افزایش بهره‌وری همیشه برای من وسوسه برانگیز است و همواره در صدد هستم از زمانم استفاده موثری داشته باشم و کارهای بیشتری انجام دهم. گاهی اوقات، به نظر می‌رسد زمان بیشتری را صرف تلاش برای افزایش کارایی می‌کنم تا اینکه واقعاً کارا و موثر باشم. تقریباً همه دچار چنین مشکلی می‌شوند!
بر همین اساس، تصمیم به بررسی دلایل بهره‌وری افراد فوق موفق، گرفتم. یعنی افرادی که از هر لحظه‌ی خود بطور موثر استفاده می‌کنند. طی این تحقیق به نکات و ترفندهایی دست پیداکردم که هرگز به آنها فکر نکرده بودم.
در ادامه به بررسی 10 راز بهره‌وری افراد فوق موفق پرداخته‌ام.
- روز را به فواصل 15 دقیقه‌ای تقسیم کنید.
ما عادت داریم که یک روز کامل را بر حسب ساعت مشاهده کنیم؛ یعنی هر “بخش” از زمان را 60 دقیقه تصور کنیم. این چیزی است که اکثر ما یاد گرفته‌ایم. اما چیز جالبی وجود دارد که در تجربه روزانه‌ام به آن توجه کرده‌ام: وقتی به “بخش‌های” 30 دقیقه‌ای فکر می‌کنم، کار بیشتری انجام می‌دهم. بنابراین، جای تعجب ندارد اگر بشنوم بسیاری از مردم یک قدم جلوتر حرکت می‌کنند و تصور می‌کنند که زمان، 15 دقیقه است.
چرا چنین چیزی می‌تواند موثر باشد؟ خوب….
اگر هر واحد زمانی موثر را کوچک‌تر درنظر بگیریم (15 دقیقه)، این امر ادراک ما را از چیزهایی که می‌توانیم در یک بازه زمانی کوتاه‌تر انجام دهیم، آگاه‌تر می‌سازد؛ و دیگر فکر نمی‌کنیم برای انجام یک کار یا پروژه معین به یک ساعت زمان کامل نیاز داریم؛ بلکه آگاهی می‌یابیم که چطور می‌توانیم یک کار را در یک چهارم زمان انجام دهیم. این یک احساس قدرت بخش است؛ و به شما انگیزه می‌دهد که کارها را در کسری از زمان معمول انجام دهید.
- تا جایی که می‌توانید پیام‌ها و ایمیل‌های دریافتی را نادیده بگیرید.
زمان زیادی طول کشید تا این درس را بیاموزم. اگر صبح ایمیل خود را بررسی کنم، یک ساعت وقت صرف خواندن و پاسخ دادن به پیام‌ها می‌کنم. اما وقتی بعد از ظهر مشغول این کار می‌شوم، زمانم بسیار کارآمدتر می‌شود.
فکر می‌کنم اکثر مردم اینطور هستند. مشکل این است که جامعه از ما انتظار دارد که در اختیار همه باشیم. مردم خواهان پاسخ فوری هستند! یکی از اصول رفتار کارا و موثر، درمورد همین پاسخ به ایمیل و پیام‌ها است: به زمان بعدتری محول کنید!. افراد ناکارا بر این باورند که باید هر زمان که پیامی دریافت می‌کنند، بلافاصله به آن پاسخ دهند.
ناپلئون بناپارت گفته است:
تا جایی که می‌توانست، پاسخ به نامه‌ها را به تعویق می‌انداخت و تا قبل از پاسخ به آنها، بسیاری از مسائل خود به خود حل شده بودند!
- ایجاد الگو برای قوانین معاشرت
من با خواندن ایمیل مشکلی ندارم؛ می‌توانم به سرعت آنها را بررسی کنم تا اطلاعات مورد نیاز را بدست آورم. چالش اصلی، نگارش ایمیل است: زمان قابل توجهی را صرف می‌کنم تا مطمئن شوم، نگارشم دقیق بوده و به اندازه کافی جذاب و خوانا باشد. برای تحقق این امر، از الگوهای خاصی در مورد آداب نوشتن ایمیل پیروی می‌کنم که آنها را از قبل آماده کرده‌ام.
احتمالاً شما هم الگوهای مشابهی دارید.
