راهکارهایی به منظور مدیریت بهینه اطلاعات

حاضرم شرط ببندم که اکثر شما هم یک خوره‌ی اطلاعات هستید. شما کوهی از اطلاعات را جمع‌آوری و قبل از اقدام، همه جزئیات را مطالعه می‌کنید.

اما این سطح از آمادگی باعث افزایش کیفیت و کارایی می‌شود. مثلاً اگر در حال نوشتن کتابی در مورد بازی گلف هستید و یک سال را صرف تحقیق در مورد تمام جنبه‌های بازی می‌کنید، احتمالاً کتاب شما بسیار خوب خواهد بود. از طرف دیگر امکان دارد، این زمان‌های اضافی که برای نوشتن کتاب هزینه می‌کنید ارزش سرمایه‌گذاری را ندارد زیرا صدها کتاب درزمینه گلف، از قبل نوشته‌شده‌اند و سود چندانی برای نویسندگان آن‌ها نداشته است.

ابتدا، بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه بار اطلاعاتی می‌تواند به‌طور جدی بر زندگی شما تأثیر بگذارد. سپس بر روی نحوه مدیریت بهینه اطلاعات تمرکز می‌کنیم.

5 عواقب وحشتناک خوره بودن اطلاعات

یکی از بدترین چیزها در مورد تبدیل شدن به یک خوره این است که متوجه آن نمی‌شوید و زمانی هم که متوجه مشکل می‌شوید، دیگر مغزتان آموزش دیده تا دائماً به دنبال راه‌حلی برای برطرف‌کردن احساس اشتیاق بی‌نهایت درون‌تان باشد.

مهم نیست که معتاد به اطلاعات باشیم یا کوکاین. مغز نسبت به عادات جدید بسیار حساس است. به همین دلیل ترک عادت‌های بد سخت است.

متقاعد نشده‌اید که خوره اطلاعات یک مشکل جدی است؟ در ادامه این مطلب چند تأثیر منفی جریان اطلاعات بر روی زندگی، بیان شده است.

شماره 1 – زمان ارزشمندی را از دست می‌دهید

وقتیکه خوره اطلاعات هتید، همواره احساس نیاز به بررسی و مطالعه یک منبع آموزشی جدید در شما وجود خواهد داشت. هرچند دقیقاً می‌دانید، خواندنِ یک مقاله بیشتر یا تماشای یک فیلم آموزشی دیگر، تفاوت چندانی ایجاد نمی‌کند. اما باز هم این کار را انجام می‌دهید.

مشکل این است که زمان زیادی را در اختیار دارید. نحوه استفاده از آن زمان، نوع سبک زندگی شما را تعیین می‌کند. اگر این زمان باارزش را در جستجوی اطلاعات بیهوده هدر دهید، کمتر برای انجام کارها و یا گذراندن وقت با خانواده فرصت خواهید داشت.

این فکر همیشه باید در ذهن شما باشد.

شماره 2 – بی‌تفاوت پول خرج می‌کنید

همه منابع آموزشی رایگان نیستند. این خیلی واضح است.

من از روی تجربه این مطلب را می‌نویسم. احتمالاً خودم هم در طول چند سال گذشته کلی پول برای تهیه دوره‌های آموزشی، کتاب‌های الکترونیکی و راهنماهای مختلف هزینه کرده‌ام.

البته که یکسری مطلب جدید یاد گرفتم. اما آیا همه این اطلاعات جدیدی که یاد گرفتم ضروری و حیاتی بودند؟ خیر

بگذارید واضح‌تر بگویم… گاهی اوقات، بهترین راه برای یادگیریِ نحوه انجام کاری، خرید کتاب یا گذراندن دوره آموزشی در مورد آن موضوع است. اما اگر مقدار زیادی پول نقد را صرف ده‌ها محصول آموزشی ‌کنید که فقط یک موضوع را پوشش می‌دهند، وقت آن است که کارت بانکی خود را کنار بگذارید. در عوض، همین منابعی که از قبل در اختیار دارید را بررسی کنید.

شماره 3 – زمان بیشتری برای آماده‌سازی و ارائه محصول، صرف می‌کنید

استیو جابز زمانی گفته بود: «هنرمندان واقعی محصول را می‌فرستن».

