آیا تا به حال فکر کرده‌اید که زمان‌تان چگونه سپری می‌شود؟
آیا تا به حال شده در پایان روز و بعد از خاموش کردن کامپیوتر یا بستن لپتاپ با خودتان فکر کنید «ای بابا! تا اندازه‌ای که فکر می‌کردم نتوانستم به کارهایم برسم!»
فکر میکنم پاسخ مثبت است. البته این را بدانید که تنها نیستید. اکثر افراد نمی‌توانند به درستی زمان خود را مدیریت کنند و اجازه می‌دهند به راحتی زمان از دست‌شان برود.
این ناراحت کننده است. در واقع اتلاف وقت به معنای، داشتن زمان کمتر برای انجام کارهایی است که مهم هستند. همچنین می‌تواند به معنای درآمد کمتر و استرس بیشتر باشد. این راه زندگی کردن نیست، مخصوصاً وقتی حل این مسئله راحت است.
راه حل ساده است: باید زمان خود را ردیابی (رهگیری) کنید!
ردیابی زمان یکی از مهمترین کارهایی است که میتوانید برای افزایش یا حتی حفظ بهره‌وری خود انجام دهید. مشکل این‌جاست که میتوان به سادگی از آن غافل شد. نوشتن زمان شروع و پایان هر فعالیت در طول روز کار راحتی نیست. بدتر آن که، اگر به آن عادت نکرده باشید به راحتی فراموش میکنید.
خوشبختانه، برنامه‌های کاربردی زیادی برای ردیابی زمان وجود دارند. بعضی از آنها رایگان و تعدادی نیز پولی هستند.
خودم شخصاً اهل کاغذ و قلم هستم. اما بسیاری از افراد دوست دارند از ابزارهای و برنامه‌های کاربردی برای این منظور استفاده کنند. این دسته از افراد از کار با برنامه‌ها روی گوشی و لپتاپ لذت می‌برند. بر همین اساس در این مقاله شش برنامۀ کاربردی ردیابی زمان مورد بررسی قرار گرفته است.
شمارۀ 1: Toggl
از بین برنامه‌های کاربردی موجود، خودم بیشتر از همه کار کردن با Toggl را ترجیح می‌دهم. این برنامه دقیقاً همان کاری که لازم است را انجام میدهد: ردیابی زمان. این برنامه ساده بوده و فاقد ویژگیهای گرافیکی اضافه و پیچیدگی خاصی است.
Toggl داده‌ها را بر اساس پروژه سازماندهی میکند. فقط کافی است که نام پروژه را تایپ یا از فهرست پروژه‌های موجود، یکی را انتخاب کنید. دکمۀ شروع را زده و شروع به کار کنید. وقتی فعالیت مورد نظر را تکمیل کردید یا نیاز به استراحت داشتید، دکمۀ توقف را بزنید
در اوایل بکارگیری ابزار Toggl مرتباً فراموش می‌کردم که دکمه‌ها را بزنم. ویژگی مناسبی که این برنامه دارد، قابلیت وارد کردن دستی زمان‌های ازدست رفته است. در نتیجه میتوانید اشتباهات کوچک‌تان را رفع و دقت داده‌ها را بالا ببرید.
همچنین این برنامه قادر است بصورت آماری و در قالب نمودارهای گرافیکی، زمان‌های از دست رفته یا زمان‌هایی که مشغول بکار بوده‌اید را نشان دهد. در نتیجه براحتی میتوانید میزان زمان‌های سپری شده برای هر پروژه را مورد بررسی قرار دهید.
Toggl یک نسخۀ رایگان و یک نسخۀ پولی (5 دلار در ماه) دارد. همچنین این برنامه مستقل از پلتفرم است. یعنی میتوانید آن را بر روی هر سیستم عاملی از جمله اندروید، ویندوز، IOS و حتی مرورگر خود اجرا کنید.
شمارۀ 2: RescueTime
RescueTime فعالیت شما را به صورت آنلاین ثبت میکند.