با حفظ و استفاده از الگوها در قوانین آداب و معاشرت، می‌توانید برای هر ایمیلی که ارسال می‌کنید، در وقت خود صرفه جویی کنید. به جای این که هربار برای نوشتن پیام بنشینید و از صفر شروع کنید، از الگوهای آماده برای ایمیل استفاده کنید که شامل قوانین آداب معاشرت شما باشد.
نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست!
- تظاهر کنید که در هواپیما هستید
دیپلو تهیه کننده و آهنگساز مشهور، همواره این اعتقاد را داشت که در در جاده، هتل یا هواپیما بیشترین فعالیت را می‌تواند برای آهنگ‌سازی انجام دهد، زیرا در آن زمان هیچ حواس‌پرتی ندارد.” البته، برای هر فردی متفاوت است، اما مسلماً وقتی در راه هستید ممکن است با حواس پرتی‌هایی روبرو شوید. پس اگر نظرات دیپلو مورد توجه شما قرار گرفت، از آن استفاده کنید.
می‌توانید وقتی در محل کار خود می‌نشینید، تصور کنید که در پرواز هستید. همه چیز را در اطراف خود مسدود کنید و سعی نمایید تا کاملاً تمرکز کنید؛ و اگر کارهای بیشتری انجام دادید، تعجب نکنید!
- اگر در خانه کار می‌کنید، یک “محل کار” تعیین کنید.
اگر در خانه کار می‌کنید، اکیداً توصیه می‌کنم که فضای متفاوت برای محل کار داشته باشید. داشتن یک فضای کاری جداگانه، دو حسن خیلی مهم دارد: نخست، خودتان را آموزش می‌دهید که در طول مدت زمان کار دارای یک ذهنیت کاری باشید. این امر به شما کمک می‌کند تا وارد وضعیت شیفتگی (تچان) شوید و کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. در روانشناسی وضعیت تچان، حالت ذهنی ویژه‌ای هنگام انجام یک کار است که در آن فرد طوری روی یک کار متمرکز می‌شود که در حس پایبندی کامل به آن و خشنودیِ فرایند انجام کار غوطه‌ور می‌شود. به بیان ساده‌تر، وضعیتی است که شخص آنقدر در آن کار غرق می‌شود که زمان و مکان اطرافش را هم حس نمی‌کند. دوماً، این کار باعث می‌شود که در پایان روز، کار را کنار بگذارید و یا وسوسه خواندن ایمیل‌ها را نداشته باشد.
نتیجه؟ از آنجا که مدت زمان صرف شده در محیط کار، محدود می‌باشد در نتیجه کاراتر خواهید بود و همچنین در نهایت به عنوان پاداش، می‌توانید هزینه اجاره دفتر کار را پس اندازکنید!
- چند وظیفه‌ای نباشید
“من در چندوظیفگی عالی هستم.” چنین جمله‌ای ممکن است در مصاحبه خوب به نظر برسد، اما در واقع نقطه مقابل نحوه عملکرد مغز ما است. در واقع چند وظیفگی (انجام همزمان چند کار)، باعث تحمیل یک زمان اضافی به منظور “تعویض بین کارها” می‌شود. وقتی از کاری به کار دیگر تغییر حالت می‌دهید، هرگز “در محدوده مطلوب” قرار نمی‌گیرید و هرگز موفق به دستیابی به حالت کاری بهینه (تچان) نمی‌شوید. این امر تأثیر زیادی بر بهره‌وری می‌گذارد. در واقع تحقیقات نشان می‌دهد که برگشتن و انجام وظایف ناتمام، عملکرد ما را در مقایسه با تمرکز و تکمیل یک به یک کارها، کاهش می‌دهد. دفعه بعد که وسوسه انجام چند کار بصورت همزمان را داشتید، این کار را انجام ندهید. با تک کاری، کارهای بیشتری انجام خواهید داد!
- “نه” گفتن را بیاموزید.
اگر تعداد کارهایتان بیش از حد باشد، به سختی خواهید توانست تمام تعهدات خود را انجام دهید – چه در خانه و چه در محل کار. بدتر از آن، دیدگاه خود را در مورد اینکه کدام تعهدات باید اولویت بیشتری نسبت به بقیه داشته باشند، از دست می‌دهید.
