احتمالاً این جمله از آیزنهاور به گوشتان خورده باشد: «برنامه‌ها بی‌ارزش هستند، اما برنامه‌ریزی همه‌چیز است.» هفته کاری از میدان جنگ خطرناکتر نیست، اما در طول این هفته مشکلات مختلف به نبرد شما می‌آیند و سعی دارند بهرهوری را کاهش دهند. ممکن است با داشتن برنامه در اولین مبارزه با دشمن پیروز نشوید، اما اگر برنامه‌ریزی کنید، بهتر میتوانید بهبود پیدا کنید و به کار خود ادامه دهید. ایده پشت هفته ایدئال این است که شما در زندگی دو گزینه انتخابی پیش رودارید. میتوانید به شکلی هدفمند و طبق برنامه‌ای که خود چیده‌اید، زندگی کنید. یا میتوانید به شکلی تصادفی و با پاسخ به درخواست‌های دیگران زندگی را پیش ببرید. روش اول، شمارا به فعالیت وا‌می‌دارد، درحالی‌که روش دوم انفعالی است.
قطعاً نمی‌توانید برای همه‌ی چیزها برنامه‌ریزی داشته باشید. اتفاقاتی می‌افتند که اصلاً انتظارش را ندارید. اما وقتی فعال باشید و هدف را در ذهنتان مجسم کنید، میتوانید به شکلی بسیار ساده‌تر به اهداف مهم خود دست یابید. هفته ایدئال برای انجام دادن همین کار طراحی‌شده است. مثل بودجه مالی است. تنها تفاوت میان آنها این است که شما به‌جای پول به نحو‌ه‌ی خرج کردن زمان خود فکر میکنید. شباهت دیگر آن با بودجه این است که ابتدا شما روی کاغذ نحوه خرج شدن آن را برنامه‌ریزی میکنید.
نحوه عملکرد هفته ایدئال به این‌صورت است که برای هرروز از هفته به تقویمی کاملاً خالی فکر کنید. اکثر نرم‌افزارهای مدیریت تقویم به شما اجازه میدهند نگاهی به‌کل هفته بیندازید و در هفت ستون کنار هم هرروز هفته را ببینید. هفته شما در خالص‌ترین شکلِ ممکن صفحه‌ای خالی است و شما هم به‌اندازه دیگر افراد در طول هفته زمان‌دارید. چگونه می‌خواهید از آن استفاده کنید؟
در ادامه خواهید دید که چگونه هفته ایدئال خودم را میسازم. برای ساخت هفته ایدئال میتوانید از قالب زیر میتوانید استفاده کنید.
حتی میتوانید برنامه تقویم را روی گوشی خود بازکنید و یک هفته خالی ایجاد یا آن را روی کاغذ ترسیم کنید. نگران تکمیل آن نباشید و سعی نکنید برنامه‌های جاری خود را در آن قرار دهید. به خاطر داشته باشید ما در حال ساخت یک هفته ایدئالیم. بنابراین، باید کار را از اول شروع کنیم. ما ابتدا به صحنه، نوع فعالیت و سپس به خود فعالیتهای فردی خواهیم پرداخت. این مسیر به شما کمک میکند بوم خالی نقاشی را در اختیار بگیرید و اشکال مختلف را روی آن ترسیم کنید. قبلاً در این مقاله انواع زمان‌ها و صحنه‌های زمانی رو بررسی کردیم و پیشنهاد می‌شود، قبل از ادامه این مقاله، مطالعه نمایید.
