هشت راهکار برای غلبه بر تعلل

خوب، همه به‌نوعی با اهمال‌کاری و تعلل دست‌وپنجه نرم می‌کنیم، چراکه یک ویژگی منحصربه‌فرد انسانی است و اغلب کارهایی را که امروز می‌توانیم انجام دهیم به فردا موکول می‌کنیم.

اگر انگیزه کافی برای یک عمل وجود داشته باشد، این کار را سریع انجام خواهیم داد. برای مثال، اگر به یک بیماری شدید مبتلا شوید، بدون تعلل دست‌به‌کار شده و به بیمارستان می‌روید؛ در اینجا، انگیزه شما پایان دادن به درد و جلوگیری از آسیب دائمی به بدن است.

اما اگر انگیزه به‌اندازه کافی بزرگ نباشد، منتظر می‌مانیم تا این انگیزه به وجود آید.

در واقع همه یک تعلل‌کننده درونی داریم و همین امر به معنای واقعی کلمه می‌تواند زندگی را خراب کند! به تعویق انداختن کارها فقط حجم کاری شمارا افزایش نمی‌دهد. این امر به‌نوبه خود، سطح استرس را افزایش می‌دهد، درآمد را محدود می‌کند و زمانی را که باید برای خانواده یا سرگرمی موردعلاقه خود سپری کنید، کاهش می‌دهد.

اما در این مطلب خبر خوبی برای شما دارم: می‌توانید با نیروی تعلل خود مبارزه و آن را شکست دهید. تنها کاری که باید انجام دهید، جایگزینی عادت‌های جدید و مناسب بجای عادت‌های فعلی می‌باشد.

به وظایفی که بدون فکرکردن انجام‌شان می‌دهید، دقت کنید. به‌عنوان‌مثال، قبل از رفتن به رختخواب، دندان‌های خود را مسواک می‌زنید. در حقیقت این را می‌دانید که مسواک نزدن منجر به پوسیدگی دندان‌ها می‌شود؛ اما این دلیلی نیست که شمارا به مسواک زدن سوق می‌دهد؛ بلکه این کار را انجام می‌دهید زیرابه یک “عادت” تبدیل‌شده است. ممکن نیست این عمل را به تعویق بیندازید؛ مسواک زدن به بخشی از روال زندگی شما تبدیل‌شده است.

امروز، قصد دارم چندین نکته دیگر را با شما در میان بگذارم. موارد زیر، هشت راه­کار پیشنهادی برای غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارهاست. از این پیشنهاد‌ها برای ایجاد عادات جدید در جهت افزایش بهره‌وری و کارایی استفاده کنید.

پیشنهاد شماره 1: گام نخست را بردارید

خیلی ساده به نظر می‌رسد، درسته؟ اما این راه­کار را دست‌کم نگیرید. برداشتن اولین قدم از هر کاری می‌تواند به شما انگیزه لازم برای تکمیل آن را بدهد.

در ادامه یک مثال شخصی رو می‌آورم:

خودم در سال 2005 به‌طور تصادفی با وردپرس آشنا شدم. می‌خواستم از آن برای راه‌اندازی یک وبلاگ استفاده کنم، اما نمی‌دانستم چگونه این کار را انجام دهم.

در کل، در دنیا دو نوع آدم وجود دارد. نوع اول آن‌هایی هستند که آستین‌ها را بالا می‌زنند تا کاری که بلد نیستند را یاد بگیرند؛ نوع دوم نیز کسانی هستند که به کار می‌نگرند، سرشان را تکان می‌دهند و آن را به نقطه‌ای در آینده موکول می‌کنند.

من سعی کردم نحوه استفاده از وردپرس را یاد بگیرم؛ کار غول‌پیکری به نظر می‌رسید! ویژگی‌هایی که اکثر میزبان‌های وب امروزی  ارائه می‌دهند، وجود نداشت؛ باید فایل‌ها را دانلود می‌کردید، از زیپ باز می‌کردید، موارد مناسب را انتخاب می‌کردید، آن‌ها را به سرور میزبان خود ftp می‌کردید، و پس از آنلاین شدن، تازه شروع کار بود. چندین ماه طول کشید تا این کار را انجام دهم. نه به این دلیل که سخت بود. انسان‌ها می‌توانند انجام هر کاری را یاد بگیرند، بنابراین مشکل این نبود. مشکل این بود که این کار را به تعویق انداختم زیرا به نظرم سخت و وقت‌گیر می‌رسید.