این ابزار بیشتر در حالتی مفید است که زمان زیادی را در شبکه‌های اجتماعی مثل تلگرام و یا اینستاگرام سپری میکنید. این برنامه با جزئیات زیادی به شما نشان میدهد که چه زمان‌هایی را تلف کرده‌اید (یعنی چقدر بر روی کارهای غیرمرتبط وقت می‌گذارید). در واقع RescueTime دقیقاً به شما نشان میدهد (بر حسب دقیقه) که چقدر زمان را بر روی یک برنامه بخصوص (مثلاً اینستاگرام) صرف کرده‌اید.
همچنین این برنامه قادر است زمان سپری شده برای برنامه‌های کاربردی مختلف را نشان دهد، مثلاً زمان صرف شده برای ایمیل، برنامه‌های صفحه گسترده (Excel)، و یا تعداد کلمات تایپ شده در Word.
RescueTime از آنچه که تصور میکنید، منعطف‌تر است. میتوانید به آن بگویید که در چه زمانی باید ردیابی فعالیت خود را شروع کنید (مثلا ساعت 8 صبح)، و یا متوقف کند (6 بعد از ظهر). میتوانید فعالیت‌ها را به دسته‌بندی‌های خاصی اختصاص دهید. برای مثال، ممکن است اینستاگرام را در دسته‌بندی خاصی به نام زمان استراحت قرار دهید. همچنین میتوانید اهدافی را برای ردیابی بهره‌وری خود تعیین کنید به اینصورت که پس از گذشت مدت زمان تعیین شده برای یک برنامه یا یک سایت بخصوصی به شما هشدار دهد (مثلاً بعد از 45 دقیقه کارکردن با اینستاگرام).
برنامه RescueTime قابلیت‌های بسیار زیادی دارد که در این مقاله نمی‌توان به همه آنها پرداخت. اگر بنظرتان این برنامه جالب است آن‌را امتحان کنید و قطعاً بخوبی می‌تواند زمان‌هایتان را ردیابی کند.
مانند Toggle، یک نسخۀ رایگان و یک نسخۀ پولی دارد (ماهانه 9 دلار).
این برنامه را نیز میتوان بر روی هر سیستم عاملی از جمله اندروید، ویندوز، IOS و حتی مرورگر خود اجرا کنید.
شمارۀ 3: Chrometa
Chrometa بسیار شبیه به RescueTime است. فعالیت‌های شما را ردیابی میکند. کارایی این ابزار فقط ردیابی سایت‌هایی که بازدید کرده‌اید، نیست بلکه فعالیت‌هایی که روی کامپیوتر نیز انجام داده‌اید را ردیابی میکند.
به عنوان مثال، اگر چندین بار در روز از اینستاگرام بازدید میکنید، Chrometa این زمان را ثبت میکند. اگر بر روی ابزارهای صفحه‌گسترده مثل اکسل کار میکنید، زمان‌های آن را نیز ثبت میکند. اگر یک ایمیل به دوست خود می‌فرستید، Chrometa زمان آن را نیز ردیابی خواهد کرد.
یکی از معایب Chrometa عدم وجود نسخه رایگان می‌باشد. بدتر از آن این است که برای استفاده باید بصورت ماهیانه هزینه پرداخت کنید. هزینه‌های این برنامه با توجه به نوع پلن‌های انتخابی بصورت زیر است:
- حساب‌کاربری استارت‌آپ: 12 دلار در ماه
- حساب‌کاربری پایه: 19 دلار در ماه
- حساب‌کاربری ویژه: 29 دلار در ماه
با حساب‌کاربری استارت‌آپ فقط میتوان Chrometa را روی یک دستگاه اجرا کرد. اگر می‌خواهید از این برنامۀ کاربردی روی گوشی آیفون یا کامپیوترتان هم استفاده کنید، به حساب پایه نیاز دارید.
شخصاً عملکرد Chrometa را خیلی دوست دارم. با این برنامه میتوان کارهای زیادی را در ارتباط با مدیریت زمان انجام داد. اما برای اهداف من این برنامه بیش از حد سخت‌گیرانه و در عین حال پرهزینه است.