نوع صحنه
اولین مرحله، دسته‌بندی فعالیتهای هفتگی ازنظر نوع صحنه است. برای هرروز باید مشخص کنید که آیا روی صحنه، پشت‌صحنه یا بیرون از صحنه هستید. خود من دوشنبه‌ها و جمعه‌ها پشت صحنه‌ام. در این روزها معمولاً به بررسی ایمیل یا پیام‌های دریافتی، سازماندهی فایل‌ها، انجام دادن تحقیقات، یادگیری مهارت‌های جدید، برنامه‌ریزی رویدادهای آتی یا جلسه با اعضای گروه برای هماهنگی پروژه‌ها می‌پردازم. هرروزی را میتوانید برای این کارها انتخاب کنید. به آن به‌منزله زمانی برای آماده‌سازی خودتان فکر کنید؛ برخی روزها برای شما مساعدتر است. همین موضوع درباره زمان روی صحنه هم صادق است. من روزهای سه‌شنبه، چهارشنبه و پنجشنبه را به روی صحنه اختصاص داده‌ام. این روزها کارگاه یا سمینار اینترنتی برگزار میکنم، محتوای صوتی و ویدئویی ضبط میکنم. فرقی نمیکند که چه روزی را به روی صحنه اختصاص داده‌اید. باید به خاطر داشته باشید که این زمان را باید برای انجام دادن همان کارهایی استفاده کنید که به خاطر آنها استخدام‌شده‌اید؛ یعنی کار بسیار مهمی که کسب‌وکار و سازمان شمارا رونق بخشد. اگر یک یا دو روز در هفته را به کارهای روی صحنه خود اختصاص ندهید، قطعاً بازدهی شما پایین خواهد آمد.
در ادامه، مثالی از هفته ایدئال آقای مایکل هیت نویسنده کتاب مجالی برای تمرکز ارائه‌شده است تا بتوانید به درکی از این مفهوم دست پیدا کنید. همچنین در انتهای این مطلب چند نمونه مثال دیگر برای شما آورده شده است.
در زمان برنامه‌ریزی هفته ایدئال، باید مطمئن شوید زمانی را برای کارهای بیرون صحنه و احیای انرژی خود اختصاص داده‌اید. من شنبه و یکشنبه را به این کار اختصاص داده‌ام. در این زمان، دیگر از بدنم کار نمی‌کشم، تفریح میکنم و با دیگران ارتباط برقرار میکنم. در این لحظات، اصلاً کار نمیکنم. در حقیقت، حتی به خودم اجازه فکر کردن به کار، صحبت درباره آن یا حتی مطالعه‌ی مطالب مرتبط باکار را هم نمی‌دهم. برخی از افراد ممکن است به دلیل موقعیت شغلی خود آخر هفته‌ها هم کار کنند. بسیار خوب، اگر در زمانبندی خود حداقل دو روز در هفته را به کارهای بیرون صحنه اختصاص داده باشید، مشکلی برای شما پیش نخواهد آمد. اگر برایتان سؤال است که چگونه باید از وجود زمان برای انجام دادن کارهای بیرون صحنه مطمئن شد، ابتدا باید زمان خود در هفته ایدئال را قسمتبندی کنید.
نوع فعالیت
در مرحله بعد، باید اشاره‌کنید که در زمان‌های معین چه نوع فعالیت‌هایی را انجام خواهید داد. در حال حاضر، به خود فعالیت یا کار فکر نکنید، بلکه موضوعی کلی را در نظر بگیرید. برای شروع، میتوانید به سه زمان فکر کنید: صبح، ساعتهایی که مشغول به کارید و غروب. من از این روش استفاده کردم و سه نوع فعالیت را برای اوقات مختلف مشخص کردم.«امور شخصی» هنگام صبح، «کار» در نیم‌روز و «احیای انرژی» هنگام غروب. تعیین نوع فعالیت به شما کمک میکند کاری که قصد انجامش رادارید بشناسید و همچنین در همه اوقات روز در مسیر درست حرکت کنید. در ادامه توضیح میدهم که این سه نوع فعالیت چگونه روز من را تشکیل میدهند.
امور شخصی
من صبح زود را به انجام دادن امور شخصی‌ام اختصاص داده‌ام. این کارها شامل تفکر و اندیشه، ورزش، عبادت و مدیتیشن است. زمانی که برای امور شخصی کنار می‌گذاریم به سلیقه‌ها و تعهدات ما بستگی دارد. اگر بچه‌دارید، باید نسبت به افرادی که فرزند ندارند زمان کمتری را به امور شخصی اختصاص دهید. باوجوداین، باید از وقت خود حداکثر استفاده را بکنید.
