اگر این اتفاقات به نظرتان آشنا میاد بهم بگویید.
ساعت 8 صبحه.
صبح روز شنبه.
به اداره می‌رسی و متوجه می‌شوی که یک مجموعه ایمیل و کارهای اداری انتظارتون را می‌کشند.
عالیه. حالا برای رفع مشکل باید وقت بیشتری صرف کنی.
به پوشه‌های روی میزت نگاهی می‌اندازی و متوجه چند پوشه جدید می‌شوی. در بهترین حالت، هر کدام از این پوشه‌ها نشان‌دهنده یک فعالیت جدید هستند که باید به آن توجه کنی.
در بدترین حالت، پروژه‌های جدید هستند.
بعد، دقیقاً همان وقت که می‌خواهی آستین‌ها را بالا بزنی و به بررسی پوشه‌ها بپردازی، یکی از همکارانت می‌آید. می‌خواهد در مورد دیشب باهاتون صحبت کنه. متاسفانه، یک صحبت ۶۰ ثانیه‌ای در دستور کارش نیست. به مدت 10 دقیقه با صدای یکنواختی حرف می‌زنه.
به ساعتت نگاه می‌کنی. ساعت تقریبا نزدیک 9 صبحه. هنوز هیچ کاری نکردی و احساس می‌کنی کنترل آن روز را از دست دادی.
احتمالاً تا الان چنین تجربه‌ای داشته‌اید و این حس غم‌انگیز از دست دادن کنترل یک روز را می‌شناسید.
خبرهای خوبی دارم. در این بخش یک ترفند ساده بهره‌وری 5 دقیقه‌ای – منظورم واقعا ساده – ارائه می‌دهم که مشکل‌تان را حل خواهد کرد….
هر شب بنشینید و برای فردا برنامه‌ریزی کنید.
همین.
ساده. و به شدت موثر.
شاید از کار کردن با فهرست کارهای روزانه لذت ببرید. یا شاید دوست داشته باشید برای بهره‌وری بیشتر از تکنیک پومودورو استفاده کنید.
اینکه چه روشی انتخاب می‌کنید خیلی مهم نیست. نکته مهم اینه که یک برنامه‌ی روزانه داشته باشید.
ادامه مطلب را بخوانید تا علت آن را بدانید.
3 فایده‌ای که ایجاد برنامه روزانه برای شما دارد:
وقتی هر روزتان را با یک برنامه شروع می‌کنید، فرصت استفاده از چندین اصل مهم مدیریت زمان را دارید.
بیاید نگاهی اجمالی به این سه اصل مهم بیندازیم:
شماره 1: قادر به تمرکز کردن خواهید بود.
قطعاً می‌دانید که وقتی ذهنتان متمرکز نیست، کارها چقدر سخت انجام می‌شوند.
من که می‌دانم.
وقتی نمی‌توانم تمرکز کنم، بیشتر در معرض حواس‌پرتی قرار می‌گیرم. انگار مغزم به دنبال بهانه‌ای برای به تعویق انداختن کارها است.
هنگامی که برنامه‌ای برای هدایت روند کار خود دارید، تمرکز کردن بسیار آسان‌تر است. می‌دانید باید چکار کنید. و از ضرورت مرتبط با هرکاری مطلع هستید.
این بدین معنی نیست که داشتن یک برنامه شما را از عوامل حواس‌پرتی مصون می‌کند. هیچ‌کس مصون نیست. اما با داشتن یک برنامه‌ی مشخص که هر وظیفه، اولویت و ضرب العجلی را در آن لیست کرده باشید، احتمال کمتری وجود دارد که دچار حواس‌پرتی شوید.
شماره 2: خواهید فهمید چطور مراحل کار را جلو ببرید
تا حالا چند بار شروع به کار بر روی چیزی کرده‌اید و ناگهان متوجه شدید که نمی‌دانید چطور مراحل کار را جلو ببرید؟
شاید لازم باشه قبل از شروع کاری در مورد نحوه‌ی انجام آن تحقیق کنید. شاید لازم باشه که قبل از اینکه کارتان را پیش ببرید، یک همکار لازم باشه، نکاتی را بهتون اطلاع بده.
شرایط هر چه که باشد، جریان کار شما متوقف می‌شود.
اما اگر از شب قبل برنامه‌تان را آماده کرده باشید، احتمال کمتری وجود دارد که چنین اتفاقی بیافتند. شما با دنبال کردن فعالیت روزانه‌ی خود متوجه بن‌بست‌های احتمالی جریان کاری شده و می‌توانید هر مرحله را به دقت جلو ببرید- مثلا تحقیق کنید، با مدیرتان مصالحه کنید یا با همکارتون به مشورت بپردازید.
شماره 3: بر اساس سطح انرژیتان کار خواهید کرد
تا حالا چیزی از عبارت ریتم شبانه‌روزی به گوشتان خورده است؟ یک عبارت تصوری است که به ساعت بدنتان اشاره داره.
هر 24 ساعت، بدن و ذهن شما دچار تغییراتی خواهد شد. به عنوان مثال، احتمالاً در ساعت ۱۰ صبح نسبت به ساعت ۱۰ شب هشیارتر هستید.
این یک مشکل نیست، بلکه ریتم بدن شماست.
ترفند این مرحله این است که آن زمان‌هایی را که بیش از همه به انواع خاصی از فعالیت‌ها عادت دارید، شناسایی کنید. این کار به شما فرصت می‌دهد که بهره‌وریتان را براساس ساعت داخلی خود به حداکثر برسانید.
مثلاً، فرض کنید از ساعت ۹ صبح تا ۱۲ ظهر بسیار هشیار و خلاق هستید. اگر پروژه‌ای دارید که به تمرکز و تفکر عمیق نیاز دارد، در طول این دوره‌ی زمانی بر روی آن کار کنید. بررسی ایمیل، پرداخت قبض‌ها و انجام فعالیت‌های بدون فکر دیگر را به بعد و زمانی که سطح انرژی شما کاهش می‌یابد، تعویق بیندازید.
هنگامی که جریان کاری روز خود را برنامه‌ریزی می‌کنید، خواهید دید که کدام وظایف به تمرکز نیاز دارند و کدام وظایف را می‌توان با تمرکز کمتری بررسی کرد. نتیجه؟ بازدهی کارتان افزایش خواهد یافت و کارهای بیشتری را به انجام خواهید رساند.
وقت تلف کردن کافیه. بیایید به توصیه‌های قابل‌اجرایی بپردازیم که می‌توانید برای ایجاد برنامه جریان کار فردا از آن‌ها استفاده کنید.
نظرات کاربران