راهنمای جامع تکنیک بلوک‌بندی زمان

بلوک‌بندی زمان

یک قانون نانوشته در مورد کار کردن وجود دارد: اگر برنامه خود را برای انجام کارها مدیریت نکنید، این کارها خواهند بود که شما را مدیریت می‌کنند.

چگونه مضرات مربوط به شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، جلسات کاری و مشغول بودن‌های بی‌ثمر را با زمان‌های متمرکز بر روی کارهایی که واقعاً به آن‌ها اهمیت می‌دهید، متعادل می‌سازید؟ ازآنجاکه تبدیل‌شدن به یک گوشه‌نشین دیجیتالی برای بسیاری از ما گزینه مناسبی نیست، استراتژی‌های مشخصی نیاز است تا بتوان در دنیایی که برای حواس‌پرتی طراحی‌شده، تمرکز کافی داشت.

اینجاست که بلوک‌بندی زمان مثل یک قهرمان وارد می‌شود!!

بلوک‌بندی زمان (و همتایان نزدیک آن: چارچوب‌بندی زمان، دسته‌‌‌ای کردن کارها و تم روز) یک روش ساده و درعین‌حال مؤثر برای دردست‌گرفتن کنترل روز کاری است.

بلوک‌بندی زمان را امتحان کنید اگر …

• می‌خواهید بین چندین پروژه یا مسئولیت تعادل برقرار کنید (جک دورسی از موضوع‌بندی روز برای اداره هم‌زمان دو شرکت بزرگ استفاده می‌کند)
• زمان زیادی را در “حالت انفعال” صرف می‌کنید مثلاً در پاسخ دادن به ایمیل و پیام‌ها.
• جلسات مقطعی زیادی در طول روز دارید.
• در کشمکش برای یافتن زمان و فضای ذهنی مناسب برای کار عمیق هستید.
• درنبرد با وقفه‌های مداوم در طول روز هستید.

این راهنما یک دید کلی در مورد تکنیک‌های بلوک‌بندی زمان، دسته‌ای‌کردن وظایف و تم روز، به شما می‌دهد و اینکه چگونه ترکیبی از این استراتژی‌ها می‌تواند به شما در جهت اصلاح برنامه‌هایتان کمک کند و بهترین راه را برای استفاده از تقویم و مدیریت وظیفه به‌منظور شروع تکنیک بلوک‌بندی زمان به شما نشان می‌دهد.

بلوک‌بندی زمان چیست؟

بلوک‌بندی یک روش مدیریت زمان است که از شما می‌خواهد روز خود را به بلوک‌های زمانی تقسیم کنید. هر بلوک فقط برای انجام یک کار خاص یا گروهی از وظایف خاص اختصاص داده می‌شود. در این حالت، به‌جای نگهداری فهرستی بی‌پایان از کارهایی که باید انجام دهید، هرروز را با یک برنامه زمانی مشخص شروع می‌کنید که مشخص می‌کند روی چه چیزی و در چه زمانی کارخواهید کرد.

اصول این تکنیک مدیریت زمان، ساده است:

• تمام کارهای روزانه یا هفتگی خود را به لیست کارهایی که باید انجام دهید اضافه کنید.
• بازه‌های زمانی خاصی را در تقویم خود انتخاب و آن‌ها را برای کارها رزرو کنید.
• در بلوک‌های زمانی تعیین‌شده، کارها را انجام دهید و قبل از فرارسیدن زمان بلوک بعدی، آن‌ها را کامل کنید.

کلید این روش در این است که از قبل لیست وظایف خود را اولویت‌بندی کنید. در این حالت، یک بررسی هفتگی اختصاصی ضروری است. درنتیجه آنچه را که باید برای هفته پیش رو انجام دهید، بررسی کرده و یک طرح کلی از بلوک‌های زمانی خود برای هرروز تهیه کنید. در پایان هرروز کاری، کارهایی را که به پایان نرسانده‌اید – و همچنین کارهای جدیدی که واردشده‌اند – را مرور کنید و بلوک‌های زمانی خود را برای بقیه هفته مطابق با آن تنظیم کنید.

در روزهایی که از قبل زمان برای کارها رزرو (بلوک‌بندی) شده است، مجبور نخواهید بود دائماً تصمیم بگیرید که روی چه چیزی تمرکز کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برنامه مبتنی بر بلوک زمانی خود را دنبال کنید. اگر از کار جدا شدید یا حواستان پرت شد، به‌سادگی به برنامه خود نگاه کنید و به هر کاری که برای آن بلوک‌بندی تعیین کرده‌اید، برگردید.

انواع مختلف بلوک‌بندی زمان

بلوک‌بندی زمان چند پسرعموی نزدیک اما متمایز دارد که ارزش در نظر گرفتن دارند: دسته‌ای کردن کار، تم روز، و چارچوب‌بندی زمان. در جدول زیر بررسی کلی بین این تکنیک‌ها شده است.

 

روش	نحوه عملکرد	مثال
بلوک‌بندی زمان	تقسیم روز به بلوک‌های زمانی که هر بلوک به انجام یک کار یا فعالیت خاص اختصاص داده‌شده است.	من هرروز از ساعت 8 صبح الی 1 بعدازظهر می‌نویسم.
دسته‌ای‌کردن کارها	انجام مجموعه‌ای از کارهای شبیه‌بهم در یک‌زمان	کلیه ایمیل‌هایم را ساعت 3 بعدازظهر پاسخ‌خواهم داد.
تم روز	اختصاص هرروز از هفته به یک کار خاص	هر دوشنبه، بر روی تولید محتوا تمرکز خواهم کرد. هر سه‌شنبه، بر  روی ارتقاء محتوا تمرکز خواهم کرد. هر چهارشنبه، بر روی تحقیق و ایده‌پردازی تمرکز خواهم کرد. و الی‌آخر…
چارچوب‌بندی زمان (باکس‌بندی زمان)	اختصاص یک واحد زمانی ثابت و حداکثری برای یک فعالیت در همان ابتدا و قبل از شروع کار. سپس آن فعالیت در محدوده (چارچوب) زمانی موردنظر تکمیل می‌شود.	هرروز نیم ساعت را به تمیزکردن اتاق اختصاص می‌دهم. در طول یک ماه یک مقاله 10هزار کلمه‌ای را می‌نویسم.