این معضلِ دائمی افرادی است که نمی‌توانند به دیگران “نه” بگویند. آنها وظایف و پروژه‌هایی را قبول می‌کنند که بیش از توانایی‌شان است و در نهایت، همه چیز شروع به افول می‌کند و بهره‌وری کاهش می‌یابد. چنانچه برای شما گفتن “نه” به دیگران مشکل است، پس از طریق تمرین و تکرار این عادت را در خود پرورش دهید.
به انگیزه نیاز دارید؟
در نظر بگیرید که مدیران ارشد اجرایی جهان به طور معمول دعوت شرکت‌های مهم که با برنامه‌های آنها مغایریت دارد را رد می‌کنند. از آنها درس بگیرید!
- همیشه یک دستور کار داشته باشید و به آن پایبند بمانید.
آدورا چونگ، به استفاده کامل از وقت خود می‌بالد. وی اظهار دارد: “در شرکت‌هایی که قبلاً کار کرده؛ جلسات، هیچ‌وقت به پایان نمی‌رسید.” او سعی کرده است که در شرکت خودش چنین وضعیتی وجود نداشته باشد برای همین در مورد جلسات شرکت، بیان دارد:
“هر چیزی که فکر می‌کنم باید به آن بپردازیم در اولویت قرار می‌دهم، و سپس در طول جلسه فقط طبق دستور کار جلو می‌رویم. اگر یک مورد در دستور کاری نباشد، در مورد آن صحبت نمی‌کنیم. “
این توصیه عالی برای هر نوع ملاقات و جلسه‌ای است، چه با مشتری، چه گروه شرکت‌تان و چه هیئت مدیره. به جای ایده پراکنی؛ یک برنامه منسجم تولید کنید و به آن پایبند باشید. در اینصورت در کلی وقت صرفه‌جویی می‌کنید.
- بر روی آنچه که قصد انجام آن‌را دارید، تمرکز کنید.
وقتی نوبت به بهره‌وری می‌رسد، سخت تلاش می‌کنیم تا موفقیت تلاش‌های خود را با توجه به گذشت زمان بسنجیم. به ساعت نگاه می‌کنیم تا بفهمیم آیا در مسیر درست هستیم یا خیر و به صورت ذهنی به مدت زمانی که برای کار بر روی پروژه پیش رو داریم، توجه می‌کنیم.
بیشتر توجه ما بر این مهلت‌های زمانی متمرکز شده است.
از یک طرف، این امر باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. همانطور که در قانون پارکینسون آمده است، “کار به اندازه زمانیکه برای آن درنظر گرفته شده، گسترش می‌یابد” در این راستا، مهلت‌های زمانی مفید هستند.
از سوی دیگر، مهم این است که آنچه را که می‌خواهید انجام دهید، از دست ندهید. در کنار مهلت زمانی؛ جلو رفتن کار در جهت نتیجه‌ای که برای آن درنظر دارید، می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند. شما در کار خود سرمایه‌گذاری خواهید کرد و درصدد هستید که بر روی آن تمرکز کنید و انگیزه‌ای برای تکمیل آن دارید. بر همین اساس در کنار مهلت زمانی، بر روی رسیدن به اهداف مورد نظر، تمرکز کنید.
10- بیش از حد برای بهره‌وری وسواس نداشته باشید.
در نهایت، زیاده‌روی نکنید! به راحتی می‌توانید زمان زیادی را صرف تمرکز بر روی افزایش بهره‌وری نمایید تا در واقع وقت را هدر دهید.
این یکی از شکایاتی است که در مورد سیستم محبوب دیوید آلن – “انجام دادن کارها” – شنیده‌ام؛ بسیاری از کارها به معنای واقعی کلمه هدر دادن زمان است، و نه رسیدن به بهره‌وری.
در اینجا توصیه من این است:
نکاتی را که در بالا بیان کردم، بررسی کنید. در واقع این نکات را یکی یکی امتحان و به تاثیرات آنها بر بهره‌وری خود توجه نمایید. اگر برای شما مفید واقع شد، نکات را به بخشی از فرایند روزانه خود تبدیل کنید؛ و در غیر اینصورت، آنها را نادیده بگیرید و نکات دیگر را امتحان کنید.
به یاد داشته باشید، شرایط شما مختص خودتان است. باید مسیری را طی کنید که متناسب با زندگی شما باشد.
نظرات کاربران