او در مورد ارسال محصول صحبت می‌کرد. منظور این است که مهم نیست چقدر خلاق هستید. اگر محصولی برای ارائه و تحویل نداشته باشید، فرصت‌های زیادی را از دست می‌دهید.

معتاد اطلاعاتی بودن نقطه مقابل ارائه و تحویل محصول است. در این حالت بیش از حد مشغولِ جمع‌آوری منابع، خواندن مقالات و تماشای آموزش‌های ویدئویی برای تولید و ارائه می‌شوید که اصل قضیه را فراموش می‌کنید.

شماره 4 – با تجزیه و تحلیل زیاد دچار فلج می‌شوید

هرچه اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کنید، احتمال کمتری دارد که بر اساس آن عمل کنید.

غیر منطقی به نظر می‌رسد، اینطور نیست؟ هرچند فکر می‌کنید که داشتن منابع بیشتر باعث می‌شود که تمایل زیادتری به اقدام داشته باشید. اما در واقع برعکس است.

هرچه اطلاعات بیشتری وجود داشته باشد، نیاز بیشتری به تجزیه‌و‌تحلیل دارید تا در نتیجه صحت این حجم از اطلاعات را تأیید کنید.  احتمال دارد چندین هفته بگذرد اما هرگز به نقطه‌ای نرسید که احساس راحتی در انجام کار داشته باشید.

این فلج در تحلیل اطلاعات است.

باعث از بین رفتن بهره‌وری و درآمد شما می‌شود. همچنین زمانی را که می‌توانید با خانواده و دوستان خود بگذرانید، به‌هدر می‌رود.

5- پول کمتری در می‌آورید

شما فقط زمانی پول در می‌آورید که اقدام کنید.

اگر یک طراح وب هستید، با طراحی وب‌سایت، درآمد کسب می‌کنید، نه با یادگیری نحوه طراحی وب سایت.

اگر نویسنده هستید، با نوشتن و فروش کتاب درآمد کسب می‌کنید، نه با یادگیری نحوه نوشتن کتاب.

اگر یک طراح جواهرات هستید، از فروش آثار خود درآمد کسب می‌کنید، نه با یادگیری نحوه خلق آنها.

اضافه بار اطلاعاتی، شما را از فروش محصول و کسب درآمد بیشتر باز می‌دارد. در واقع زمان صرف شده برای یادگیری، زمانی است که نمی‌توان از آن برای ایجاد و ارائه محصول استفاده کرد و اگر چیزی برای تحویل و ارائه نداشته باشید، کسی به شما پول نمی‌دهد.

نکته اصلی اینجاست: یاد بگیرید کارهایی که می‌خواهید و باید انجام دهید را شروع کنید. اما به دنبال کسب اطلاعات اضافی نباشید.

همانطور که قول داده بودم، در ادامه یک فرآیند 8 مرحله‌ای ساده برای خوره اطلاعاتی درونی‌تان ارائه می‌دهم. این فرایند برای متمرکز نگه داشتن و همچنین تشویق به انجام کار طراحی شده است. هر زمان که نیاز به یادگیری چیز جدیدی داشتید از این فرآیند استفاده کنید.

گام اول: آنچه را لازم است بدانید، مشخص کنید.

فرض کنید، کتاب شما به گلف‌بازان مبتدی نشان می‌دهد که چگونه امتیاز خود را بهبود دهند. قرار نیست به انواع کفش‌هایی که باید بپوشند یا وسایلی که باید بخرند، بپردازید. شما افراد حرفه‌ای را هدف قرار نمی‌دهید.

در عوض، به تازه‌کاران نشان می‌دهید که چگونه توپ را به توپ بزنند و یا حرکات اولیه را انجام دهند.

در نتیجه کتاب خود را بر روی موارد و مفاهیم اولیه متمرکز نمایید و مطالعات خود را هم محدود به همین مطالب کنید. دیگر لازم نیست در مورد موارد پیشرفته که برای نگارش کتاب‌تان اهمیت چندانی ندارند، متمرکز شوید.

گام دوم: قالب اطلاعات مورد نظر را انتخاب کنید

هر کس تا حدودی متفاوت یاد می‌گیرد.