 

دسته‌ای کردن وظایف

دسته‌ای‌کردن وظایف زمانی است که کارهای مشابه (معمولاً ً کوچک) را باهم گروه‌بندی کرده و بلوک‌های زمانی خاصی را برای تکمیل یکجای آن‌ها تعیین می‌کنید. با انجام کارهای مشابه در یک گروه، میزان جابجایی بین کارها را محدود کرده و در وقت و انرژی ذهنی خود صرفه‌جویی می‌کنید. به‌عنوان‌مثال، برنامه‌ریزی دو بلوک 20 دقیقه‌ای برای بررسی ایمیل در طول روز بهتر از حالتی است که هر 15 دقیقه صندوق ورودی خود را بررسی کنید.

 

بلوک‌بندی زمان به‌خوبی با دسته‌بندی وظایف جفت می‌شود، زیرا شمارا از زمان‌بندی تک‌تک وظایف در تقویمتان نجات می‌دهد. فقط کافی است در هرروز یا هفته بلوک‌های زمانی خاصی را برای مجموعه‌ای از فعالیت‌های شبیه به هم اختصاص دهید. مثلاً پاسخ به ایمیل‌ها، صورت‌حساب، تمرین، جلسات، نوشتن، کد نویسی، کار عمیق، انجام وظایف، آماده‌سازی غذا و سایر موارد.

تم روز

تم روز یک نسخه افراطی‌تر از دسته‌بندی وظایف بوده و برای افرادی مناسب است که مسئولیت‌های زیادی دارند که هرکدام نیاز به توجه دارند. به‌عنوان‌مثال، یک کارآفرین اغلب باید به بازاریابی، فروش، توسعه محصول، پشتیبانی مشتری و منابع انسانی به‌طور هم‌زمان توجه کند. به‌جای اینکه هرروز بلوک‌های زمانی برای هر حوزه مسئولیتی در نظر بگیرد، به کمک تکنیک تم روز، می‌تواند یک روز کامل در هر هفته را به هر مسئولیت خاص، اختصاص دهد.

مایک واردی (Mike Vardy)، بنیان‌گذار Productivityist، از تم روز به‌منظور تعیین تمرکز کلی خود برای هرروز بهره می‌برد. در شکل زیر نحوه تم روز برای هفته وی آمده است:

اختصاص هرروز به یک موضوع خاص، الگویی موفق از کار ایجاد می‌کند و با ذهنی سوئیچ‌کردن بین کارها را محدودتر می‌کند. واردی توضیح می‌دهد که تم‌بندی، وضوح ذهنی را به وجود می‌آورد که به او اجازه می‌دهد روی خانواده‌اش تمرکز کند.

چارچوب‌بندی زمان

بلوک‌بندی زمان و چارچوب‌بندی زمان اغلب به‌اشتباه شبیه ‌به هم فرض می‌شوند، اما یک تفاوت مهم بین آن‌ها وجود دارد. بلوک‌بندی زمان از شما می‌خواهد که بخش‌های خاصی از زمان را برای تمرکز روی یک کار یا فعالیت معین در نظر بگیرید. به‌عنوان‌مثال، “فردا از ساعت 9 تا 11 صبح روی اولین پیش‌نویس پست وبلاگ کارخواهم کرد.”

در مقابل، چارچوب‌بندی زمان از شما می‌خواهد که محدودیتی برای مدت‌زمانی که به یک کار خاص اختصاص می‌دهید، تعیین کنید. به‌عنوان‌مثال اگر بخواهیم مثال قبل را به کمک تکنیک چارچوب‌بندی انجام دهیم، به این صورت خواهد بود: ” اولین پیش‌نویس پست وبلاگ خود را فردا بین ساعت 9 تا 11 صبح به پایان خواهم رساند.”

این «باکس زمانی» که برخود تحمیل می‌کنید، شمارا مجبور می‌کند،کارآمدتر باشید؛ زیرا زمان محدودی برای اتمام کاردارید. این تکنیک می‌تواند یک راهکار سرگرم‌کننده برای به چالش کشیدن خود و بازی گونه‌سازی بهره‌وری باشد.

چرا بلوک‌بندی زمان این‌قدر مؤثر است؟

این تکنیک در ظاهر ساده به نظر می‌رسد، اما تأثیرات عمیقی بر ظرفیت شما برای انجام کارها دارد:

“کار عمیق” و متمرکز را ترویج می‌کند

کال نیوپورت، نویسنده کتاب کار عمیق، یکی از طرفداران بزرگ بلوک‌بندی زمان است. او هر شب 20 دقیقه را به برنامه‌ریزی، فردای خود اختصاص می‌دهد:

“گاهی اوقات مردم می‌پرسند که چرا برای چنین سطح دقیقی از برنامه‌ریزی به خودم زحمت می‌دهم. پاسخ من ساده است: این روش بهره‌وری بالایی ایجاد می‌کند. تخمین می‌زنم که یک هفته کاری 40 ساعته با بلوک‌بندی زمان، همان میزان خروجی یک هفته کاری با بیش از 60 ساعت که فاقد بلوک‌بندی است  را ارائه می‌دهد.”