خیلی وقت تلف کردم…

این چیزی است که باید انجام می‌دادم: فقط بر روی انجام اولین مرحله کار تمرکز کنید. با وردپرس، اولین مرحله دانلود فایل‌ها بود. حتی یک کاربر ساده می‌توانست این کار را انجام دهد. وقتی فایل‌ها را دانلود کردم، مرحله بعدی باز کردن آن‌ها بود؛ یعنی فقط از حالت فشرده خارج کردن  فایل. بازهم، این آپولو هوا کردن نیست. شما به معنای واقعی کلمه می‌توانید این کار را در 5 ثانیه انجام دهید.

سپس می‌توانستم روی مرحله بعدی تمرکز کنم: انتخاب فایل‌هایی که باید به سرور ftp منتقل کنم. این کمی سخت‌تر از مراحل قبلی است، اما نه خیلی. با احتساب زمان موردنیاز برای تحقیق در مورد فایل‌هایی که باید انتخاب شوند، می‌توانستم این مرحله را در حدود 3 دقیقه تکمیل کنم. خوب؛ من چندین ماه را به تعویق انداختم؛ و برای کاری که می‌توانستم در 30 دقیقه انجام دهم، کلی زمان تلف شد.

پس،  باهوش‌تر از من باشید. دفعه بعد که قصد به تعویق انداختن کاری را داشتید، روی انجام اولین قدم تمرکز کنید. حواستان به کار باشد و کمی شتاب بگیرید.

پیشنهاد شماره 2: ورودی‌های حسی را محدود کنید

هر چه مغز شما بیشتر با محرک‌های ورودی درگیر شود، به‌احتمال کمتری کار را شروع می‌کنید. درواقع مغز انسان این‌طوری کار می‌کند؛ و محرک‌های زیاد، ما را در حالت انفعال قرار می‌دهند.

این روزها، رایج‌ترین ورودی‌های حسی: رسانه‌های اجتماعی، یوتیوب، موسیقی، گوشی‌های هوشمند و تلویزیون هستند. تا زمانی که مغز با آن‌ها درگیر باشد، شمارا از انجام‌وظیفه بازمی‌دارند.

برای شکست دادن عامل تعلل درونی، محرک‌های ورودی را تا جای ممکن حذف یا به حداقل برسانید.

پیشنهاد شماره 3: عواقب انجام‌ندادن کار را در نظر بگیرید

هر عملی نتیجه‌ای دارد؛ این خیلی واضح است. اگر به کسی سیلی بزدید، انتظار داشته باشید که درازای آن سیلی (یا بدتر) دریافت کنید.

اما برای تعلل و انفعال نیز پیامدهایی وجود دارد. وقتی کاری به بعد موکول می‌شود، یک واکنش زنجیره‌ای از وقایع شروع می‌شود که در مقطعی در آینده بر زندگی شما تأثیر منفی می‌گذارد.

مثلاً…..

فرض کنید رئیس شرکت به شما نیاز دارد تا یک گزارش سود و زیان را تا انتهای روز به پایان برسانید. این کار خسته‌کننده است، بنابراین طبیعتاً کار را به تعویق می‌اندازید. بجای آن به اینستاگرام می‌روید، به دوستان خود پیام می‌فرستید و ویدیوهای خنده‌داری را در یوتیوب تماشا می‌کنید.

رئیس به گزارش نیاز دارد، ولی فعلاً زمان زیادی دارید. بنابراین به مسخره‌بازی ادامه می‌دهید و به تعلل‌کننده درونی خود اجازه می‌دهید روز شما‌را اداره کند.

اما فرض کنید الان ساعت 4 بعدازظهر است و شما گزارش سود و زیان را دست‌کم گرفته‌اید و به زمان خیلی بیشتری برای تکمیل آن نیاز دارید. حالا دو گزینه دارید. ابتدا، می‌توانید به رئیس بگویید که او فردا گزارشش را دریافت خواهد کرد؛ دوم اینکه می‌توانید تا دیروقت بمانید و تا زمانی که گزارش تکمیل شود، کارکنید.

گزینه شماره 1 ممکن است باعث اخراج شما شود؛ بنابراین گزینه 2 را انتخاب می‌کنید.

ازآنجایی‌که تا دیروقت در دفتر می‌مانید، باید بعد از کار، از معاشرت با دوستان خود صرف‌نظر کنید. اگر متأهل هستید، ممکن است مجبور شوید شام با همسر و فرزندانتان را از دست دهید. این‌ها پیامدهای بی‌عملی و تعلل شما در طول روز است. معطل کردید و حالا وقت آن است که بهای آن را بپردازید. زمانی که می‌خواهید کاری را به تعویق بیندازید، لحظه‌ای به عواقب آن فکر کنید. همین امر به‌تنهایی باید به شما انگیزه دهد که آستین‌ها را بالا بزنید و دست‌به‌کار شوید.

