قانون پارکینسون
آیا تا حالا پیش آمده که پروژ‌ه‌ای را تا دقایق آخر به عقب بیاندازید، با علم به اینکه، به اتمام رساندن آن فقط چند دقیقه زمان نیاز دارد؟ در بهترین حالت فقط یک به تعویق انداخت بوده اما در عمل، این قانون پارکیسنون نیز می‌باشد: وقتیکه زمان کافی برای یک کار دارید یا آن را به آهستگی تا پایان زمان موردنظر انجام می‌دهید و یا آن را به عقب انداخته و دقیقاً قبل از موعد مقرر تمام می‌کنید. متأسفانه تعیین ضرب‌الاجل همواره باعث افزایش بهره‌وری نمی‌شود، اما درک قانون پارکینسون و یافتن راه‌هایی برای غلبه بر آن، امکان‌پذیر است. در این راهنما، نحوه عملکرد قانون پارکینسون و ترفندهایی جهت انجام کار در زمان کمتر، بیان‌شده است.
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون بر پایه این ایده است که کار به‌اندازه زمان تخصیص داده‌شده به آن، طول می‌کشد. این قانون می‌تواند هنگام مدیریت مهلت‌های کاری یا پروژه‌ها وارد عمل شود. به‌عنوان‌مثال، به شما مهلتی دوهفته‌ای برای تکمیل پروپوزالِ یک پروژه داده می‌شود. ممکن است با دانستن اینکه زمان کافی دارید، آسوده باشید. بااین‌حال، ضرب‌الاجل طولانی، باعث می‌شود که برای تکمیل کار بیشتر از حدِ لازم وقت بگذرانید، یا آن را به تعویق بیندازید و درست قبل از موعد مقرر آن را کامل کنید. به‌عبارت‌دیگر، کار به‌اندازه زمانی که برای آن در نظر گرفته‌اید، گسترش می‌یابد.
چه کسی قانون پارکینسون را ارائه داد؟
سیریل نورث پارکینسون، تاریخ‌نگار بریتانیایی است که در زمان حیات خود (1909 تا 1993 میلادی) نزدیک به 60 کتاب نوشت و به‌قدری در کار خودش دقیق و منظم بود که درنهایت توانست یک کتاب مدیریتی به نام «قانون پارکینسون» بنویسد. او در این کتاب بیشتر به توهم‌های مدیریتی می‌پردازد. خودش از نزدیک شاهد بروکراسی موجود در سازمان‌های بریتانیایی بود و به همین خاطر تصمیم گرفت با نوشتن کتاب، راهکاری برای کاهش این کاغذبازی و دیوان‌سالاری ارائه دهد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای خصوصی تلاش می‌کنند که این اصل را رعایت و بهره‌وری کسب‌وکار خود را تا حد امکان افزایش دهند.
چرا کار به‌اندازه زمان در دسترس، گسترش می‌یابد؟
تحقیقات نشان می‌دهند هنگام دریافت یک وظیفه، به‌جای فکر کردن در مورد اینکه برای انجام آن چقدر زمان نیاز داریم، درواقع در مورد میزان زمانِ در دسترس برای اتمام آن، فکر می‌کنیم. نتیجه این تفکر به هدر رفتن زمان و جریان‌های کاری کم بازده است. اغلب به همین دلیل است که ما به‌عنوان یک انسان، احساس می‌کنیم باید تمام زمانی را که برای انجام یک کار در اختیارمان قرار می‌دهند را بکار بگیریم، حتی اگر این کار به زمان زیادی نیاز نداشته باشد.
چگونه بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟
می‌توان از استراتژی‌های خاصی برای غلبه بر قانون پارکینسون و استفاده بهتر از زمان، بهره برد. هنگامی‌که به کارهایتان این اجازه را نمی‌دهید که به‌اندازه کل زمانتان گسترش یابد، درنتیجه می‌توانید از زمان باقیمانده برای استراحت یا انجام کارهای دیگر استفاده می‌کنید.
1- کارهایتان را بصورت استراتژیک برنامه‌ریزی کنید
وقتیکه از قبل کارهایتان را بصورت استراتژیک برنامه‌ریزی می‌کنید، احتمال به تعویق انداختن کار کمتر شده و همچنین به‌احتمال‌زیاد به شیوه‌ای کارآمد کارخواهید کرد. ایجاد یک برنامه می‌تواند به شما در مدیریت زمان، ارزیابی مدت‌زمان انجام وظایف و برنامه‌ریزی آن‌ها کمک کند.
در برنامه خود باید موارد زیر را مشخص کنید:
- اهداف SMART
- فهرستی از وظایف و اقدامات
- جدول زمانی برای اتمام
- منابعی که نیاز خواهید داشت
- تاریخ‌های بخصوصی که در آن‌ها پیشرفتتان را بررسی کنید
همچنین می‌توانید یک برنامه استراتژیک گسترده‌تر برای اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود ایجاد کنید. این کار احتمالاً به شما انگیزه می‌دهد تا در کار بازدهی بیشتری داشته باشید.