وقتی زمان زیادی را برای کار بر روی یک پروژه یا مسئله یا کاری خاص، برنامه‌ریزی می‌کنید، به‌جای اینکه توجه خود را بر روی چند کار پخش‌کنید، تمام منابع ذهنی خود را روی یک‌چیز متمرکز می‌کنید. هرچه بیشتر «تک‌کاره باشید» ، عضلات ذهنی موردنیاز برای کار عمیق را قوی‌تر و تمرکز راحت‌تر خواهد بود.

نمونه بلوک‌بندی زمانی کارل نیوپورت، نویسنده کتاب کار عمیق

به شما در مهار بهتر کارهای سطحی کمک می‌کند

کار سطحی، معمولاً کارهای فوری هستند که برای رسیدن به اهداف بلندمدتان مهم نیستند و فقط باعث مشغول شدن شما می‌شوند. مثلاً انجام یکسری کاغذبازی یا پاسخ به همه ایمیل‌ها در حالیکه خیلی‌شان مهم نیستند. زمانی که برای کارهای سطحی یک باکس‌زمانی تعیین می‌کنید، محدودیت‌های واضحی را برای مدت‌زمانی که به آن اختصاص می‌دهید، در نظر می‌گیرید. به‌علاوه، گروه‌بندی وظایف مشابه باهم، هزینه جابجایی بین کارها را کاهش می‌دهد. با جمع‌کردن همه کارهای سطحی در یک یا دو بلوک زمانی مخصوص، می‌توان آن‌ها را به‌طور مؤثرتری انجام دهید و از بقیه روز کاری خود برای  انجام کارهایی با تأثیر بالا، محافظت کنید.

 

باعث آگاهی از نحوه گذران وقتتان می‌شود

اکثر مردم در مدیریت زمان بد هستند. از طرفی دیگر در برآورد زمان انجام وظایف بدتر نیز هستیم و تمایل داریم که آینده خودمان را بیش‌ازحد متعهد کنیم. بلوک‌بندی زمان شمارا مجبور می‌کند که با اولویت‌ها و تعهدات فعلی خود روبرو شده و در مورد نحوه گذراندن زمان محدود خودآگاه باشید. برای هر تعهد جدیدی که وارد زندگی خود می‌کنید، مجبور خواهید شد فضای فیزیکی (برای یک بلوک جدید) را در تقویم پیدا کنید. درنتیجه، هزینه گفتن «بله» ملموس‌تر شده و «نه» گفتن بسیار آسان‌تر می‌شود.

 

با کمال‌گرایی مقابله می‌کند

خطوط زمانی مربوط به بلوک‌ها، بدترین دشمن یک کمال‌گرا هستند. همیشه چیزی برای اصلاح و بهبود وجود دارد. فهمیدن زمان اتمام یک پروژه به پایان رسیده، دشوار است، به‌خصوص اگر هدف شما کمال مطلوب است. در برخی مواقع، باید بتوانید بگویید که «خوب کافی است» و ادامه دهید. دراین‌بین چارچوب‌بندی زمانی نیز می‌تواند با اعمال محدودیت‌های زمانی بر پروژه‌ها به شما کمک کند. اگر اغلب کارها را با تلاش برای بی‌نقص بودن همه‌چیز طولانی می‌کنید، یک باکس زمانی برای اتمام کار تعیین و به آن پایبند باشید.

 

کمک می‌کند تا اهداف خود را دنبال نمایید

دکتر تاد راجرز و دکتر کاترین آل. میلکمن در مقاله «فراتر از تصمیم خوب: ترغیب مردم به برنامه‌ریزی، پیگیری وظایف مهم را بهبود می بخشد» چندین مطالعه را بررسی کرده‌اند که از این ایده حمایت می‌کنند: «برنامه‌های مشخص به افراد کمک می‌کند تا اهداف خود را دنبال کنند. ”

از پیروی یک برنامه ورزشی گرفته تا برنامه‌ریزی واکسن آنفولانزا، افراد زمانی که مکان، تاریخ و زمان مشخصی را برای فعالیت یادداشت می‌کنند، بیشتر به تصمیم خود عمل می‌کنند. بااین‌حال، اکثر مردم به‌جای برنامه‌های مشخص، بر تصمیمات مبهم تکیه می‌کنند:

“عجیب اینکه ، زمانی که مردم  با عزم قوی شروع می‌کنند، اکثراً برنامه‌ریزی کمتری دارند. آن‌ها به‌اشتباه معتقدند که عزم قوی برای سوق دادن آن‌ها به انجام رفتارهای مطلوب کافی است و این باور، آن‌ها را از استفاده از استراتژی‌هایی که می‌تواند به تبدیل عزم به عمل کمک کند، باز می‌دارد”.

نکته اصلی: هنگامی‌که وظایف و اهداف خود را برنامه‌ریزی می‌کنید، به‌احتمال‌زیاد آن‌ها را دنبال خواهید کرد. بلوک‌بندی زمان، شمارا مجبور می‌کند برنامه‌های مشخصی تهیه کنید تا درنتیجه این اطمینان حاصل شود که هرروز برای رسیدن به اهداف خود، کار می‌کنید. همان‌طور که ویلیام فاکنر به‌طعنه می‌گوید:

«من فقط زمانی می‌نویسم که بهم الهام شود. خوشبختانه هر روز ساعت نه صبح می‌آید.»

 

نحوه به‌کارگیری تکنیک بلوک‌بندی زمان

اکنون‌که ماهیت بلوک‌بندی زمان را درک کردید، در ادامه نحوه به‌کارگیری آن با جزئیات کامل بیان‌شده است..