پیشنهاد شماره 4: کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید

این راهکار مرتبط با مورد اول (“گام نخست را بردارید”) است.

هر کاری که انجام می‌دهید را می‌توان به کارهای کوچک‌تر تقسیم کرد. درحالی‌که کار بزرگ می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد، کارهای کوچک‌تر در مقایسه، آسان به نظر می‌رسند. برای مثال فرض کنید در حال نوشتن یک کتاب هستید. این‌یک پروژه بزرگ است. نوشتن بیش از 100 صفحه به برنامه‌ریزی و تلاش زیادی نیاز دارد. جای تعجب نیست که بسیاری از افراد که می‌خواهند نویسنده شوند در شروع کار شکست می‌خورند. خوب، واقعاً دلهره‌آور است!

اما فرض کنید کار نوشتن یک کتاب را به کارهای کوچک‌تر تقسیم می‌کنید. مدیریت و رسیدگی به آن بسیار ساده‌تر می‌شود. به‌جای «نوشتن یک کتاب »، می‌توانید روی نوشتن یک‌فصل در یک‌زمان مشخص تمرکز کنید. یا فقط یک بخش از یک‌فصل در یک‌زمان معین.

برای نگارش یک کتاب کامل، به‌صورت متوالی کار نمی‌کنید؛ بلکه در عوض، هر بخش را یکی پس از دیگری تکمیل می‌کنید. با این روش می‌توانید پس از اتمام یک کتاب، کتاب بعدی را هم شروع کنید.

این راه‌کار بسیار قدرتمند است.

تقسیم وظایف بزرگ به کارهای کوچک‌تر به مغز اجازه می‌دهد، تمرکز کند. در این حالت از پروژه‌ای که در دست دارید، احساس خستگی نمی‌کنید و درنتیجه تمایل بیشتری به شروع کارخواهید داشت.

پیشنهاد شماره 5: شریک مسئولیت‌پذیری

اگر خودتان تنها کسی هستید که اهداف و مقاصدتان را می‌دانید، به تعویق انداختن آن واقعاً آسان است. از این گذشته، اگر کار را هم به پایان نرسانید، هیچ‌کسی شمارا سرزنش نمی‌کند زیرا این‌یک موضوع خصوصی است.

اما فرض کنید یک دوست می‌داند که شما در حال انجام چه‌کاری هستید. او درنهایت از شما در مورد پیشرفتتان می‌پرسد. در این حالت حساسیت به کار، بیشتر می‌شود و اگر تعلل کرده‌ باشید باید  آن را بپذیرید.

یا می‌توانید دروغ بگویید، اما فرض بر این است که دروغ گفتن جزء گزینه‌ها نیست، زیرا هم به دوستتان بی‌احترامی کرده‌اید و هم اینکه خودتان را فریب می‌دهید.

به همین دلیل است که مسئولیت‌پذیری یک انگیزه قوی برای اقدام است. اعتراف به شکست هرگز خوشایند نیست. ترجیح این است گزارش پیشرفت‌ها و دستاوردهایمان را بگوییم نه شکست.

برای غلبه بر تعلل، یکی از دوستان یا اعضای خانواده را به‌عنوان شریک مسئولیت‌پذیری خود در نظر بگیرید. از وی بخواهید یک‌بار در روز با شما تماس بگیرد و در مورد پیشرفت در یک پروژه خاص جویا شود. حتی می‌توانید یک جدول زمانی به وی بدهید که شامل رسیدن به اهداف کوچک‌تر شما در مسیر تکمیل پروژه باشد.

اگر واقعاً می‌خواهید مسئولیت‌پذیری را به کار خود اضافه کنید، در مورد اهدافتان در جمع صحبت کنید. آن‌ها را در وبلاگ خود، در فیس‌بوک یا در یک انجمن آنلاین که اغلب اوقات در آن حضور دارید، پست کنید.

یک شریک مسئولیت‌پذیر که از شما گزارش‌های پیشرفت روزانه می‌خواهد می‌تواند به ترک عادت اهمال‌کاری کمک کند. فقط مطمئن شوید که شخص مناسبی را برای این کار انتخاب می‌کنید.

پیشنهاد شماره 6: قانون پارکینسون

در سال 1955، اکونومیست مقاله‌ای از آقای نورثکوت پارکینسون منتشر کرد که در آن بیان‌شده است: «کار به‌اندازه زمانی که برای آن تعیین‌شده، گسترش می‌یابد.»