کار
من حدود ساعت نُه صبح در سرکار حاضر می‌شوم و ساعت شش به خانه برمیگردم. با کنار گذاشتن یک ساعت برای صرف ناهار و چرت وسط روز، در طول هفته چهل ساعت کار میکنم. بنظرم این زمان برای موفقیت در اهداف و پروژه‌های کلیدی کافی است.
شما کار خود را چه زمانی آغاز کرده و چه زمانی به پایان میرسانید؟ گذاشتن این محدوده برای روزهای کاری برای افزایش بهرهوری ضروری است. طبق قانون پارکینسون، کار خود را گسترش میدهد تا بازمانی که در اختیاردارید، متناسب شود. در اینجا میفهمیم که باید زمان موجود برای کار را محدود کنیم؛ در غیر این صورت، باید صبح زود و آخر شب هم کارکنیم. همچنین، از وعده صبحانه صرفنظر کنیم و صبحانه را روی میز کار در ساعت 7:30 صبح صرف کنیم. با توجه به مطالبی که راجع به اضافهکاری گفتیم، افزایش بیش‌ازحد مدت‌زمان کار هیچ سودی برای ما نخواهد داشت.
احیای انرژی
من ساعات آخر روز را برای احیای انرژی کنار گذشته‌ام. در این زمان، با خانواده و دوستانم وقت می‌گذرانم و به سراغ سرگرمی‌های خودم میروم. اگر زمانی را برای استراحت اختصاص ندهید، در روز بعد بازدهی پایینی خواهید داشت.
شما میتوانید هر نوع سرگرمی که دلتان می‌خواهد را انتخاب کنید و تعداد آنها را به بیش از سه مورد افزایش دهید. نکته اینجاست که باید تصویری شفاف از روز خود در ذهن داشته باشید تا انتظاراتی که دارید معقول باشد. تعیین نوع فعالیت‌هایی که در طول روز خواهید داشت باعث می‌شود آزادانه روی آنها تمرکز کنید و در کنار افرادی که به توجه شما نیاز دارند حاضر شوید. متوجه باشید که کار و تفریح، هر یک وقت مخصوص خود را دارد؛ یا اصلاً کاری انجام ندهید که همین مورد هم برای شما فواید زیادی دارد. تعیین وقت برای استراحت و آرامش، برای افزایش کارایی ضروری است.
فعالیتها
وقتی صحنه و نوع فعالیت مشخص شد، باید فعالیت‌هایی را که یکسان هستند، در یک گروه قرار دهید. همان‌طور که قبلاً اشاره کردم، دوشنبه و جمعه را به کارهای پشت‌صحنه اختصاص داده‌ام و فقط جلسه برگزار میکنم. اول و آخر هفته‌ی خودم را به برگزاری جلسات اختصاص داده‌ام. بنابراین، انجام دادن فعالیتهای روی صحنه به روزهای وسط هفته موکول می‌شود.
ممکن است تکمیل فعالیتهای پشت‌صحنه برای شما بیش از یک روز به طول انجامد. اگر دسته‌بندی فعالیتها به‌خوبی انجام شود، زمان دقیق انجام دادن آنها دیگر اهمیتی ندارد. دسته‌بندی فعالیتها به شما کمک میکند انرژی خود را به حداکثر برسانید و دیگر لازم نباشد یک فعالیت را قطع کنید و به انجام دادن فعالیت دیگری بپردازید.
این مسئله به نوع کار بستگی ندارد؛ مثلاً تکمیل گزارش باشد یا برقراری تماس یا آماده‌سازی یک ارائه. هر زمان که نوع فعالیت خود را تغییر می‌دهید، مثلاً حین جلسه تماس بگیرید یا ایمیل بزنید و مجدداً روی جلسه تمرکز کنید، سرعت انجام دادن کار کاهش می‌یابد. برای روزهایی که به فعالیتهای پشت‌صحنه اختصاص‌یافته‌اند؛ مشخص کنید که چه زمانی برای برگزاری جلسه، برقراری تماس و … آماده‌اید.