بلوک‌بندی زمان شامل 4 مرحله اصلی است که باید انجام گیرد:

• برنامه‌ریزی همه‌چیز
• تعریف بلوک‌های زمانی
• عمل به برنامه
• برسی و اصلاح

1-  برنامه‌ریزی همه‌چیز

این گام اول همه‌چیز را به حرکت درمی‌آورد. در این مرحله، از طریق یک طوفان فکری، کلیه کارهایی که فکر می‌کنید این هفته باید انجام دهید را لیست کنید. مسیر حرکت شما ازاینجا شروع می‌شود.

هنگامی‌که طوفان فکری را تمام کردید، احتمالاً متوجه خواهید شد که تعدادی از کارهای موجود در لیست، اولویت بالایی ندارند یا ضرب‌الاجل آن‌ها دور است. فعلاً این وظایف را کنار بگذارید و برنامه خود را به 3-5 وظیفه اولویت‌دار در روز محدود کنید.

این اولویت‌ها می‌توانند کارهای تکراری باشند که هرروز به آن‌ها رسیدگی می‌کنید، مانند پاسخ به ایمیل‌های مهم یا رسیدگی به تماس‌های مشتری. یا می‌توانند وظایفی باشند که هرچند وقت یک‌بار باید آن‌ها را انجام دهید، مثلاً انجام برخی کارهای فوری اداری، یا انجام تحقیقات برای پروژه جدیدتان.

درهرصورت، مطمئن شوید که این وظایف اولویت‌دار و اجتناب‌ناپذیر را در لیست کارهایتان مشخص کرده‌اید. حتی می‌توانید برآوردهای زمانی را برای هر کار تعیین کنید تا قدم بعدی آسان‌تر شود.

علاوه بر این، برای آسان‌تر کردن امور و در صورت امکان، می‌توانید این وظایف را به کارهای کوچک‌تر تجزیه کنید. به‌عنوان‌مثال، به‌جای اختصاص ۱ ساعت به کار «پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها»، تعداد ایمیل‌هایی را که در آن روزدریافت کرده‌اید بشمارید و ۵ دقیقه به هر ایمیل اختصاص دهید. به‌این‌ترتیب، از هدر دادن 10 دقیقه در یک ایمیل، و سپس عجله برای پایان دادن به ایمیل بعدی در 2 دقیقه (که منجر به خطاهای متعدد می‌شود) جلوگیری خواهید.

هنگامی‌که اولویت‌های خود را انتخاب و فهرست جامعی از کارها را تهیه کردید، زمان آن رسیده که بلوک‌های زمانی دقیقی را تعریف و در تقویم خود علامت‌گذاری کنید.

 

2- تعریف بلوک‌های زمانی

در این مرحله زمان یک مؤلفه اصلی است – باید تصمیم بگیرید:

• چه زمان‌هایی را باید بلوک‌بندی کرد (از طریق تعریف زمان‌های شروع و پایان مشخص)
• بلوک‌های زمانی چقدر طولانی باشند (از طریق تعیین زمان لازم برای یک وظیفه)

هنگام پاسخ به این سؤالات، به خاطر داشته باشید که دوره‌های زمانی و مدت‌زمان بهینه برای هر کار وجود دارد – فقط باید آن‌ها را درک کنید.

 

چه زمان‌هایی را باید بلوک‌بندی کرد

طبق علم ریتم‌های شبانه‌روزی، هر کاری را باید در زمان مناسب خودش انجام داد. درنتیجه زمان ایده آلی برای خواب، غذا خوردن، استراحت و انجام کارهای اولویت‌دار وجود دارد. بنابراین، هیچ‌وقت نمی‌یایید در طول روز 8 ساعت بخوابید و سپس از ساعت 3 صبح شروع به انجام کارهای اولویت‌دار کنید (البته مگر اینکه هیچ انتخاب دیگری نداشته باشید!).

اگر از قبل سابقه مطالعه یا کار کردن را داشته باشید، احتمالاً می‌دانید که زمان ایده‌آل شما برای کار کردن چه وقت است – زمانی که هوشیارترین، متمرکزترین و به‌احتمال‌زیاد کمترین حواس‌پرتی ممکن را دارید. این زمانی است که باید کارهای اولویت‌دار برای آن برنامه‌ریزی شود- کارهای دیگر، اعم از تجاری یا شخصی را در اطراف این بازه‌های زمانی «بهترین» برنامه‌ریزی کنید.

از طرف دیگر، می‌توانید مهم‌ترین، فوری‌ترین یا سخت‌ترین کار خود را در اول صبح برنامه‌ریزی کنید – این تمرین به‌عنوان «قورباغه قورت بده» شناخته می‌شود و این اجازه را به شما می‌دهد تا بقیه روز را برای انجام بیشتر کارهای خوشایند خالی کنید.

بلوک‌های زمانی چقدر طولانی باشند

طبق علم ریتم‌های اولترادیان(Ultradian rhythms)، ذهن افراد در چرخه‌های ۹۰ دقیقه‌ای کار می‌کند و طبق اصل محبوب پومودورو، باید روز کاری خود را به بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت تقسیم کنید.

 

این یعنی چی؟

خوب، اولاً، هرگز نباید بیش از 90 دقیقه برای یک بلوک زمانی تعریف کنید. علم نشان می‌دهد که نمی‌توانید بدون استراحت بیش از یک ساعت و نیم باکیفیت مناسب بر روی ادامه کار تمرکز کنید.