مثلاً خودم بیشتر متن را ترجیح می‌دهم. ممکن است شخص دیگری ویدیو را ترجیح دهد. یا شاید افراد دیگری پادکست را دوست داشته باشند.

در این مرحله، قالبی که برای یادگیری و آموزش انجام کار ترجیح می‌دهید را مشخص کنید.

اشکالی ندارد که بیش از یک مورد را انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگرچه ترجیح می‌دهم بیشتر کتاب بخوانم، اما اگر هنگام نوشتن کتاب گلف، ویدیوها را نادیده بگیرم، اشتباه است. تماشای توپ، چیپ و درایو گلف، می‌تواند دانش من را در مورد فرم مناسب و انجام آن، افزایش دهد.

گام سوم: یک مخزن برای منابع جمع آوری شده ایجاد کنید

تحقیق شما به دو بخش تقسیم می‌شود:

• جمع آوری مقالات و فیلم‌ها
• خواندن یا تماشای منابع جمع‌آوری شده

شما به راهی برای سازماندهی منابع خود نیاز دارید. ساده‌ترین روش این است که یک پوشه در مرورگر خود ایجاد کنید. هر زمان که به مقاله یا ویدیویی برخورد کردید که مرتبط با تحقیق شماست، فقط آن را در پوشه مربوطه نشانه‌گذاری کنید.

توصیه می‌کنم داخل این پوشه دو زیرپوشه دیگر اضافه کنید: یکی برای مقالات و دیگری برای ویدیوها. در کل من طرفدار سروسامان دادن منابع و مطالب هستم.

گزینه دیگر استفاده از ابزارهایی مثل OneNote و یا Evernote است. یک “یادداشت” جدید ایجاد کنید و کلیه آدرس سایت‌ها و عناوین مورد نظر را در آن کپی کنید. مطمئن شوید که یادداشت را به درستی برچسب‌گذاری کنید تا بتوانید به راحتی آن را جستجو کنید.

همچنین می‌توانید در این ابزارها از قابلیت Clipper برای ذخیره‌سازی مقالات و ویدیوها در حساب کاربری خود استفاده کنید. با استفاده از این قابلیت دیگر مجبور نخواهید بود URLها و عناوین را به صورت دستی کپی کنید.

برخی از افراد دوست دارند از یک RSS Reader برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده کنند. بنظرم این روشی سخت برای جمع آوری و سازماندهی منابع است. اما باز اگر به این روش علاقه دارید، می‌توانید از آن استفاده کنید.

ابزار مورد علاقه من برای سازماندهی تحقیقاتم OneNote Microsoft است. ابزاری رایگان و ساده که در کلیه دستگاه‌های از جمله گوشی موبایل، تبلت، لپ‌تاپ قابلیت نصب و اجرا را دارد.

گام چهارم: شروع به جذب اطلاعات کنید

اکنون مجموعه‌ای از منابع را گردآوری کرده‌ایم، حال زمان آن است که مرحله اول فرآیند تحقیق (جمع آوری اطلاعات) را به پایان برسانیم.

در این مرحله لازم است که منابع اضافی را نادیده بگیرید. اگر به مقاله یا ویدیوی دیگری برخورد کردید، آن را نادیده بگیرید. احتمال اینکه به نسبت منابعی که قبلاً جمع‌آوری کرده‌اید، جزئیات و اطلاعات بسیار کمی ارائه دهد.

اکنون زمان آن است مطالبی که در مرورگر خود نشانه‌گذاری کرده‌اید یا در OneNote سازماندهی شده‌اند را مرور کنید. مقالات را بخوانید و فیلم‌های آموزشی را تماشا کنید. در طول مسیر یادداشت برداری کنید.

برخی از جزئیات مهمتر از بقیه خواهند بود. از سوی دیگر، احتمالاً می‌توانید اطلاعاتی را که اهمیت کمتری دارند نادیده بگیرید. مثلاً اگر کتاب را برای افراد مبتنی می‌نویسید لازم نیست به مطالب پیشرفته توجه زیادی نمایید.

این مرحله بسته به سطح اطلاعاتی که می‌خواهید پوشش دهید، ممکن است ساعت‌ها و یا هفته‌ها طول بکشد.

