دستهای کردن کارها چیست؟
دستهای کردن کارها یا دستهای کار کردن یک تکنیک مدیریت زمان است که شامل گروه‌بندی وظایف مشابه به هم و تخصیص یک‌زمان مشخص برای اتمام همه آن‌ها و یا کار کردن بر روی آن‌ها تا رسیدن به یک پیشرفت مشخص است. درواقع هدف اصلی دستهای کردن کارها به حداقل رساندن حواس‌پرتی برای جریان کاری است که باعث افزایش تمرکز، توجه به جزئیات و بهره‌وری می‌شود.
وقتی‌که فهرستی از وظایف کوچک دارید این احتمال وجود دارد که یکی از آن‌ها را انجام داده و بعد بروید سمت تلگرام یا اینستاگرام. سپس یک کار سادۀ دیگر را از لیست بررسی و کتابی را برای مطالعه بردارید. جدا کردن موارد موجود در فهرست کارهایتان از طریق دستهای کردن آن‌ها، به شما کمک می‌کند تا برخلاف چندوظیفگی، تمام توجه خود را به آن وظایف خاص اختصاص دهید.
دلیل کارایی دستهای کردن کارها
اغلب افراد، موفقیت را در دسته‌بندی کارها می‌بینند، زیرا باعث حذف چندوظیفگی می‌شود. چندوظیفگی یا پرداختن به بیش از یک کار به‌طور هم‌زمان، یک قاتل بهره‌وری است. این حرف من نیست و چندین تحقیق مختلف این را ثابت کرده‌اند که چندوظیفگی باعث از بین رفتن بهره‌وری می‌شود:
- چندوظیفگی می‌تواند باعث افت 40 درصدی در بهره‌وری شود.
- افرادی که دچار وقفه شده‌اند و مجبورند توجه خود را بین کارها تعویض کنند، بیش از 50 درصد طول می‌کشد تا یک کار را انجام دهند.
- چندوظیفگی باعث ایجاد 50 درصد خطا در حین اتمام یک وظیفه می‌شود.
ایجاد ساختارها و محدودیت‌ها (هرچند مصنوعی) باعث می‌شود بدون شکستن جریان‌های کاری، خیلی راحتر غرق در یک کار یا مجموعه‌ای از وظایف شوید.
چه کسی از دستهای کردن کارها استفاده کند؟
زیبایی دستهای کارکردن در این است که تقریباً هرکسی می‌تواند از آن استفاده کند – بدون توجه به شغل، صنعت یا نوع زندگی. هرکسی که به دنبال یک روز پربار باشد بطویکه در پایان روز احساس رضایت کند، باید دستهای کردن کارها را در تکنیک‌های مدیریت زمان بگنجاند.
دسته‌ای‌کردن کارها می‌تواند برای جداسازی هر کاری استفاده شود، اما اغلب کارها را می‌توان در دودسته سطحی و عمیق قرارداد.
کار سطحی، فعالیتی است که سریع و آسان باشد و به انرژی زیادی نیاز ندارد.
کار عمیق یک پروژه طولانی است که به زمان و انرژی بسیار بیشتری نیاز دارد.
هنگام دسته‌بندی، می‌توانید گروهی مشابه از وظایف سطحی را پیدا و آن‌ها را در یک بازه زمانی مشخص انجام دهید. از سوی دیگر، می‌توانید زمان خاصی را برای انجام یک کار عمیق در نظر بگیرید. درهرصورت، به‌کارگیری این روش باعث افزایش تمرکز بر روی کارها می‌شود و درنتیجه از زمان خود نهایت استفاده را می‌برید.
در اینجا چند نشانه برای استفاده از دسته‌ای‌کردن کارها بیان‌شده است:
- برایتان سخت است که روی یک کار تمرکز کنید
- به‌راحتی حواستان پرت می‌شود
- محیط کارتان پر از مزاحمت است
- به‌طور منظم وظایف خاصی را تکرار می‌کنید
- اکثر کارهای معمولی‌تان مرتبط به هم هستند و می‌توان آن‌ها را باهم دسته‌بندی کرد
نحوه استفاده از دسته‌ای‌کردن کارها
فرایند به‌کارگیری تکنیک دستهای کردن کارها به‌صورت زیر است.
1- تعیین وظایف
ابتدا و قبل از دستهای کردن کارها، نیاز به بررسی نوع وظایف دارید. این قدم در کل شامل نوشتن فهرستی از کارهاست که از طریق آن بتوانید یک تصویر واضح از روز/هفته/ماه خود به دست آورید. اگر قصد دارید از روش دستهای کردن کارها برای وظایف شغلی و شخصی استفاده کنید، آن‌ها را جدا از هم نگه‌دارید.
2- وظایف را دسته‌بندی کنید
با فهرستی که پیش روی‌تان خواهد بود، پیدا کردن کارهای مرتبط به هم راحت است. به یاد داشته باشید که محدودیتی برای قرار دادن تعداد وظایف در یک دسته خاص وجود ندارد، اما باید یک چارچوب زمانی واقع‌بینانه درنظر بگیرید. حتی اگر دستهای کردن وظایف به افزایش تمرکز کمک کند، نمی‌توان برای مدت طولانی بدون استراحت و یا خوردن و آشامیدن متمرکز بمانید.
فرض کنید 30 کار مشابه دارید و تخمین می‌زنید که انجام آن‌ها 3 ساعت طول می‌کشد. این مدت‌زمان زیادی برای تمرکز کامل است. در چنین مواردی، هیچ اشکالی ندارد که آن وظایف را به دودستۀ متشکل از 15 وظیفه تقسیم کنید که هرکدام یک ساعت و نیم طول بکشد و بین هر دسته نیز نیم ساعت استراحت داشته باشید.
3- روند خود را ارزیابی کنید
بعدازاینکه کارهای دسته‌بندی‌شده را کامل کردید، نحوه انجام داده آن‌ها را ارزیابی نمایید. البته این کار کمی زمان و تمرین نیاز دارد و احتمال اینکه بعد از یک‌بار انجام دستهای کارها در آن ماهر شوید، پایین است. پس از چند بار انجام آن، در مورد خودتان (به‌عنوان یک انجام دهنده تکنیک) اطلاعات بیشتری کسب خواهید کرد.
واقعاً چقدر می‌توانید متمرکز بمانید؟ (این زمان برای همه یکسان نیست). آیا نقطه مطلوبی برای تعداد کارهایی که می‌توانید در آن بازه زمانی انجام دهید، وجود دارد؟ آیا ترتیب خاصی وجود دارد که بخواهید آن را دنبال کنید؟ آیا ترجیح می‌دهید ابتدا کارهای بزرگ را انجام دهید یا کوچک؟
نظرات کاربران