هم علم ریتم‌های اولترادی و هم تکنیک مدیریت زمان پومودورو اصرار دارند که استراحت‌های مکرر داشته باشید – حداقل به مدت 5 دقیقه بعد از هر جلسه کاری. اگر 90 دقیقه بدون توقف برای کار را خیلی زیاد می‌دانید، می‌توانید در عوض 25 دقیقه را برای بلوک‌های زمانی خود انتخاب کنید – این زمان به‌اندازه‌ای طولانی است که بتوانید کاملاً بر روی یک فعالیت متمرکز باشید و از طرفی به‌اندازه‌ای کوتاه هست که خسته نشوید.

یا، می‌توانید بسته به نوع کارهایی که انجام می‌دهید، این دو نوع بلوک زمانی تعیین‌شده را ترکیب کنید – ۹۰ دقیقه برای کارهای سخت‌تر و ۲۵ دقیقه برای کارهای یا دشواری کمتر.

البته این‌ها فقط برخی از پیشنهاد‌ها مبتنی بر علم برای بلوک‌های زمانی هستند. ممکن است بخواهید از بلوک‌های زمانی مخصوص به خود استفاده کنید. مثلاً 50 دقیقه کار و 10 دقیقه استراحت.

هنگامی‌که تصمیم گرفتید چگونه بلوک‌های زمانی خود را مدیریت کنید، به‌سادگی آن‌ها را به تقویم خود اضافه کنید.

3- طبق برنامه‌ای که تعیین کرده‌اید، عمل نمایید.

هنگامی‌که موارد موردنظر را انتخاب کردید و زمان و طول مدت آن را مشخص کردید، باید به تعهدات خود عمل کنید و برنامه را دنبال کنید.

با اولین بلوک زمانی خود شروع کنید. درزمانی که برای آن تعیین‌شده کار را شروع و در زمان پایان نیز آن را به اتمام رسانید. سپس تا زمان پایان برنامه زمانی تعیین‌شده، این عمل را تکرار کنید.

ممکن است این مرحله، ساده‌ترین بخش در فرآیند بلوک‌بندی زمان به نظر برسد. یعنی حالا قوانین اساسی را تعیین کرده‌اید و فقط باید طبق آن جلو بروید. اما این فرایند وقتی ساده و آسان خواهد بود که بلوک‌ها را بر اساس زندگی واقعی خود تعیین کرده باشید نه خواست و میل‌تان. اینجاست که به مرحله تجدیدنظر نیاز پیدا می‌کنید.

4- آزمایش  و تجدیدنظر

همان‌طور که شروع بکار بر روی بلوک‌های زمانی خود می‌کنید، بهترین این است که در حین انجام کار، زمان را برای آن‌ها ردیابی کنید – به‌این‌ترتیب، می‌دانید که آیا برخی از بلوک‌های زمانی خیلی کوتاه یا خیلی طولانی هستند  و در آینده می‌توانید آن‌ها را اصلاح و بهتر کنید.

به‌عنوان‌مثال، تمام وظایف خود را به بلوک‌های 25 و 90 دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید و نتایج ردیابی زمان، به شما می‌گوید که این کار در حدود 80 درصد مواقع کار می‌کند – اما از طرفی، متوجه می‌شوید که برخی از کارها بسیار بیشتر یا کمتر از آن زمان می‌برند.

به‌عنوان‌مثال، شاید متوجه شوید که جلسات مؤثر معمولاً 15 دقیقه طول می‌کشد و 10 دقیقه دیگر را در تلاش برای رسیدن به سقف زمانی تعیین‌شده ، هدر می‌دهید.

شاید متوجه شوید که 2 ساعت برای رفع اشکالات مهم برنامه خود وقت گذاشته‌اید، بنابراین برنامه شما نیم ساعت کوتاه می‌شود چون از قبل یک ساعت و نیم زمان برای آن گذاشته‌اید.

درهرصورت، باید رویکرد خود را تغییر دهید – دفعه بعد که یک برنامه زمانی ایجاد می‌کنید، از نتایج ردیابی زمان واقعی خود برای تعریف بلوک‌های زمانی کارها استفاده کنید. با ردیابی زمان، از قبل درک می‌کنید که این برنامه واقع‌بینانه است، بنابراین طبق آن کار را تمام خواهید کرد.

 

برخی از اشتباهات رایج در بلوک‌بندی زمان و نحوه اجتناب از آن‌ها

درحالی‌که بلوک‌بندی زمان ازنظر تئوری بسیار ساده است، اما در عمل، پایبندی به آن می‌تواند سخت باشد. در ادامه این بخش چند نکته وجود دارد که در به‌کارگیری موفق این تکنیک می‌تواند به شما کمک کند (و در این فرآیند غلامِ تقویم خود نشوید!):

 

خطای برآورد زمان

هرچه بیشتر از این تکنیک استفاده کنید به‌مرور قدرت برآورد دقیق زمان لازم برای انجام کارها در شما تقویت می‌شود. سعی کنید خطا را در برآوردها به حداقل برسانید مثلاً برای کارهایی که کوچک هستند بلوک‌های زمانی بزرگ تعیین نکنید یا برعکس. همچنین برنامه زمانی خود را طوری تنظیم کنید که در لابه‌لای آن زمان‌های اضافی برای اتمام یا انتقال بین کارها وجود داشته باشد. حتی می‌توانید “بلوک‌های شرطی” نیز داشته باشید که اگر از کار عقب افتادید، بتوانید آن‌ها را بکار ببرید.

برای ردیابی مدت‌زمان‌هایی که گذرانده‌اید و اینکه در هر زمان چه‌کاری انجام داده‌اید، می‌توانید از ابزارهای Toggl و RescueTime درگوشی موبایل یا کامپیوتر استفاده کنید.