گام پنجم: یک چک لیست موارد ضروری ایجاد کنید

فرض کنید در رابطه با موضوع مورد تحقیق، 25 مقاله و 15 ویدیو پیدا کرده‌اید. حتماً بین این مطالب همپوشانی زیادی وجود دارد در نتیجه قصد دارید، نکات اصلی را جمع‌آوری کنید.

یک چک لیست موارد ضروری ایجاد کنید که جزئیات ارائه شده در هر منبع را بصورت خلاصه داخل آن بنویسید.

چک لیست موارد ضروری اطلاعات اضافی را حذف می‌کند. این امر باعث ساده‌تر شدن روند نوشتن می‌شود و در نتیجه می‌توانید بخش‌های مورد نظر را سریعتر کامل کنید.

به یاد داشته باشید، هدف آماده‌سازی و تحویل است.

مرحله ششم: اطلاعات را فوراً بکار ببرید.

یادگیری واقعی با بکارگیری آن اتفاق می‌افتد. هر چه زودتر اطلاعات حاصل از تحقیقات را بکار ببرید، سریع‌تر و موثرتر آن را یاد خواهید گرفت.

همچنین می‌توانید آن را برای مدت طولانی‌تری حفظ کنید.

شاید وسوسه شوید که از این مرحله بگذرید. اما نباید ارزش آن‌را دست‌کم بگیرید. ورود به یک حوزه و بکارگیری اطلاعات جدید، تجربه عملی مورد نیاز برای نوشتن کتاب یا یک تحقیق جدید را با قدرت بیشتری به شما می‌دهد.

مرحله هفتم: چک لیست موارد ضروری را بایگانی کنید

این ساده‌ترین مرحله از کل فرآیند یک کار تحقیقاتی است.

چک‌لیستی که در مرحله 5 ایجاد کردید را بایگانی نمایید و در جایی قرار دهید که بتوانید بعداً به آن دسترسی پیدا کنید.

من شخصاً دوست دارم یک نسخه چاپ شده از چک لیست را داشته باشم و همچنین یک نسخه را در  فضای ابری نگه دارم. نسخه چاپ شده برای ارجاع سریع عالی است. می‌توانم در چند ثانیه همه چیز را بررسی کنم. نسخه «ابری» هم زمانی مفید است که دور از میز کارم کار می‌کنم – در این حالت به راحتی و بصورت آنلاین می‌توانم به چک لیست دسترسی پیدا کنم.

البته توصیه می‌کنم که از Evernote یا OneNote نیز برای آرشیو چک لیست خود استفاده کنید. این ابزارها قابلیت‌های مفیدی مانند برچسب‌گذاری را دارند که جستجو و پیداکردن آن‌ها را سریعتر می‌کنند.

مرحله هشتم: به شخصی آموزش دهید

اگر واقعاً می‌خواهید نحوه انجام کار مورد تحقیق را یاد بگیرید، بهترین راه‌ آموزش چگونگی انجام آن است. در واقع آموزش یک موضوع به شخصی دیگر باعث تثبیت آن در ذهن می‌شود. مطالعات متعدد نشان داده‌اند که آموزش به دیگران عملکرد ما را بهبود می‌بخشد.

اگر شخصی که به وی آموزش می‌دهید دچار اشتباه شود، این یعنی احتمالاً مشکل از شماست.

مثلاً برای آموزش یادگیری گلف و برای تثبیت مواردی که یاد گرفته‌اید می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:

• یک ویدیوی کوتاه از خود در حال انجام آن ضبط و در یوتیوب آپلود کنید.
• گزارش کوتاهی بنویسید که جزئیات گام به گام را توضیح دهد.
• یک آموزش در مورد نحوه انجام بازی گلف برای وبلاگ خود ایجاد کنید.
• یک دوست را به زمین گلف ببرید و نحوه انجام بازی گلف را نشان دهید.

به یاد داشته باشید، ایده پشت این فرآیند 8 مرحله‌ای این است که خوره اطلاعات درونی خود را گرسنه نگه دارید. این امر شما را تشویق می‌کند که از تحقیق به اقدام عمل کنید.

به این ترتیب بازدهی بیشتری خواهید داشت و اگر یک کسب و کار دارید از این طریق درآمد بیشتری کسب می‌کنید.