برای علاقه‌مندان به بهره‌وری، این قانون همه‌چیز را تغییر داد.

این قانون به این معناست که خودمان مدت‌زمان لازم برای انجام یک کار را کنترل می‌کنیم.

اگر به این قانون فکر کنید، می‌توانید موارد زیادی را برای درست بودن آن پیدا کنید. مثلاً وقتی‌که در دبیرستان، یک هفته برای انجام تکالیف فرصت داشتید اما آن را تا روز آخر به تعویق انداخته‌اید. یا تا روز قبل از موعد تحویل یک پروژه تعلل کرده‌اید. اما در آخر انجامش دادید، درسته؟ درواقع به 4 هفته نیاز نداشتید، فقط چند روز وقت لازم بود.

این قانون پارکینسون است.

بنابراین چگونه می‌توانید از آن برای غلبه بر اهمال‌کاری استفاده کنید؟ یکی از دلایلی که کارها را به تعویق می‌اندازیم، این تصور است که کار موردنظر بسیار بزرگ است و نمی‌دانیم باید از کجا شروع کنیم. این همان چیزی است که پیشنهاد‌های شماره ۱ و ۴ سعی در حل آن دارند.

هنگامی‌که کار را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کردید، قانون پارکینسون را برای تعیین ضرب‌الاجل‌های کوچک برای آن‌ها در نظر بگیرید.

در پیشنهاد شماره 4 از مثال نوشتن کتاب استفاده کردم. در این حالت کار را به نوشتن فصل‌ها یا بخش‌های جداگانه در هر فصل تقسیم کردیم. این امر باعث می‌شود که کار دلهره‌آور نوشتن کتاب، امکان‌پذیرتر به نظر برسد.

در ادامه، برای هر بخش یک مهلت زمانی تعیین کنید. یعنی به‌جای اینکه نوشتن را تا انتهای بخش تعیین‌شده ادامه دهید، متعهد شوید که آن را در مدت‌زمان مشخصی تکمیل کنید – به‌عنوان‌مثال، 2 ساعت.

این کار مثل جادو عمل می‌کند و متوجه خواهید شد که می‌توانید کار را در مدت‌زمان تعیین‌شده، انجام دهید.

وقتی شروع به استفاده از این نکته کردم، بهره‌وری من به‌شدت افزایش یافت. برای شما هم به همین صورت خواهد بود.

پیشنهاد شماره 7: کارهای غیرضروری را حذف کنید

هر فرآیند کاری از دو نوع فعالیت تشکیل‌شده است: وظایف ضروری و وظایف غیرضروری. در حالت ایدئال، می‌خواهید دومی را به‌طور کامل حذف کنید. به‌این‌ترتیب، می‌توانید روی موارد ضروری تمرکز کنید و آن‌ها را سریع‌تر به پایان برسانید.

کارهای غیرضروری، پروژه‌های اصلی را «شلوغ» می‌کنند و زمان مفیدی که می‌توان برای کارهای مهم‌تر استفاده کرد را از بین می‌برند.

بگذارید یک مثال شخصی بیاورم…

با توجه به اینکه در تمام زندگی حرفه‌ای خود، کاربر ویندوز بودم؛ اخیراً قصد خرید یک مک‌بوک ایر را داشتم. عدم آشنایی به این اکوسیستم جدید، به یک احساس ناراحتی تبدیل شد. بنابراین، شروع به تحقیق کردم. در اینجا برخی از مواردی که جستجو کردم را آوردم:

• بهترین راه‌ها برای حفظ عمر باتری
• کدام واژه‌پرداز برای Mac OS بهترین است
• نحوه تمیز نگه‌داشتن صفحه‌نمایش
• نحوه استفاده از Finder برای سازمان‌دهی فایل‌ها و پوشه‌ها
• چه نوع فعالیت‌هایی باعث کاهش سرعت سیستم‌عامل مک می‌شوند
• کدام هارد اکسترنال برای مک بوک بهترین است
• نحوه استفاده از Spotlight
• نحوه استفاده از ماشین زمان
• نحوه استفاده از AirDrop
• نحوه پخش موسیقی خارج از iTunes

ممکن است با خود فکر کنید، “چرا قبل از خرید یک مک‌بوک ایر، وقت خود را صرف جستجوی آن چیزها کردم؟”

دقیقاً. من در یک حلقه تحقیقاتی گرفتار شدم و زمان زیادی را صرف موارد غیرضروری کردم.

اینم توصیه من…

پروژه‌ای که باید به پایان برسانید را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید. سپس، تک‌تک بخش‌ها را مرور و از مواردی که ضروری نیستند، صرف‌نظر کنید.