خیلی سفت‌وسخت بودن

در طول روز امکان دارد اتفاق‌هایی پیش‌ آید و برنامه‌ریزی‌های شما به هم بریزد. ولی همواره به خاطر داشته باشید که برنامه شما یک راهنما برای افزایش تمرکز بر روی کارهای مهم است نه یک قرارداد الزام‌آور.

 

حتی استاد بهره‌وری، آقای کال نیوپورت نیز در صورت لزوم برنامه‌های خود را در طول روز با تغییر بلوک‌های زمانی اصلی و عوض کردن آن با برنامه‌های بروز شده، ویرایش می‌کند. مثلاً شکل زیر یک نمونه از تغییر برنامه وی می‌باشد.

 

آقای نیوپورت با این تغییرات در برنامه زمانی به چشم یک بازی رفتار می‌کند:

این نوع برنامه‌ریزی برای من مانند یک بازی شطرنج است که در آن بلوک‌های زمانی به‌گونه‌ای از هم جدا و مرتب می‌شوند که به نظر می‌رسد پروژه‌های کوچک و بزرگ همه باگذشت زمان در حال تکمیل شدن هستند.

بلوک‌های زمانی را به‌عنوان روشی انعطاف‌پذیر برای به چالش کشیدن خود ببینید، نه ابزاری سخت‌گیرانه برای تنبیه خود در صورت کوتاهی.

 

برنامه‌ریزی بیش‌ازحد برای اوقات فراغت

اگرچه گفته می‌شود که ایلان ماسک و بیل گیتس روزهای خود را تا آخرین دقیقه برنامه‌ریزی می‌کنند. اما  برنامه‌ریزی بیش‌ازحد اوقات فراغت، می‌تواند یک تمرین علیه خودتان باشد. مطالعات نشان داده‌اند که برنامه‌ریزی اوقات فراغت «اثر واقعاً تعدیل‌کننده‌ای» بر لذت کلی از فعالیت‌ها می‌گذارد.

بجای آن، می‌توانید بدون برنامه‌ریزی مشخصی برای نحوه گذران اوقات فراغت، زمان را برای جدا شدن از کار و استراحت بلوک‌بندی کنید. این عمل به شما این انعطاف‌پذیری را می‌دهد که در لحظه تصمیم بگیرید، قصد انجام چه تفریحی رادارید- با دوستان خود تماس بگیرید یا یک نوشیدنی بخورید؟ آن بازی جدید Xbox را بررسی کنید؟ مطالعه؟ هر تصمیمی که می‌گیرید، فقط به یاد داشته باشید که حداقل بخشی از وقت فراغت خود را آزاد نگه‌دارید.

 

نکات اضافی بلوک‌بندی زمان

در ادامه چند نکته مهم جهت به‌کارگیری مناسب‌تر تکنیک بلوک‌بندی زمان بیان‌شده است.

 

برای بلوک بندی زمان الگو (قالب) ایجاد کنید

بلوک‌بندی زمان‌بر روی تقویم کاری ممکن است زمان‌بر باشد. اما اگر برای آن الگوهای از پیش طراحی‌شده آماده کنید، می‌توانید فرایند انجام آن را تسریع کنید. می‌توانید از قبل بلوک‌های خالی که دارای زمان شروع و پایان هستند، ایجاد و آن‌ها را فقط با وظایفی که به شما محول شده، پرکنید.

 

برای فعالیت‌های روزمره خود، زمان‌هایی خالی در نظر بگیرید – برای مثال، زمان‌هایی را که می‌خواهید ورزش کنید، دوش بگیرید و یا صبحانه بخورید را رزرو کنید.

همچنین می‌توانید بازه‌های زمانی خالی را برای کارهای اولویت‌دار رزرو کنید. اگر بهترین زمان بیولوژیکی خود را از قبل، تعیین کرده باشید (بهترین زمان‌های زیستی که در آن حداکثر بهره‌وری و کارایی رادارید)؛ می‌دانید که مؤثرترین پنجره زمانی شما چه وقت است، و می‌توانید همواره این زمان‌های از پیش‌ساخته شده را برای کارهای اولویت‌دار خود رزرو کنید.

 

از تم روز استفاده کنید

شما می‌توانید کارهای مختلفی را در طول روز انجام دهید، یا می‌توانید برای روزهایتان یکتم  تعریف کنید که در آن روز تنها نوع خاصی از وظایف را انجام دهید. مدیرعامل توییتر، جک دورسی، از این روش پیروی می‌کند، بنابراین او کل سه‌شنبه‌ها را صرف فعالیت‌های مرتبط با محصول و کل چهارشنبه‌ها را به فعالیت‌های بازاریابی اختصاص می‌دهد.

به همین ترتیب، می‌توانید روزهای هفته خود را فقط برای کارهایی خاص بلوک‌بندی کنید. برای مثال، دوشنبه‌ها را برای جلسات و تماس‌های مشتری، سه‌شنبه‌ها برای فعالیت‌های تحقیقاتی و چهارشنبه‌ها را برای کارهای مدیریتی بلوک‌بندی کنید.

به‌این‌ترتیب، به‌طور کامل در یک نوع فعالیت متمرکز خواهید شد، از انجام چند کار خودداری می‌کنید و مطمئن خواهید شد که ابزار و موارد لازم برای این نوع کار رادارید.

انعطاف‌پذیر بمانید

از طریق پایبندی به یک برنامه سفت‌و‌سخت مطمئن می‌شود که همه موارد در دستور کار را انجام خواهید. اما اگر چیز غیرمنتظره‌ای بوجودآید، چه؟

برای جلوگیری از غافل‌گیری‌هایی که ممکن است برنامه‌هایتان را خراب ‌کند، مطمئن شوید که هرروز حداقل یک ساعت برای کارهای غیرمنتظره در نظر می‌گیرد. اگر اتفاق غیرمنتظره‌ای رخ دهد و توانستید بدون تغییر برنامه آن را رفع کنید چه‌بهتر و اگر هم نتوانستید، یک ساعت اضافی برای انجام کارهایی که عقب‌افتاده‌اند، خواهید داشت.

