمان بخصوصی انجام گیرند را با سایر کارها که حساس به زمان نیستند،تداخل پیدا نکنند. کاری که انجام آن نیاز به زمان خاصی ندارد را در تقویم ننویسید. آن‌ها را در لیست قدم‌های بعدی قرار دهید؛ در نتیجه هروقت که لازم باشد در مورد آن به شما یادآوری خواهد شد.

بازبینی هفتگی

خالق تکنیک به سرانجام رساندن کارها آقای دیوید آلن، بررسی هفتگی را یک عامل مهم در موفقیت این روش می‌داند. اگر شروع به استفاده از چارچوب به سرانجام رساندن کارها (GTD) نمایید قطعاً در طول یک هفته کاری پرمشغله این احتمال وجود دارد که فراموش کنید  قدم‌های جدید یک پروژه را به لیست گام‌های بعدی اضافه کنید و یا کارهایی که احتمالاً در آینده نزدیک نمی‌توانید انجام دهید را از لیست حذف نمایید. مرور هفتگی این امکان را می‌دهد که بتوانید همواره لیست‌هایتان را بروزرسانی کنید. عدم انجام مرور هفتگی به احتمال زیاد باعث می‌شود گام‌هایی را نادیده بگیرید. در این حالت اعتماد شما به این سیستم از بین می‌رود و دوباره ذهن شما وظیفه نگهداری افکار مختلف در مورد پروژه‌ها را برعهده می‌گیرد، کاری که در انجام آن چندان عالی نیست.

بطورکلی مرور هفتگی باید هفته‌ای یکبار انجام شود. با توجه به هفته کاری و تعداد وظایف و پروژه‌ها، این عمل می‌تواند وقتگیر باشد و باید زمان مشخصی را برای آن در نظر بگیرید(احتمالاً حداقل 30 دقیقه). جمعه بعدازظهر وقت مناسبی برای این کار است. در طول مرور هفتگی حداقل باید موارد زیر را انجام دهید:

• مطمئن شوید هر پروژه حداقل دارای یک گام بعدی برای انجام‌دادن است.
• مطمئن شوید هر عمل موجود در لیستِ گام‌های بعدی همان چیزی است که نیاز دارید یا باید در طول هفته پیش‌روی انجام دهید. اگر اینطور نیست آن را به لیست یک روز شاید انتقال دهید (در صورت لزوم به همراه پروژه منتناظر با آن، این انتقال را انجام دهید) یا اگر احساس می‌کنید دیگر آن را انجام نخواهید داد، کلاً حذفش کنید (با خودتان صادق باشید).
• فهرست شاید یک روز را بررسی و ببینید شاید برخی از پروژه‌ها/اقدامات موجود در آن را بتوان/باید به لیست پروژه‌های فعلی و یا لیست اقدامات بعدی انتقال داد. (اگر پروژه جدیدی را به لیست پروژه‌های خود اضافه می‌کنید، مطمئن شوید که عملکرد فیزیکی و قابل مشاهده بعدی آن را نیز مشخص کرده و حتماً در لیست اقدامات بعدی قرار دهید.)

لیست محرک

ایده بکارگیری لیست محرک می‌تواند در طی مرور هفتگی مفید باشد. این لیست دربرگیرنده فهرستی از کلمات کلیدی خواهد بود که از آن می‌توانید برای بیادآوردن حلقه‌های بازی که هنوز ثبت نکرده‌اید، استفاده نمایید. این لیست می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• پروژه‌های شروع شده و ناتمام
• پروژه‌هایی که لازم است شروع شوند
• پروژه‌هایی که لارم است به آنها برگردم
• همکاران
• رئیس
• و….

هنگام کار بر روی لیست محرک، هر چیزی را که به یاد می‌آورید در لیست خود قرار دهید تا بعداً پردازش شوند.

به کارگیری روش

جهت بکارگیری راحتر سیستم GTD و بر اساس تجربه، توصیه‌های زیر را درنظر داشته باشید:

• خیلی مهم است که مرز کاملاً مشخصی بین لیست‌هایتان وجود داشته باشند تا در نتیجه موارد موجود در آنها را باهم قلطی نکنید. اگر اغلب در مورد اینکه یک وظیفه بخصوص به کدام موقعیت تعلق دارد دچار ابهام می‌شوید، احتمالاً باید در مورد برچسب موقعیت‌های خود تجدیدنظر کنید.
• استفاده از ابزار مورد استفاده باید سرگرم کننده باشد، اما نه خیلی زیاد! اگر ابزار پیچیده‌ای برای مدیریت لیست‌های خود بکار ببرید، ناخودآگاه در برابر جمع‌آوری کارهای کوچک مقاومت می‌کنید، و اگر ابزار شما برای استفاده بسیار سرگرم کننده باشد، در نهایت بیش از حد از آن استفاده می‌کنید و زمان خود را صرف بازی با ویژگی‌های شگفت انگیز آن خواهید کرد. ابزاری را بکار ببرید که واقعاً مفید باشد.

ابزارها

پوشه بررسی/بازبینی و فایل تیکلر(tickler file) دو ابزاری هستند که احتمالاً در کنار هم برای بکارگیری در GTD مفید باشند. البته در روش GTD بطور مستقیم به این ابزارها اشاره نشده‌ است.

پوشه مطالعه/بازبینی

احتمالاً در لیست اقدامات بعدی خود تعدادی اقدام با عنوان “مطالعه (متن)” داشته باشید. پوشه مطالعه/بازبینی که می‌تواند فیزیکی یا دیجیتالی باشد دربرگیرنده مقالات، اسناد و هرچیزی است که قصد مطالعه آن را دارید. ایده کلی این است که در هر زمان مرده‌ای بتوانید مطالب مورد نظر در آن را مطالعه کنید. مثلاً در مطب پزشک یا در یک کافه، زمان مناسبی برای مطالعه موارد موجود در این پوشه است.

داشتن یک مرز مناسب در اینجا هم خیلی ضروری است. در واقع فقط مواردی را که واقعاً می‌خواهید در زمان‌های مرده مطالعه کنید، در این پوشه قرار دهید تا بتوانید در بازه‌های زمانی کوچکی که احتمالاً در طول روز بوجود می‌آیند برای مطالعه این دسته از موارد استفاده کنید.

فایل تیکلر

این مفهوم با نام عجیبش دارای 43  پوشه (فیزیکی) است. چرا 43؟ زیرا در این روش برای هر 31 روز از ماه به همراه  هر12 ماه از سال یک پوشه مخصوص به خود قرار می‌دهید.

دلیل استفاده از پوشه‌های تیکلر

ایده اصلی این است که بتوانید وسایل فیزیکی مورد نیاز در یک روز خاص را داخل آنها قرار دهید، مثلاً بلیت کنسرت یا هواپیما یا مقاله‌ای که متوجه متن آن نشده‌اید و می‌خواهید در روز خاصی دوباره آن را بررسی کنید.

به این ترتیب هر روز که از خواب بیدار می‌شوید، پوشه‌ای را با تاریخ امروز باز می‌کنید. مثلاً بلیط کنسرت را از این پوشه برمی‌دارید یا تصمیم می‌گیرید مقاله‌ای که از قبل در این پوشه بوده را دوباره بررسی کنید و یا اگر وقت ندارید، آن را در پوشه‌ای برای یک روز دیگر قرار ‌دهید. در پایان هر ماه، پوشه ماه جدید را باز ‌کنید و به همین ترتیب به بررسی محتویات آن بپردازید

بنابراین، فایل تیکلر روشی برای ارسال یادآوری به آینده خودتا است – غلغلک دادن (تیکلر) حافظه‌تان