با این حال در کشورهای پیشرفته، بسیاری از کسب و کارهای کوچک برای ردیابی زمان کارکنان‌شان از این ابزار استفاده می‌کنند و کارایی آن را تحسین کرده‌اند. بنابراین اگر یک کسب و کار را راه اندازی و می‌خواهید بدانید کارکنان‌تان زمان‌های خود را چطور سپری می‌کنند، 19 دلار در ماه احتمالاً سرمایه‌گذاری خوبی است.
خبر خوب آن است که Chrometa مستقل از پلتفرم است، یعنی میتوانید آن را بر روی هر سیستم عاملی از جمله اندروید، ویندوز، IOS و حتی مرورگر خود اجرا کنید.
شمارۀ 4: ATracker
ATracker یک برنامۀ کاربردی ساده است که من را به یاد Toggl می‌اندازد. این برنامه یک واسط کاربری متفاوت دارد و همچنین مجموعۀ مختلفی از ویژگی‌ها را ارائه میدهد، اما استفاده از آن واقعاً ساده و راحت است.
این برنامه هر فعالیتی که روی آن کار میکنید را ردیابی خواهد کرد. همچنین می‌داند که شما نمی‌توانید همزمان بر روی دو یا چند فعالیت مختلف کار کنید در نتیجه اگر روی برنامه صفحه گسترده کار میکنید و یکدفعه روی یک فعالیت جدید کلیک کنید، مثلاً بروزرسانی حساب‌های رسانۀ اجتماعی، ATracker به صورت خودکار زمان را برای برنامه صفحه گسترده متوقف میکند.
این بسیار هوشمندانه است.
به کمک ATracker میتوانید اعلان‌هایی را تنظیم کنید که به شما دربارۀ وظایف و فعالیت‌های خاصی یادآوری کند. همچنین میتوانید روند یک فعالیت را مرور و در صورت نیاز تغییراتی در آن اعمال کنید.
خبر خوب؟ این برنامه رایگان است.
خبر بد؟ این برنامه فقط روی سیستم‌عامل IOS اجرا می‌شود. یعنی فقط میتوانید روی iPhone، iPad و iPod از آن استفاده کنید (البته در زمان نگارش این مقاله).
شمارۀ 5: Hours
در طول چند سال گذشته، برنامه Hours توجه زیادی را به خود جلب کرده است. دلیل خوبی هم دارد: این برنامۀ کاربردی کوچک زمان شما را از طریق یکی از سادهترین و جذاب‌ترین واسطهایی که تا به حال دیده‌اید، ردیابی میکند.
زمانی که یک پروژه را تعیین میکنید، با یک کلیک ساده، برنامه شروع می‌شود. Hours زمان شما را ردیابی، گزارش‌ها را ثبت و همچنین گزارش یک فعالیت را تولید میکند. به کمک این برنامه میتوانید اعلانها و زمان‌سنج‌هایی را تنظیم و همچنین داده‌هایتان را روی یک فایل CSV دانلود یا به PDF تبدیل کنید.
با توجه به اینکه در این ابزار فعالیت‌ها دارای کدگذاری رنگی هستند، این قابلیت باعث می‌شود که شناسایی فعالیت‌های خاص راحت‌تر باشد. همچنین می توانید با مراجعه به جدول زمانی در بالای صفحه، پیشرفت خود را بررسی کنید.
تیمی که Hours (Tapity) را ایجاد کرده می‌داند که طراحی واسط کاربری چقدر مهم است. این تیم جایزۀ با ارزش Apple Design را در سال 2011 برای یک برنامۀ کاربردی به نام Grade دریافت کردند. این اتفاقی نبوده است. Hours نیز واقعاً ظاهر و حس متفاوتی دارد.