 

نمونه برنامه‌های بلوک‌بندی زمان

حال که مفاهیم و نکات ضروری درباره تکنیک بلوک‌بندی زمان را می‌دانید. به ابزارهایی مناسب جهت به‌کارگیری سریع‌تر و مؤثرتر این تکنیک دارید.

در کل، به موارد زیر نیاز دارید:

ردیاب زمان: جهت ردیابی میزان زمان واقعی صرف شده جهت انجام وظایف به آن نیاز دارید. این عمل به شما یک درک روشنی از  اینکه چقدر زمان برای اتمام هر فعالیت نیاز دارید را می‌دهد و بر اساس آن می‌توانید  بلوک‌های زمانی دقیق را در تقویم خود تعریف کنید.

برنامه‌های To-Do،  مدیریت وظیفه، سازمان‌دهنده یا برنامه‌ریز، برای کمک به درک بهتر و محافظت از وظایف اولویت‌دار شما در امروز یا هر دوره زمانی در آینده، کاربر دارند.

برنامه تقویم، ترجیحاً دارای ویژگی‌های تعیین مهلت زمانی و یادآوری باشد. این ابزار به شما کمک می‌کند بلوک‌های زمانی خود را برنامه‌ریزی کرده و مطمئن شوید که برای هر کاری که قصد انجام آن رادارید وقت خواهید گذاشت.

در ادامه این بخش، بهترین برنامه‌ها برای بلوک‌بندی زمان آمده است:

• Clockify : برنامه ردیابی زمان
• Google Calendar : برنامه تقویم کلاسیک
• do: یک برنامه مدیریت وظیفه همه‌کاره و دستیار تقویم
• Todoist : یک برنامه لیست وظایف
• Edo Agenda : برنامه سازمان‌دهنده تقویم کاری
• Fantastical 2 : برنامه تقویم برای سیستم عامل Mac
• Remember the Milk : برنامه مدیریت لیست وظایف و مدیریت آن‌ها
• DigiCal : برنامه‌ریز روزانه
• Things : برنامه مدیریت وظایف
• TimeBlocks : برنامه سازمان‌دهنده، تقویم و برنامه‌ریز
• Jorte : تقویم و سازمان‌دهنده شخصی
• Cozi : یک برنامه سازمان‌دهنده خانوادگی

 

به‌کارگیری بلوک‌بندی زمان در عمل 

با هر برنامه‌ای که ترجیح می‌دهید و در بالا نیز به فهرستی از آن‌ها اشاره شد و حتی با قلم و کاغذ، می‌توانید بلوک‌بندی زمان را بکار ببرید. اما در این بخش و به‌منظور نمایش نحوه به‌کارگیری بلوک‌بندی زمان از ابزار Todoist استفاده‌شده است.  در این مثال عملی نحوه به‌کارگیری سه نوع مختلف از بلوک‌بندی زمان تشریح شده است: دسته‌ای کردن وظایف، تم روز و زمان‌بندی وظایف فردی.

 

دسته‌ای کردن وظایف

دسته‌ای کردن وظایف درواقع یک نوع بلوک‌بندی زمانی سخت می‌باشد. این تکنیک:

• به‌منظور اختصاص یک بلوک زمانی به هر کار مشخصی کاربرد دارد
• می‌تواند در طول زمان خسته‌کننده و سخت باشد.

توصیه می‌شود، تکنیک دسته‌ای کردن وظایف را با بلوک‌بندی زمانی ترکیب کنید تا یک سیستم راحت‌تری داشته باشید. در این روش به‌جای یک بلوک زمانی برای هر کار فردی، یک بلوک زمانی برای مجموعه‌ای از وظایف که باهم دسته‌بندی‌شده‌اند، اختصاص داده می‌شود. در عمل به چه صورت خواهد بود:

ابتدا تصمیم بگیرید که کدام دسته از کارها باید در برنامه روزانه یا هفتگی شما قرار گیرند. به‌عنوان‌مثال، یک نویسنده آزادکار ممکن است فهرست دسته‌بندی زیر را داشته باشد:

• ایمیل
• کارهای مدیریتی
• فروش
• ملاقات
• تحقیق
• نوشتن
• توسعه‌های فردی
• یوگا
• آماده کردن غذا
• کارهای شخصی
• مطالعه
• وقت آزاد

حال، با برنامه تقویم موردنظر و یا یک‌قلم و کاغذ، بنشینید و بلوک‌های زمانی برای هفته آینده ایجاد کنید. این بلوک‌ها نشان‌دهنده زمان‌هایی خواهد بود که قصد انجام هر مجموعه کار رادارید. مطمئن شوید که به همه اولویت‌ها و تعهدات‌، فضای کافی در تقویم داده‌شده است. اگر متوجه شدید که برای یافتن فضا مشکل‌دارید و برای آن به‌زحمت می‌افتید، ممکن است لازم باشد تعهدات یا وظایف خود را کاهش دهید. نتیجه نهایی چیزی شبیه به این خواهد بود:

اگر برایتان سخت است که به برنامه دیجیتال خود پایبند باشید، توصیه می‌کنم روز خود را روی کاغذ برنامه‌ریزی کنید. حسن کاغذ در انعطاف‌پذیری آن است که به‌راحتی می‌توانید بخشی را پاک و یا اضافه نمایید و درنتیجه با تغییرات طول روز سازگارتر می‌شوید. علاوه بر این، باز نگه‌داشتن دفتر برنامه‌ریزی بر روی میز کارتان، می‌تواند به‌عنوان یک یادآور عمل کند که در هرلحظه باید بر روی چه وظیفه‌ای تمرکز نمایید.