2- مهلت‌های زمانی خود تحمیلی
اولین قدم برای غلبه بر قانون پارکینسون، تعیین مهلت‌های زمانی توسط خودتان است. به‌جای اینکه به این ذهنیت فکر کنید که “چقدر وقت دارم؟” بر روی برآورد میزان زمان واقعی برای انجام کار فکر کنید و بر اساس آن ضرب‌الاجل خود را تعیین کنید.
برای تعیین زمان موردنیاز برای یک کار، ابتدا:
- نیازمندی‌های پروژه را درک کنید. برای تعیین مدت‌زمان موردنیاز برای یک پروژه نیاز به یک درک وسیع از نیازمندی‌های آن پروژه است. این مرحله شامل ایجاد فهرستی از تمام وظایف فرعی و فعالیت‌های پروژه اصلی است.
- بر اساس نیازمندی‌های پروژه، وظایف و فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنید. هنگامی‌که فهرستی از نیازمندی‌های پروژه را تهیه کردید، می‌توانید لیست کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و تعیین نمایید که کدام وظایف مهم‌ترین و/یا پیچیده‌ترین هستند. باید کارهایی که بیشترین زمان را لازم دارند در بالای لیست قرار دهید.
- تصمیم بگیرید چه کسی را درگیر کارکنید: اگر بخش‌هایی از پروژه به کمک همکاران نیاز دارد، باید یک ارزیابی درباره افراد درگیر در پروژه داشته باشید. تماس با گروه کاری در ابتدای پروژه، بعداً می‌تواند در وقت شما صرفه‌جویی کند.
- زمان خود را برآورد: اکنون باید درک کاملی از اینکه چه کسی، چه چیزی و به چه صورت در پروژه آینده شما نقش دارد، داشته باشید. حال می‌توانید بر اساس حجم کاری و سطح بهره‌وری شخصی خود، تخمین‌های واقعی از زمان لازم برای انجام پروژه، انجام دهید.
درباره وظایفتان به‌عنوان اهداف کوتاه‌مدت فکر کنید. از این طریق آن‌ها را سریع‌تر تمام می‌کنید و از این زمان اضافه می‌توانید برای کارهای دیگر استفاده کنید.
3- به‌کارگیری باکس‌بندی زمان
باکس‌بندی زمان یک استراتژی انجام فعالانه کارها است که به شما در از بین بردن تعلل، بازیابی بهره‌وری ازدست‌رفته و افزایش تمرکز بر روی کارهای مهم، کمک می‌کند. در واقع باکس‌بندی زمان شامل تعیین هدف برای به پایان رساندن یک کار در یک بازه زمانی بخصوص است. وقتیکه در شروع یک کار در مورد مدت‌زمان آن برنامه‌ریزی می‌کنید، درباره آن کار آگاهانه‌تر عمل می‌کنید. از این روش می‌توانید برای برنامه‌ریزیِ وظایف فردی، کمک به گروه خود برای سازمان‌دهی یا مدیریت مؤثرتر جلسات استفاده کنید.
4- به‌کارگیری تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو مانند باکس‌بندی زمان است و شامل دوره‌های کاری متمرکز با وقفه‌های کوتاه می‌باشد که هدف آن افزایش بهره‌وری و کاهش خستگی ذهنی است. این تکنیک از دوره‌های کاری 25 دقیقه‌ای و استراحت‌‌های پنج‌دقیقه‌ای برای به حداکثر رساندن تمرکز استفاده می‌کند.
پنج قدم اصلی تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان به شرح زیر است:
- ایجاد یک فهرست از کارهای مرتب‌شده بر اساس اولویت
- تنظیم یک زمان‌سنج بر روی 25 دقیقه
- کارکردن بر روی وظیفه انتخابی در طول 25 دقیقه
- انجام یک استراحت 5 دقیقه‌ای
- بعد از هر چهار پومودورو، استراحت به مدت 15 تا 30 دقیقه
5- استفاده از ابزارهای مدیریت کار
استفاده از یک ابزار مدیریت کار، روشی عالی است برای سازمان‌دهی روز کاری، برنامه‌ریزی مهلت‌های زمانی شخصی و اطمینان از اینکه زمان کافی برای مدیریت اولویت‌های خود دارید. همچنین می‌توانید برای کارهای تیمی یا پروژه‌های شخصی، یک لیست to-do برای در مسیر قرار گرفتن پروژه تهیه کنید.
اگر می‌خواهید کنترل زمان را در دست گرفته و میزان کار قابل انجام را افزایش دهید، غلبه بر قانون پارکینسون ضروری است. اگر کارها را قبل از مهلت تعیین‌شده به پایان برسانید، می‌توانید از این زمان اضافی برای پیشرفت در کار یا استراحت استفاده کنید. هدف این است که کارآمدتر باشید، نه اینکه خودتان را مجبور به اضافه‌کاری کنید.
با استفاده از قانون پارکینسون در زمان کمتر،کارهای بیشتری انجام دهید
هنگام درک قانون پارکینسون و نحوه عملکرد آن، می‌توانید از آن به نفع خودتان استفاده کنید. به کمک استراتژی‌های مناسب ازجمله برنامه‌ریزی فعال، تعیین ضرب‌الاجل‌های شخصی و اولویت‌بندی وظایف، می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و به تعادل بهتری بین کار و زندگی دست‌یابید.
نظرات کاربران