فعالیت‌هایی که در روزهای مخصوص روی صحنه انجام میدهم (سه‌شنبه، چهارشنبه و پنجشنبه) بسته به موقعیت و پروژه‌هایی که در دست دارم تغییر می‌کنند؛ اما همیشه تا جایی که بتوانم آنها را گروه‌بندی میکنم. نکته اینجاست که نباید کارهای پشت‌صحنه را در زمانِ اختصاصی کارهای روی صحنه انجام دهید. این مسئله ازآنچه به نظر میرسد دشوارتر است. حقیقت این است که هرروز باید زمانی را به کارهای پشت‌صحنه اختصاص دهید؛ حتی اگر آن را به بررسی ایمیل‌ها خلاصه کنید. باید برای این کارها زمانی مشخص را انتخاب کنید و اجازه ندهید به زمان روی صحنه نفوذ کند.
شروع و پایان فعالیتها
من تشریفات شروع و پایان کار را برای همه روزهای هفته برنامه‌ریزی میکنم و فرقی نمیکند آن روز برای انجام دادن فعالیتهای روی صحنه یا پشت‌صحنه باشد. این تشریفات ترکیبی از کارهای پشت‌صحنه و روی صحنه، نظیر بررسی ایمیل و پیام‌ها است. با گنجاندن این فعالیتها درون تشریفات کاری و زمانبندی آنها در دو یا سه روز از هفته، به تمام کارهای خود میرسم. در غیر این صورت، ممکن است در طول روز مدام به برنامه‌های پیام‌رسان سر بزنم و ساعتهای ارزشمندم را تلف کنم. تشریفات شروع و پایان کار زمان خوبی برای بررسی صندوق ایمیلهای ورودی است تا بدین‌صورت در سایر اوقات روز حواستان پرت نشود. اگر نیاز است زودتر به ایمیل اعضای گروه پاسخ دهید، میتوانید قبل از ترک میز برای صرف ناهار زمانی را برای پاسخ دادن به آنها اختصاص دهید. زمانی که صحبت از زمانبندی می‌شود، حتماً باید استراحت و احیای انرژی را در نظر بگیرید. میتوان بدون استراحت هم کارکرد، اما فایدهای برای شما نخواهد داشت.
کیم پانگ در کتاب استراحت خود به این نکته اشاره میکند که در طول روز حداکثر چهار تا پنج ساعت می‌توانیم بیشترین بهرهوری را داشته باشیم. او بر اساس مطالعه دقیقی که روی عادت‌های دانشمندان، هنرمندان، نویسندگان، موسیقی‌دان‌ها و دیگر افراد انجام داد، به این نتیجه دست‌یافته است. همین‌طور که ممکن است تا الان خود شما حدس زده باشید، هر چه بیشتر کارکنید، بهرهوری کاهش بیشتری خواهد یافت. علت این است که زمان ثابت است، ولی انرژی منعطف است. ما فقط تا قبل از افت بهرهوری، فرصت داریم روی کارهای خودمان تمرکز کنیم. در مطالعه پانگ، افراد موفق برای پیاده‌روی، تفریح، ارتباط با دیگران و سرگرمی زمان اختصاص میدهند تا در بقیه ساعات روز تمرکز داشته باشند.
برای موفقیت در زمانبندی، شما باید از عادت‌های زمانی خود اطلاع داشته باشید. دنیل اچ پینک در کتاب خود با عنوان کِی؟ به «الگوی پنهان زندگی» اشاره میکند. ما روز خود را بانشاط و انرژی شروع میکنیم، اما تقریباً هفت ساعت بعدازآن با افت انرژی مواجه می‌شویم.
بسته به زمانی که از خواب برمی‌خیزید، زمان افت انرژی ممکن است وسط روز باشد. زمانی که انرژی کافی ندارید، میتوانید کارهایی را انجام دهید که به تمرکز کمی نیاز دارند. همچنین، میتوانید در این زمان استراحت کنید یا حتی چرت بزنید تا خستگی‌تان برطرف شود.
در ادامه تعدادی الگوی مختلف برای هفته ایدئال نشان داده شده است.
نظرات کاربران