اگر در یک شرکت با تقویم‌های کاری مشترک هستید، بهتر است که زمان‌های مربوط به کار عمیق و متمرکز را توسط بلوک‌بندی مشخص نموده تا از زمان‌های ملاقات و جلسات جدا باشد. آقای وین طراح اصلی شرکت ادوبی از این استراتژی استفاده می‌کند:

“در تقویم خود به دنبال بلوک‌های زمانی می‌گردم که بتوانم آن‌ها را برای “کار عمیق” در نظر بگیرم. گاهی اوقات برای ایجاد بلوک‌های پیوسته و طولانی‌تر، از بلوک جلسات کم می‌کنم و سپس بلوکی به نام «رزرو نکن» ایجاد می‌کنم، یا اگر احساس کنم آن را نادیده می‌گیرند، نام آن را به مواردی مثل «جلسه همکاری» یا «بررسی تحقیق» می‌گذارم، در این شرایط باید قدری حیله‌گر باشید.»

اکنون برای هر دسته، بلوک‌های زمانی دارید. اما هنوز باید بدانید که در زمان تعیین‌شده، باید روی کدام کار خاص – یا گروهی از وظایف – کارکنید. اینجاست که نیاز به یک  برنامه مدیر وظیفه مثل Todoist یا Any.do پیدا می‌کنید.

برای هر دسته‌ وظایفی که در مرحله اول تعیین کرده‌اید، یک برچسب بخصوص ایجاد کنید، سپس کلیه کارهای فعلی خود را مرور و برچسب مناسبی را به هر یک اختصاص دهید.

اکنون وقتی به یک بلوک زمانی می‌رسید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که لیست برچسب مربوطه را بالا بیارید و از میان وظایف موجود دست به انتخاب بزنید. در برنامه‌هایی مثل Todoist، به‌طور خودکار وظایف بر اساس تاریخ سررسید مرتب می‌شوند. درنتیجه به‌راحتی می‌دانید که در بلوک‌های زمانی بعدی باید روی چه وظایفی تمرکز کنید.

 

هرچند برچسب زدن به هر وظیفه می‌تواند مفید باشد. بااین‌حال، احتمالاً متوجه خواهید شد که لازم نیست همه دسته‌ها از طریق برچسب‌زنی ردیابی شوند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است در نظر داشته باشید که بجای استفاده از برنامه‌های مدیریت وظیفه جهت ردیابی کارهایی مثل جلسات یا کلاس‌های تمرینی، از تقویم استفاده کنید. همان‌طور که قبلاً گفتم، نباید زمان آزاد خود را بیش‌ازحد برنامه‌ریزی کنید. گزینه‌های خود را آزمایش و بررسی کنید تا بفهمید چه چیزی برای شرایط خاص شما منطقی است.

 

به‌کارگیری تم روز

اگر از بلوک‌بندی زمان استفاده می‌کنید، ولی حس عدم تمرکز و پراکنده بودن کارها رادارید، شاید بخواهید موضوع‌بندی یا تم روز را امتحان کنید. البته برای فیلم راهنمای جامع‌تر این تکنیک می‌توانید این دوره آموزشی رایگان را ملاحظه کنید.

برنامه‌ریزی بلوک‌های زمانی برای وظایف بخصوص

اگر می‌خواهید برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید، همواره می‌توانید بلوک‌های زمانی جداگانه برای هر وظیفه بخصوصی ایجاد کنید.

جهت استفاده از تم روز در برنامه‌های مدیر وظیفه، کافی است در طول بررسی هفتگی خود، با تایپ کردن مواردی مانند «هر دوشنبه ظهر» یا «هر جمعه ساعت 9 صبح» برای وظایف بخصوصی، تاریخ یا زمان بخصوصی جهت شروع آن بدهید. ابزارهایی مثل Todoist به‌طور خودکار تاریخ را تشخیص داده و در هنگام ذخیره‌سازی آن را تنظیم می‌کند.

اکنون وقتی نمای روزانه یا هفتگی خود را در تقویم بازکنید، هر یک از وظایف را که به‌عنوان رویدادهای جداگانه (در قالب بلوک) برنامه‌ریزی‌شده‌اند، خواهید دید. می‌توانید بلوک‌های زمانی را در تقویم خود توسعه داده و کوتاه کنید یا ویرایش و جابجا نمایید. از طریق اتصال برنامه تقویم با ابزار مدیریت وظیفه، هر تغییری در برنامه تقویم یا ابزار برنامه‌ریز ایجاد کنید، به‌طور خودکار باهم همگام‌سازی می‌شوند.

 

شاید فکر کنید که برنامه‌ریزی روزها و هفته‌ها از قبل، می‌تواند باعث اتلاف زمان گران‌بهایتان شود اما وقتی تقویم خود را کنترل نمی‌کنید، به‌راحتی اجازه می‌دهید عوامل حواس‌پرتی بر شما مسلط شوند. با تصمیم‌گیری و تعیین اینکه چه‌کاری را در روز یا هفته آینده انجام دهید، در زمان و انرژی ذهنی خود صرفه‌جویی می‌کنید.

به مدت یک هفته تکنیک بلوک‌بندی زمان و دسته‌بندی وظایف را امتحان کنید و ببینید چه احساسی از به کنترل گرفتن دوباره‌ی زمان و توجه خوددارید.