در حین نوشتن این مقاله، این برنامه رایگان است. اما ممکن است بصورت مقطعی باشد. چون دیدهام که به قیمت 99/4 دلار نیز به فروش رسیده است. مانند ATracker، Hours نیز فقط از iOS پشتیبانی میکند. این یعنی فقط با iPhone، iPad و iPod میتوان از آن استفاده کرد.
شمارۀ 6: OfficeTime
OfficeTime یک برنامۀ کاربردی پرقدرت در در زمینه ردیابی زمان است، که تا حدی به Chrometa شباهت دارد. اما دارای ویژگیهای متفاوتی است.
علاوه بر ردیابی زمان فعالیت‌ها و ثبت زمان؛ این برنامه قادر است داده‌ها را بر اساس پارامترهای مختلفی سازماندهی کند و همچنین برای مرتب‌سازی‌های شخصی میتوان خروجی آن را به ابزارهای صفحه گسترده مانند اکسل، وارد کرد. علاوه بر این، قادر است نمودارهای جذاب و رنگی ایجاد کند که نشان دهد، زمان خود را چگونه سپری کرده‌اید.
اگر یک آزادکار (فریلنسر) هستید و می‌خواهید برای مشتریان خود فاکتور ارسال کنید (با توجه به زمان صرف شده روی پروژه وی)، شاید قابلیت صورت‌حساب OfficeTime برایتان جذاب باشد. البته ویژگی عالی نیست، اما کار بزرگی را انجام میدهد.
یکی از معایب آن واسط کاربری نسخه دسکتاپ است که کار با آن کمی مشکل است. اما نسخۀ IOSخیلی خوب به نظر می‌رسد (با وجود آن که به اندازۀ Hours مناسب نیست).
OfficeTime هم برای ویندوز و هم برای Mac در دسترس است. هزینۀ هر دو نسخه 47 دلار است. خبر خوب آن است که نیازی به اشتراک ماهیانه ندارید. این برنامه یک نسخه برای IOS دارد (iPhone، iPad و iPod) که میتوانید آن را از اپ استور دانلود کنید. در زمان نگارش این متن، این نسخه رایگان است.
در کل بنظرم OfficeTime گزینه‌ها و ویژگیهای زیادی دارد که بعضاً چندان هم کاربردی نیستند. استفاده از آن مثل این است که هوس یک برش پیتزای ساده کنید ولی با 10 نوع پیتزا، سالاد و نوشیدنی مختلف مواجه شوید. این یک برنامۀ کاربردی عالی است، اما ویژگی‌ها و قابلیت‌های اضافه زیادی دارد.
روش قدیمی کاغذ و قلم
همان طور که قبلاً اشاره کردم، خودم استفاده از روش کاغذ و قلم را برای ثبت زمان ترجیح می‌دم. این روش بهم انعطاف‌پذیری لازم را میدهد و نیازی به استفاده و نصب برنامۀ کاربردی روی تلفن همراه یا لپتاپ ندارد. بعد خیلی راحت داده‌ها را در برنامه اکسل وارد و بصورت دلخواه مرتب میکنم.
شاید این نوع سیستمِ ردیابی زمان برای همه مفید نباشد ولی برای من که خیلی عالی عمل می‌کنه.
در اینجا پیشنهاد می‌دم…
ابتدا سیستم کاغذ و قلم را امتحان کنید. اگر آن را دوست نداشتید، Toggl را امتحان کنید و اگر آیفون دارید، Hours یا ATracker را بکار بگیرید.
ساده شروع کنید و اگر برنامه‌های کاربردی فوق متناسب با نیازهای‌تان نیستند، RescueTime را امتحان کنید. اگر احساس میکنید ویژگیهای مهم و ضروری را ندارند، Chrometa یا OfficeTime را بررسی کنید.
به این ترتیب از ساده به پیچیده، جلو برید. به خاطر داشته باشید که هدف اصلی ردیابی زمان‌تان است، به طوری که بدانید در حد امکان بازدهی خوبی دارید یا خیر. مبهوت رنگ و لعاب این برنامه‌های کاربردی نشوید!
نظرات کاربران