این‌یک روش عالی برای ساده کردن گردش کار و تکمیل پروژه در زمان کمتر است.

پیشنهاد شماره 8: به خود یادآوری کنید که در حال انتخاب هستید

این‌یکی از ساده‌ترین پیشنهاد‌ها برای بهره‌وری است.

خیلی اوقات احساس می‌کنیم که کنترل گردش کارِ خود را در دست نداریم. این احساس گاهی اوقات از ضرب‌الاجل‌هایی سرچشمه می‌گیرد که دیگران به ما تحمیل می‌کنند. همچنین می‌تواند ناشی از استرس فهرست‌های کاری بسیار طولانی باشد.

مفید است که به خود یادآوری کنید این شما هستید که کنترل کارها را در دست دارید و تصمیم می‌گیرید که آیا اقدام کنید یا نه. شما تصمیم می‌گیرید که روی کار موردنظر کارکنید یا خیر.

مجبور نیستید کاری را که نمی‌خواهید انجام دهید. این یعنی خودتان کنترل بخشی از جریان کاری‌تان را در دست دارید.

فرض کنید یک طراح وب هستید. به چند دلیل، برای تکمیل قالب سایت مشتری بی‌انگیزه هستید.

یک مهلت زمانی برایتان در نظر گرفته‌شده است. این مهلت به این معنی است که مشتری از شما انتظار دارد آن را در زمان تعیین شده، تحویل دهید. انتخاب اینکه قالب را واقعاً به پایان برسانید تنها با خودتان است. هیچ‌کس شمارا مجبور به انجام کاری نمی‌کند.

از این دید به پروژه‌ نگاه کردن باید شمارا ترغیب کند که آستین‌ها را بالا بزنید و اقدام کنید. برای خودم واقعاً کارکرده است. این تصور ساده مبنی بر اینکه من کسی هستم که کنترل را در دست دارم، و من کسی هستم که باید کارکند یا کار نکند. این تنها چیزی است که برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها به آن نیاز دارم.

یک پیشنهادی اضافی: از تکنیک پومودورو استفاده کنید

تکنیک پومودورو یکی از راهکارهای موردعلاقه من است. درواقع، این‌قدر این تکنیک را دوست داشتم که تصمیم به ترجمه کتاب آن گرفتم و واقعاً در کار کردن و افزایش تمرکز، کمک زیادی به من کرده است.

در ساده‌ترین حالت، نحوه به‌کارگیری تکنیک پومودورو به‌صورت زیر است:

• 25 دقیقه کار، سپس 5 دقیقه استراحت کنید.
• 25 دقیقه کار، سپس 5 دقیقه استراحت کنید.
• 25 دقیقه کار، سپس 5 دقیقه استراحت کنید.
• 25 دقیقه کار، سپس 15 دقیقه استراحت کنید.

ایده اصلی این است که هر شخصی می‌تواند به مدت 25 دقیقه خود را مجبور به کار کردن نماید. فرقی نمی‌کند کار آسان باشد یا دشوار، ساده یا پیچیده. شما می‌توانید 25 دقیقه بدون توقف کارکنید.

تکنیک پومودورو یک سیستم بسیار مؤثر برای غلبه بر اهمال‌کاری است. حواس‌پرتی را از بین می‌برد و به شما این را  امکان می‌دهد بر روی کار در حال انجام، تمرکز کنید.

همراه با پیشنهاد‌های دیگری که در بالا توضیح دادم، هیچ دلیلی وجود ندارد که قادر نباشید، پروژه‌های به تعویق انداخته را ادامه و تمام کنید.

الان چیزی که از شما می‌خواهم این است:

لیست کارهای خود را مرور کنید.

پروژه‌‌ای که فقط به دلیل اینکه نمی‌خواهید انجام دهید، به تعویق انداخته‌اید را شناسایی کنید.

آن پروژه را انتخاب و 8 پیشنهاد ارائه‌شده در این مطلب را برای آن اعمال کنید. سپس، از تکنیک پومودورو بهره ببرید تا تلاش خود را متمرکز کرده و پروژه را به پایان برسانید.

از اینکه در این حالت چقدر می‌توانید بهره‌وری خود را بالا ببرید، شگفت‌زده خواهید شد!

در آینده مطالب بیشتری در مورد اهمال‌کاری و افزایش بهره‌وری قرار خواهم داد، حتماً از سایت بازدید و عضو خبرنامه شوید تا زودتر از بقیه به‌روزرسانی مطالب به شما اطلاع داده شود.